Manejo Administrativo Contrato U.G.P.P PANDEMIA

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• Diagrama de Flujo Manejo de un Proceso Administrativo

1. Sea cual sea el caso, el proceso debe de aparecer en una base interna de control (Excel ) y asignado en la Aplicación Temis para su seguimiento, este dato debe ser verificado a la par que se trabaja sobre la defensa judicial de la entidad y en caso de irregularidades en el Temis se debe pedir de inmediato su asignación y/o corrección de errores.
   1. Una vez determinado la pertinencia de adelantar la acción, se debe introducir el radicado en Casetracking, que entreguen informes de todos los movimientos realizados por parte de los despachos judiciales en los procesos.
      1. En el caso de que un reporte por parte de algún colaborador dentro de LYdm o del programa de vigilacia se reporte alguna actuaciones que estén directamente relacionadas con la radicación y/o admisión del proceso, se debe proceder a verificar su creación en E-kogui ( aplicativo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado), debe crear el proceso si es necesario o solicitar su traslado a los procesos que se puedan revisar en la bandeja asignada dentro del aplicativo.
         1. posteriormente se deben manejar los reportes y/o hallazgos de movimientos del proceso según sea la determinación que tome el ente judicial.
            1. Autos de trámite o sustanciación, se reportan en los aplicativos a fin de llevar una trazabilidad histórica del proceso
               1. Una vez verificados los movimientos de los procesos y surtidas las actuaciones en pro de la defensa de la U.G.P.P., a través del aplicativo Temis en máximo 2 días posteriores a la notificación, a fin de mes se debe generar un reporte de los mismos el cual debe ser depurado y validado con lo escrito en la base de control interna (Excel) y el aplicativo E-Kogui y presentarlo a modo de informe con una monetización* del trabajo realizado al supervisor del contrato a fin de que valide lo allí cobrado

                  Annotations:

                  • Los valores de monetización on determinados por el encargado del contrato dentro de Lydm, esta información se actualiza a necesidad según la cantidad de procesos a cargo, las acciones llevadas a cabo durante el mes de trabajo y lo pactado con la entidad en el contrato suscrito.
                  1. si el supervisor no aprueba lo enviado, se deben realizar las correspondientes conciliaciones y tener pruebas o constancias de las posibles diferencias.
                  2. En caso de ser aprobado, el supervisor emite un comprobante de la aprobación y Registrar la factura electrónica, como requisito necesario para el pago de los bienes y/o servicios contratados, ante el supervisor y en el aplicativo Secop II , a fin de completar el proceso y que se cancele la factura.
            2. Autos que fijan términos, audiencias o cargas procesales, los cuales deben ser reportados según sea el caso y/o agendados en calendario virtual, a fin de crear alertas sobre el vencimiento de los tiempos para realizar lo requerido, en cuanto a las audiencias se deben reportar con 8 días hábiles previos a la asistencia a audiencias
            3. Autos de suspensión temporal, los cuales estan estrechamente relacionados con los casos anteriores en terminos de acciones a tomar se diferencian por que deben ser reportados al supervisor en un término no mayor a 3 dias despues de notificada la actuación
            4. Sentencias y/o Fallos que terminen la instancia o termine el proceso, dada su importancia se hace necesario alimentarlo en todas las bases, generar un reporte con el sentido de la decisión y su alcance inmediato y reportarlo en un plazo máximo de 3 dias al supervisor
      2. Dentro de las revisiones se hace necesario identificar que casos tienen importancia especial en los cuales debe revisarse dentro de Casetracking con más vehemenciaen busqueda de los movimientos que puedan realizarse en la Rama Judicial.