Estructura general de la formulación y evaluación de proyectos

Estructura general de la formulación y evaluación de proyectos

1. Definiciones

   • Proyecto
     • Un proyecto es entendido como un plan o idea que se quiere realizar en el futuro, ya sea corto, mediano o largo plazo y el cual requiere de una serie de recursos para implementarlo o ejecutarlo.
   • Formulación de un proyecto
     • Es el procedimiento a seguir como el que veremos para recopilar toda la información de un sistema o conjunto de actividades orientadas a perseguir un objetivo concreto
   • Evaluación de Proyectos
     • Es un proceso de valoración en el cual se analizan todos los elementos que intervienen en el proyecto con el fin de determinar su viabilidad y eficacia, calcular los posibles riesgos y determinar las respuestas.

2. Etapas de la administración de proyectos

   • Se conforma por todas las acciones que se deben realizar para alcanzar un propósito definido dentro de un período de tiempo determinado.
     • Inicio
       • En esta primera etapa se hace un reconocimiento para evaluar si un proyecto puede llevarse a cabo. Se determina lo que el proyecto debe lograr, se define la meta global de este y las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados.
     • Planeación
       • Se realiza un perfeccionamiento del alcance del proyecto, listado de tareas y actividades que llevarán al logro de las metas. Se programa una secuencia de actividades, se desarrolla un calendario y un presupuesto para conseguir que el plan sea aprobado.
     • Ejecución
       • Involucra dirigir el equipo, reunirse con sus miembros, comunicarse con los terceros involucrados y resolver los conflictos o problemas que puedan surgir. Además, se aseguran los recursos necesarios, ya sea dinero, personal, equipo, tiempo, etc
     • Control
       • En esta cuarta etapa se vigilan las desviaciones del plan para emprender acciones correctivas, evaluar cambios en los proyectos solicitados, cambiar los calendarios del proyecto y adaptar los niveles de recursos. También se puede modificar el alcance y regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes.
     • Ejecución
       • En la última fase, se reconocen los logros y resultados, se da un cierre de las operaciones y dispersión del equipo, es una etapa de aprendizaje de la experiencia del proyecto. Se revisa el proceso y por último se elabora el informe final.

3. Ciclo de vida del proyecto

   • El ciclo de vida de un proyecto se concibe de forma sistemática, es decir, se relaciona con las entradas, la transformación y entrega de productos o salidas, es así como se define el ciclo de vida de un proyecto. Las entradas siempre corresponden a las necesidades u oportunidades de negocio (Díaz, F. Medellín, V. Ortega, J. & Santana, L. 2009). El ciclo de vida contempla las siguientes fases:
     • Preinversión
       • Para el desarrollo de esta etapa lo importante es seleccionar una serie de anteproyectos. Es indispensable que esta fase se desarrolle utilizando los equipos de evaluación que se formen para tal efecto; estudiando de una manera no muy profunda los diferentes elementos del proyecto y analizando en forma cuidadosa si con su ejecución se van a lograr los objetivos previstos en la programación.
     • Inversión
       • Esta etapa se refiere fundamentalmente a la evaluación macro y microeconómica, la cual permite establecer las ventajas que el proyecto ofrece tanto para la economía nacional como desde el punto de vista privado.
     • Operación
       • Conocida también como etapa de montaje o puesta en marcha. Esta fase debe ser desarrollada por la sociedad o entidad responsable de la nueva empresa o proyecto.

4. Beneficios de la formulación y evaluación de proyectos

   • Mejora la toma de decisiones, que puede hacerse efectiva tanto en la fase de planificación como en etapas posteriores o, incluso, al final del proyecto. Una buena evaluación proporciona información valiosa para introducir las reformas convenientes.
   • Identifica los principales riesgos, lo cual permite crear estrategias para aminorar los efectos de esos riesgos y seguir adelante con las tareas propuestas.
   • Promueve un alto grado de organización conjunta, es decir, de todos aquellos que hacen parte del proyecto. Una evaluación eficaz promoverá la eficiencia y el grado de compromiso en los grupos de trabajo.
   • Reduce los costes del proyecto, tanto los que estaban previstos en la fase inicial como aquellos que se derivan de fallos o errores.

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