IMPLEMETACION DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL-PGD

IMPLEMETACION DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL-PGD

1. FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

   • 1.1 sujetos obligados
     • a). Toda entidad publica, incluyendo a todas las ramas del poder publico, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios en orden nacional, departamental, municipal y distrital.
     • b). Los organismos y entidades estatales dependientes o autónomos y de control.
     • c). Las personas naturales y jurídicas, publicas o privadas, que presten servicios públicos respecto de la información con la prestación del servicio público.
     • d). Cualquier persona natural, jurídica que desempeñe una función pública respecto de la información directamente relacionada con el desempeño de su función.
     • e). Los partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de los ciudadanos.
     • f). Las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público.
   • 1.5 Prerrequisitos para la elaboración del PGD
     • Formular la política de gestión documental constituida en el artículo n.º 6 del decreto 2609 de 2012, ajustada a la normativa que regula la entidad.
     • Contar con profesionales de la archivística, conforme al articulo N.º 8 de la ley 1409 de 2010.
     • Designar la responsabilidad de la administración y el control de la gestión documental en la entidad al área de dependencia correspondiente acorde con el articulo N.º 10 de la ley 594 de 2000.
     • Realizar un diagnostico integral teniendo como marco los procesos archivísticos que permita identificar y evaluar los aspectos críticos de la gestión documental de la entidad.
   • 1.3 política de gestión documental
     • Las entidades públicas deberán formular una política de gestión documental constituida por los componentes descritos en el articulo n.º 6 del decreto 2609 de 2012 ajustada a la normativa que regula la entidad, alineada con el plan estratégico, el plan de acción y el plan de archivos.
   • 1.4 Beneficios del PDG
     • Reducir el volumen de documentos innecesarios, independientemente de su soporte y los costos asociados al mantenimiento de información redundante.
     • Administrar información plasmados en documentos para agregar un valor a la gestión del conocimiento de la entidad.
     • Apoyar la transparencia, la eficacia, la eficiencia y el modelo integrado de la entidad.
     • Brindar lineamientos en materia de gestión de documentos para la planeación, diseño y operación de los sistemas de información de la entidad.
     • Propiciar un mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones de la entidad.
     • Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, asi como los procesos de auditoría, seguimiento y control.
     • Implementar procedimientos archivísticos que garanticen la disponibilidad en el tiempo de documentos electrónicos auténticos.
     • Prestar adecuados servicios de archivos.
     • Facilitar el acceso y disposición al público de la información, en los términos referidos en la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional, a través de medios físicos o locales de la comunicación electrónica.
     • Salvaguardar la memoria de la entidad y su preservación a largo plazo.
     • Contribuir al gobierno abierto en términos de almacenamiento, exposición y diálogo de la información.
   • 1.7 Elaboración y publicación del PGD
     • Diseñar el PGD bajo una metodología de formulación de proyectos.
     • Presentar el PGD para su aprobación ante el comité institucional de desarrollo administrativo (entidades del orden nacional)o el comité interno de archivo( entidades del orden territorial).
   • 1.2 ¿Qué es el programa de gestión documental-PGD?
     • Es el instrumento archivístico y documental a corto, mediano y largo plazo, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida desde su origen hasta su destino final.

