ACUERDO N° 005 (15MAR2013)

ACUERDO N° 005 (15MAR2013)

1. CAPITULO I GENERALIDADES

   • ARTICULO 1° Ambito de aplicación
     • El presente Acuerdo aplica a todas las entidades del Estado en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital, municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por ley, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas; y demás organismos regulados por la ley 594 de 2000.
     • Parágrafo 1°
       • En virtud de la autonomía constitucional y legal de la Rama Judicial, los procedimientos aquí indicados podrán ser utilizados para la adopción de las políticas archivísticas judiciales.
   • ARTICULO 2° MARCO CONCEPTUAL
     • Las definiciones correspondientes a los términos técnicos incluidos en el presente acuerdo serán las establecidas en el Reglamento General de Archivos y demás normas que lo complementen o modifiquen expedidas por el Archivo General de la Nación.
   • ARTICULO 3° ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
     • Las entidades del Estado están en la obligación de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de manera integral los procesos de clasificación, ordenación y descripción. De igual forma deberán implementar procesos de organización para toda la documentación que apoye la gestión administrativa.
     • Paragrafo
       • De conformidad con lo establecido en el artículo 24 de la Ley 594 de 2000 y el Decreto 2578 de 2012, las Entidades del Estado están obligadas a velar por la adecuada implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental, mediante la organización de los documentos de archivo en las fases de gestión, central e histórico, en cada una de las anteriores fases.
   • ARTICULO 4° OBLIGATORIEDAD DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
     • Todas las entidades del Estado están obligadas a crear, conformar, clasificar, ordenar, conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

2. CAPITULO II CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

   • ARTICULO 5° CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
     • Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental compuesta, unidad documental simple.
   • ARTICULO 6° CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
     • Las diferentes dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental – TRD, deben velar por la clasificación de los documentos que conforman los archivos de gestión, mediante la identificación de los tipos documentales producidos en desarrollo de la gestión administrativa, la agrupación de los mismos en expedientes, subseries y series, atendiendo a los principios de procedencia, orden original y demás requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de la Nación.
   • ARTICULO 7° CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO CENTRAL
     • Todas las entidades del Estado están en la obligación de conformar un archivo central Institucional, responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la entidad.
     • Paragrafo
       • La clasificación documental en el archivo central institucional debe responder al Cuadro de Clasificación Documental, siguiendo de manera jerárquica la estructura orgánico-funcional de la entidad, reflejada en las distintas agrupaciones documentales y niveles a los que hace referencia el artículo 5 del presente Acuerdo, en virtud del principio de procedencia.
   • ARTICULO 8° CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO GENERAL TERRITORIAL Y EN EL ARCHIVO HISTORICO
     • Atendiendo a la conformación de los archivos de acuerdo con el ciclo vital de los documentos, los municipios, distritos y departamentos, podrán crear y conformar el Archivo General Territorial en concordancia con el Artículo 5° del Decreto 2578 de 2012. Cuando no se hayan creado Archivo Generales Territoriales, y ante la imposibilidad de realizar transferencias secundarias, las entidades públicas deberán conformar archivos históricos institucionales, para conservar sus acervos históricos y facilitar su consulta para el público. La clasificación de los documentos en el Archivo General Territorial y en el archivo histórico institucional debe responder a la estructura en fondos documentales compuestos de manera jerárquica, respecto de la estructura orgánico-funcional de la entidad respectiva, y que está representada de forma que refleje las secciones, subsecciones, series, subseries y/o asuntos administrativos, resultantes de la aplicación de la tabla de retención o tabla de valoración documental según se trate de archivos de gestión o fondos acumulados.
     • Paragrafo 1
       • Los Archivos Generales Territoriales y los archivos históricos institucionales están compuestos por los fondos documentales provenientes de los Archivos Centrales de las distintas entidades adscritas o vinculadas en el correspondiente nivel territorial, así como los fondos documentales de valor histórico entregados en custodia o donación por particulares.
     • Paragrafo 2
       • Las entidades del Estado deben transferir sus archivos de valor histórico al Archivo General de la Nación o al Archivo General Territorial, de acuerdo con su jurisdicción; en ningún caso se pueden enajenar, donar, destruir documentos de valor históricos o entregar dichos acervos en comodato o custodia a empresas de servicios archivísticos o terceros.
     • Paragrafo 3
       • Los Archivos Históricos conformados por documentos públicos que estén administrados por academias, centros de historia y entidades académicas o científicas privadas, solo podrán incrementar sus fondos documentales mediante la recepción de documentos donados por particulares, la compra de archivos a entidades de derecho privado, de familias o de personas naturales, los cuales de todas formas mantienen su carácter de patrimonio documental del país.

