Clases y características de los documentos

Clases y características de los documentos

1. EL DOCUMENTO: SU DEFINICIÓN Material conservado en un soporte físico, que por su alcance informativo adquiere la valoración de patrimonio documental, motivo por el cual los profesionales de la documentación procuran garantizar su conservación mediante almacenamiento, con el objetivo de facilitar su recuperación para posterior consulta y toma de decisiones. Hoy día, la noción de documento rebasa la concepción de un «escrito», ya que, los medios tecnológicos de información disponibles, brindan gran variedad de posibilidades de transporte de información mediante soportes multimediales, archivos informáticos y páginas web, entre otros.

   • MPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS El documento es el principal elemento de un archivo, ya que contiene información que puede ser requerida posteriormente, debido a la necesidad que tiene la empresa para el desarrollo de su gestión, objetivos y, sobre todo, para el servicio al cliente interno y externo, ya que la información que contienen los documentos permite tomar decisiones basadas en antecedentes. • Transmiten información y sirven como evidencia de las gestiones desarrolladas a través de sus diferentes formas de soporte, en ejercicio de las funciones administrativas. • Sirven de testimonio a las gestiones administrativas que lo requieran. • Intervienen directamente en el proceso de la toma de decisiones.

2. CLASES DE DOCUMENTOS Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos. Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones. Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico

   • CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Según el Soporte Textuales: esta clase de documentos son los que más se utilizan en las empresas, algunos ejemplos de ellos son los manuscritos como; memorandos, circulares, cartas, informes. Gráficos: permiten visualizar de manera rápida la información, y el modelo empleado depende de la actividad o requerimiento específico. Los más utilizados son los mapas, dibujos y planos. Según el Productor o Autor Documento Público: son los documentos producidos o recibidos por un funcionario o ente del estado, es decir, aquel instrumento que se tramita ante un funcionario público, que cumple una función que atañe directamente al Estado y tiene carácter representativo. Según su Finalidad Cuando los documentos tienen una función con un objetivo que deben cumplir, pero que considera la circunstancia que hace que se genere la información que esté soportando. Su correspondiente clasificación. Según su Funcionalidad Los documentos se crean con el ánimo de apoy

3. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS Con el propósito de orientar la descripción que caracteriza como tal a un documento de archivo, se deben considerar aspectos de su naturaleza intrínseca, que no son otros que los referidos a características que los agrupa según su aspecto formal, de contenido estructural y persona o entidad que las produce. Características de orden externo e interno. A.Características Internas: aquellas que hacen parte de la esencia del documento y que están implícitas en él. Las más comunes son: Entidad Productora: hace referencia a la persona —autor— o empresa que expide el documento, registrado, por lo general, en el membrete o como remitente de éste. Esta característica se hace presente tanto en el sector público como en el privado. Orígenes Funcionales: se refiere a su función, cargo o trámite que motiva la elaboración y producción del documento. También se le denomina función facilitativa, ya que, apoya la ejecución de una actividad y sirve de soporte a una resp

   • TIPOLOGIA DOCUMENTAL La Tipología Documental es la unidad documental simple originada de una actividad administrativa, en cumplimiento de las funciones o actividades de la empresa. La tipología documental expresa de manera clara la actuación y toma de decisiones por parte de la administración, decisiones que se ven reflejadas en un determinado soporte —papel, microfilm, medio electrónico, entre otros. Es importante considerar, que los tipos documentales se derivan propiamente de cada una de las instancias o dependencias que los generan dentro de cada institución, lo que implica de manera práctica, que cada función produce uno o varios tipos de documentos.