2. ELEMENTOS DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

   • CARATULA
     • Título
       • Corresponde a la designación "programa de gestión documental-PGD" para identificarlo dentro de la entidad.
     • fecha de aprovación
       • Fecha del acta de la reunión del comité institucional del desarrollo administrativo en las entidades del orden nacional o comité interno de archivo en las entidades del orden territorial.
     • Fecha de vigencia
       • Se asignara cuando el PGD establezca actividades que apliquen un periodo de tiempo para su ejecución.
     • Instancia de aprovación
       • Es el organismo asesor de la entidad competente, comité institucional de desarrollo administrativo en las entidades del orden nacional o el comité interno de archivo en las entidades del orden territorial.
     • Denominación de la autoridad archivística institucional
       • Nombre estipulado por la entidad mediante el acto administrativo para el área responsable del archivo.
     • Versión del documento
       • Secuencia de actualización aprobada formalmente por la entidad de conformidad con el sistema de gestión de calidad.
     • Responsables de su elaboración
       • Líder del área de archivo, secretario general o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía en la entidad .
     • Fecha de publicación
       • Se refiere a la fecha en la cual la entidad hace visible en la pagina web del programa de gestión documental.
     • Nombre de la entidad
       • Denominación oficial de la entidad, acorde con el acto administrativo de creación y logo de la entidad.
   • CUERPO Y CONTENIDO
     • Aspectos Generales
       • Introducción
         • Resaltar el valor que tienen los documentos para dar soporte y continuidad a las actividades, responsabilidades y obligaciones de la entidad.
         • Señalar como se articula e interactúa el PGD con la misión, objetivos y metas estratégicas de la entidad.
       • Alcance
         • Defina la relación del PGD con el plan estratégico sectorial, plan estratégico institucional, plan de acción anual y el plan institucional de archivos de la entidad.
         • planifique estratégicamente (alcance-tiempo-inversión)
         • Formule metas a corto, mediano y largo plazo que pretende lograr la entidad con el PGD.
         • Identifique los tipos de información existentes en la entidad independientemente del medio y soporte utilizado.
         • Identifique los requisitos y estándares aplicables y documente como se dará cumplimiento a dichos estándares.
         • Describa cómo se ejercerá la dirección, gestión, control y evaluación de cada uno de los procesos de la gestión documental.
       • Público al cual va dirigido
         • Se identifica los usuarios de la entidad, de forma tal que los procesos y actividades del PGD y en mejoramiento de los tramites y servicios en torno de las necesidades del público.
     • Requerimientos para el desarrollo del PGD
       • Normativos
         • La legislación archivística general y específica que le aplique a la entidad acorde con su objeto misional, sus necesidades y sus proyectos.
         • Las disposiciones para promover la participación ciudadana por medios electrónicos a fin de garantizar la transparencia de las actuaciones de la administración pública.
         • Los mecanismos de vigilancia y control establecidos por el estado para conocer el nivel de gestión y cumplimiento de las metas y los objetivos.
         • La normativa interna que regula la gestión documental de la entidad.
       • Económicos
         • Lo establecido en el plan institucional de archivos de la entidad, que garantice la apropiación de los recursos financieros a través del plan de acción de inversión que permita la ejecución, la implementación y el cumplimiento de los objetivos.
       • Administrativos
         • Se conforma un equipo interdisciplinario, constituido por el personal de las áreas de archivo o gestión documental, planeación para su elaboración e implementación.
         • Defina los responsables de asumir el liderazgo de la gestión documental de la entidad y de hacer el seguimiento y actualización del PGD.
         • Establezca roles, responsabilidades, perfiles, plan de trabajo con asignación de tiempos y su correspondiente desglose de actividades con su desarrollo, cumplimiento, control y evaluación de dichas actividades.
         • Identifique los riesgos y el plan de acción para mitigarlos en cuanto a tiempos y recursos.
       • Tecnológicos
         • Las herramientas tecnológicas e infraestructura para la gestión documental y con apoyo con los del área de sistema de la entidad.
         • Identifique y caracterice los sistemas de información en la entidad y su producción documental o de información.
         • Se verifica los sistemas de información electrónica sean una herramienta para promover el acceso a la información pública.
           • a). Se encuentran alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el programa de gestión documental de la entidad.
           • b). Gestionar la misma información que se encuentren en los sistemas administrativos.
           • c). En el caso de la información de interés público, deberá existir una ventilla en la cual se pueda acceder a la información en formatos y lenguajes comprensibles para los ciudadanos.
       • Gestión y cambio
         • Formule acciones orientadas a las personas y la cultura de la entidad se ajusten a las dinámicas, estrategias, directrices y mejores practicas de la gestión documental.
         • Identifique los obstáculos y adopte medidas para eliminar barreras y la resistencia al cambio.
         • Promueve la aceptación racional y emocional de la realidad.
         • Concierte compromisos laborales y obligaciones contractuales acorde con todas las actividades del archivístico y directrices formuladas por la entidad.
       • Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental.
         • Se denominan planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración.
         • Están incluidos dentro de las etapas de creación, mantenimiento, difusión y administración señaladas en el articulo N.º 7.
         • Se fundamentan los principios de eficiencia, eficacia, economía, transparencia, medio ambiente, cultura archivística, neutralidad tecnológica y orientación al ciudadano.
         • Se caracteriza por no ser lineales e interactuar de manera simultanea.
         • Requieren ser desarrollados e implementados por las entidades a partir de su propia realidad y contexto.
     • Fases de implementación del programa de gestión documental-PGD
       • Fase de ejecución y puesto en marcha
         • En coordinación con el área de personal o programar las actividades de sensibilización y capacitación que sirvan como mecanismo para la apropiación del PGD.
         • Desarrolle cada una de las actividades contempladas en el plan de trabajo y garantice su cumplimiento.
         • Diseñe y publique materiales e instructivos físicos y virtuales que faciliten la comprensión de los procesos y actividades de la gestión documental.
       • Fase de seguimiento
         • Supervise y evalúe el funcionamiento y conformidad de los recursos y aplicaciones dispuestos para la gestión documental.
         • Evalúe que los documentos hayan sido creados y organizados de acuerdo a las necesidades de la entidad.
         • Realice controles periódicos para la identificación de posibles cambios que afecten la gestión documental en la entidad.
       • Fase de mejora
         • Tenga en cuenta la política de gestión documental para promover el desarrollo y aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora, en los procesos de revisión, auditoria, autocontrol, análisis de datos recomendaciones y rendición de cuentas.
         • Establezca un plan de mejora orientado a reducir los riesgos identificados en los procesos de gestión documental.
       • Es la implementación y seguimiento del PGD debe establecerse a corto, mediano y largo plazo y esta bajo la responsabilidad del área de archivo de la entidad en coordinación con la oficina de control interno.
         • Fases de elaboración
           • Verifica el cumplimiento de los prerrequisitos y haga un análisis de las estrategias y recomendaciones identificadas en el diagnóstico y la metodología establecida para la formulación del PGD.
           • Valida que se hayan identificado todos los requerimientos (normativos, económicos, administrativos, tecnológicos y de gestión de cambio)para el desarrollo del PGD.
           • Construya un plan de trabajo que contenga como mínimo un cronograma de tiempos, metas, actividades, roles y responsabilidades.
           • Revisa que se tenga claridad en los roles establecidos para la formulación del PGD con el propósito de garantizar el cumplimiento de los compromisos archivisticos.
           • Garantice la disponibilidad del personal y de los recursos físicos, técnicos y tecnológicos requeridos para la implementación del PGD.
           • Defina estrategias de gestión del cambio, competencia de uso de medios tecnológicos y de confianza en el sistema de gestión documental.
       • Programas específicos
         • Los programas específicos tienen como propósito orientar las entidades que lo requieran, en aspectos especiales relacionados con el tratamiento de los tipos de información y documentos físicos y electrónicos.