3. CAPITULO III ORDENACION DOCUMENTAL

   • ARTICULO 9° ORDENACIÓN DOCUMENTAL
     • Las entidades públicas deben desarrollar procesos de ordenación documental, garantizando la adecuada disposición y control de los documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.
   • ARTICULO |0° PRINCIPIOS DE LA ORDENACIÓN DOCUMENTAL EN LAS ENTIDADES DEL ESTADO
     • las áreas responsables de la gestión documental deben velar por la adecuada ordenación de sus fondos documentales, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos y las demás directrices, políticas y normas que expida el Archivo General de la Nación, así como las que establezca en su ámbito el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo, según el caso.
     • Paragrafo
       • La ordenación documental puede darse a nivel de fondos, secciones, subsecciones, series, subseries, expedientes y, excepcionalmente, por tipos documentales; por tanto, es posible emplear distintos métodos de ordenación dependiendo del nivel al cual se pretenda aplicar. Así: a) Ordenación de fondos: Está determinada por el Cuadro de Clasificación Documental y los métodos adoptados por cada entidad, aprobados por el Comité Interno de Archivo. b) Ordenación de secciones y subsecciones: Está determinada por el Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental de la entidad, la cual a su vez debe responde a la estructura administrativa correspondiente al periodo cronológico al cual pertenecen los documentos. c) Ordenación de series, subseries y asunto: Está determinada por el Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental o Tabla de Valoración Documental de la entidad respectiva, en la cual se presenta la lista de series, subseries o asuntos en un orden previamente acordado. d) Ordenación a nivel de expedientes: Debe ser adoptada teniendo un orden lógico y apropiado de acuerdo con las características administrativas, legales, funcionales y técnicas de los documentos, aplicando métodos acordes con las características diplomáticas de los documentos. e) Ordenación de tipos documentales: Se determina por el principio de orden original el cual consiste en que cada documento que conforma el expediente debe estar ubicado en el lugar correspondiente de acuerdo con el momento de su producción o el trámite administrativo que dio lugar a la generación de este.

4. CAPITULO IV DESCRIPCION DOCUMENTAL

   • ARTICULO 11° OBLIGATORIEDAD DE LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
     • Las entidades del Estado deberán desarrollar un programa de descripción documental y elaborar diferentes instrumentos de descripción que permitan conocer y controlar las unidades documentales que conforman el archivo, apoyar y estimular la difusión de la información y consulta por el ciudadano, así como la investigación a partir de las fuentes primarias, participar en la recuperación de la memoria, así como en la formación y consolidación de la identidad cultural.
     • Paragrafo
       • Todas las entidades del Estado deben implementar programas de descripción documental mediante la utilización de normas y principios universales y sistemas informáticos basados en las normas de descripción adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) de manera que la estructura de los datos y la información sea compatible con los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación y demás archivos generales territoriales, permitiendo la homogenización de la descripción archivística, el intercambio de la información entre diferentes sistemas automatizados de archivo y la consulta de documentos conservados en los archivos públicos independientemente de su ubicación geográfica.
   • ARTICULO 12° DESCRIPCIÓN COLECTIVA DE LOS FONDOS
   • ARTICULO 13° ARCHIVOS HISTÓRICOS EN PODER DE ENTIDADES PRIVADAS.
     • El Archivo General de la Nación podrá establecer convenios o acuerdos de cooperación con academias de Historia, entidades académicas o científicas de carácter privado que conserven y administren archivos históricos de titularidad pública, archivos privados de interés público o declarados como bienes de interés cultural, para desarrollar procesos de descripción documental y lograr su recuperación y consulta a través de la Red Nacional de Archivos, de manera que sus fondos documentales se pongan a disposición de toda la ciudadanía.
   • ARTICULO 14° CONSULTA EN LÍNEA DE LOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL.
     • Las entidades del Estado que conserven y administren archivos históricos públicos, privados de interés público o declarados como bienes de interés cultural, deben desarrollar procesos de descripción documental que permitan el acceso, la consulta y la visualización de los instrumentos de descripción a través de sus páginas web, a partir de las normas de descripción archivísticas adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) de manera que sus fondos documentales puedan estar disponibles para la consulta de toda la ciudadanía, así como para el seguimiento y control de sus fondos.
   • ARTICULO 15° DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL DE ACTOS ADMINISTRATIVOS, CONTRATOS, Y OTRAS SERIES DOCUMENTALES Y EXPEDIENTES COMPUESTOS.
     • Las diferentes entidades del Estado deben desarrollar -- Este PDF fue generado por el Repositorio Normativo del Archivo General de la Nación el 23-06-2020 14:09:27 ACUERDO 005 DE 2013 | 7 procesos de descripción para la consulta en línea de sus actos administrativos, contratos, licencias y demás tipos de expedientes siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley.
     • Paragrafo
       • Es obligación de los responsables de las diferentes oficinas o unidades administrativas en las entidades públicas, impartir las instrucciones para garantizar la elaboración y diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa del expediente, en la cual se lleve el registro individual de los documentos que lo conforman. Si se trata de expedientes electrónicos, las entidades deberán implementar los medios tecnológicos para este registro y control que permitan la generación de un índice electrónico que asegure la integridad y completitud de este.
   • ARTICULO 16° ACCESO, CONSULTA Y VISUALIZACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES.
     • Los Archivos Generales Territoriales en sus diferentes niveles deben disponer de espacios de difusión y consulta de sus fondos a través de las página web de los municipios, distritos y departamentos; cuando no se disponga de los citados medios tecnológicos, se debe publicar y mantener actualizada la Guía General del Archivo General Territorial o Archivo Histórico Institucional según corresponda, así como los catálogos de fondos documentales disponibles para la consulta por parte de los ciudadanos siempre que no contengan información de carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley.
   • ARTICULO 17° INVENTARIO DE DOCUMENTOS TRANSFERIDOS A LOS ARCHIVOS GENERALES O ARCHIVOS HISTÓRICOS INSTITUCIONALES.
     • Las entidades que por jurisdicción o competencia transfieran documentos de archivo a los Archivos Generales Territoriales o a los archivos históricos institucionales, deben publicar en sus respectivas páginas web, el inventario de los documentos transferidos, con el fin de informar a la ciudadanía y de otra parte definir responsabilidades en relación con la conservación y servicio de los mismos.
   • ARTICULO 18° PAUTAS GENERALES PARA LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL.
     • Paragrafo
       • El Archivo General de la Nación podrá reglamentar otros aspectos adicionales de este artículo, cuando la descripción aplique a sistemas electrónicos, repositorios digitales de archivo y -- Este PDF fue generado por el Repositorio Normativo del Archivo General de la Nación el 23-06-2020 14:09:27 ACUERDO 005 DE 2013 | 14 cualquier conjunto de documentos en formato electrónico, para facilitar su descripción, consulta y recuperación.
   • ARTICULO 19° PASOS PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL.
     • Para el desarrollo de proyectos de descripción documental es necesario realizar como mínimo las siguientes actividades: Identificación de la unidad de descripción (fondo, sección, subsección, serie, subserie o agrupación documental a describir) Nombre (cuando se trate de fondos o dependencias) o Título Volumen Fechas Extremas Ubicación topográfica Verificación del estado general de organización y conservación documental: Estado de organización: (clasificación, ordenación, foliación, sellado, reseña histórica institucional, nivel de descripción, condiciones de almacenamiento, reproducción en otros soportes). Estado de conservación: (identificación de los niveles de deterioro: físicos, biológicos o químicos y verificación de procesos de conservación realizados) Definición del plan de trabajo a seguir sobre la documentación previamente identificada: Elaborar el plan de trabajo y adelantar las acciones tendientes a subsanar los hallazgos, resultado de la verificación del estado de organización y conservación. Diligenciar la ficha de descripción documental, de acuerdo con el nivel de descripción establecido (fondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental) Validación de la información y generación de instrumentos de descripción, a través de medios tecnológicos. Divulgación de los instrumentos de descripción. Acceso a la información.