3. ANEXOS

   • a). Diagnóstico de gestión documental
     • Se realiza un análisis de la entidad en el marco de procesos archivísticos que permitan identificar y evaluar los aspectos críticos, las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la gestion documental.
   • b). Cronograma de implementación del PGD
     • Elaborar un plan de trabajo consistentes en el cronograma y actividades para la implementación, seguimiento y publicación del PGD.
   • C). Mapa de procesos de la entidad
     • El documento que representa gráficamente la estructura e interacción de los procesos estratégicos de apoyo y evaluación del sistema integrado de gestión de la entidad.
   • d). Referentes normativos del PGD
     • Para la elaboración cronograma puede tenerse en cuenta la legislación y estándares de practicas relacionadas así como las normas que las constituyen.

4. INTRODUCCIÓN

   • Los aspectos metodológicos básicos que sirven de soporte para la adopción e implementación de un programa de gestión documental-PDG y los procesos de las actividades desarrolladas por una entidad en cumplimiento de sus funciones, donde esta encaminada a la racionalización, simplificación y automatización de los procesos procedimientos, tramites y servicios ofrecidos por el estado, promueve la evidencia o actuaciones de los servidores y empleados públicos bajo los principios de la ley de Transparencia y del Derecho del acceso a la información pública nacional.

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