5. CAPITULO V SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE DESCRIPCION DOCUMENTAL

   • ARTICULO 20° UTILIZACIÓN DE MEDIOS TECNOLÓGICOS EN LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA.
     • Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripción documental mediante la implementación de medios tecnológicos apropiados, interoperables y compatibles que permitan la visualización de los instrumentos de descripción a través de la Red Nacional de Archivos y los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación.  
     • Paragrafo
       • Cuando existan documentos reproducidos en otros medios o soportes, diferentes al original se debe referenciar su ubicación física, de tal manera que se facilite su recuperación y consulta.
   • ARTICULO 21° COMPATIBILIDAD E INTEROPERABILIDAD.
     • En la adopción de tecnologías de la información y las comunicaciones en la producción, conservación, organización, administración, control, acceso y preservación de los documentos de archivo, se debe garantizar que dichas herramientas tecnológicas sean compatibles e interoperables con el sistema de gestión documental de la misma entidad y los de otras entidades públicas, y cumplir con las normas expedidas por el Archivo General de la Nación.
   • ARTICULO 22° TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN
     • Los sistemas empleados deberán permitir la transferencia de información al Sistema del Archivo General de la Nación y los archivos generales territoriales, en concordancia con dispuesto en los Decretos 2578 de 2012 y 2609 de 2012.

6. CAPITULO VI DISPOSICIONES FINALES

   • ARTICULO 23° OBLIGATORIEDAD DE LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL EN EL DESARROLLO DE CONTRATOS DE ORGANIZACIÓN, CUSTODIA O ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.
     • Cuando las entidades públicas contraten con empresas privadas servicios de organización, digitalización, microfilmación, custodia o administración de sus documentos, independientemente de la modalidad o tipo de contrato, deberán exigir a las empresas contratistas el uso de sistemas basados en las normas de descripción archivísticas adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) dejando consignada dicha obligación en las cláusulas del contrato que suscriban.
   • ARTICULO 24° RESPONSABILIDAD DE OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS EN EL DESARROLLO DE LAS NORMAS SOBRE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS.
     • Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer mecanismos para el cumplimiento de lo establecido en el presente Acuerdo, dirigidos a las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias.
   • ARTICULO 25° INTEGRACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS A OTROS SISTEMAS.
     • El Archivo General de la Nación colaborará con las Superintendencias y los Ministerios en el desarrollo de la normatividad que deba expedirse en esta materia, para las entidades privadas bajo la competencia de control y vigilancia de estos organismos.
   • ARTICULO 26° VIGENCIA Y DEROGATORIA.
     • El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

7. EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

   • En ejercicio de las facultades legales y en especial las que le confiere el Artículo 76 de la Ley 489 de 1998, el Decreto 2126 de 2012, Acuerdo 09 del AGN de 2012,
   • CONSIDERANDO:
     • Que la Constitución Política en su artículo 74 establece el derecho que tienen los ciudadanos de acceder a los documentos públicos salvo en los casos que establezca la ley. Que la Ley 80 de 1989 establece que es función del Archivo General de la Nación, promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado, la conservación del patrimonio documental y su disponibilidad al servicio a la comunidad, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica. Que la Ley 594 de 2000, establece que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley. Que la Ley 594 de 2000, en sus artículos 7, 8, 9, 10, 11 Y 23, establece la categorización y obligatoriedad de la conformación de los archivos desde los puntos de vista de la jurisdicción y competencia, territorialidad, según la organización del Estado y la clasificación de estos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. Que el título VI de la Ley 594 de 2000, establece las condiciones de acceso y consulta de los documentos. Que el Decreto 2578 de 2012 por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y se establece la Red Nacional de Archivos, asigna a los Archivos Generales Territoriales entre otras funciones, la de garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra los fondos del ente territorial respectivo, así como los que se les confíe en custodia. Que el Decreto 2609 de 2012, en el Artículo 9° Procesos de la Gestión Documental, numeral d), establece que la organización comprende el conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo ordenadamente. Que se hace necesario desarrollar lo dispuesto en los decretos 2578 y 2609 de 2012, y establecer los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.