05 - PONTOS A LEMBRAR

05 - PONTOS A LEMBRAR

1. Controle

   • Controle é a função administrativa que tem por objetivo monitorar as atividades, comparando-se os resultados obtidos (desempenho “atual”) com os resultados desejados/esperados (objetivos planejados), realizando-se, ainda, as correções necessárias (ajustes necessários), no intuito de assegurar que os resultados e os objetivos organizacionais previamente estabelecidos pelo planejamento sejam alcançados. Ou seja, a função controle envolve o acompanhamento, o monitoramento e a avaliação do desempenho organizacional para verificar se as coisas estão acontecendo de acordo com o que foi planejado. O controle tem 03 objetivos básicos: 1 - Assegurar que os resultados e os objetivos organizacionais previamente estabelecidos pelo planejamento sejam alcançados. 2 - Ajustar/Corrigir os desvios negativos (corrigir as falhas e os erros identificados). 3 - Reforçar os desvios positivos (identificar as “boas práticas”, e reforçá-las).
   • Características do controle
     • Orientação estratégica para resultados (Foco estratégico)
     • Compreensão (Inteligibilidade): no processo de controle deve ser utilizada uma linguagem simples e clara
     • Orientação rápida para as exceções (Foco nas exceções): o mecanismo de controle deve ser capaz de identificar os desvios rapidamente.
     • Flexibilidade
     • Autocontrole: o controle deve proporcionar confiabilidade, participação e boa comunicação entre as pessoas envolvidas.
     • Natureza positiva: o controle deve enfatizar o desenvolvimento, mudança e melhoria.
     • Economia: Os benefícios obtidos pelo processo de controle devem ser maiores que os custos do controle.
     • Clareza e Objetividade: O controle deve ser imparcial e acurado para todos. Também deve haver a “economia de palavras”.
     • Aceitação: os sistemas de controle devem ser aceitos pelos controlados
     • Rapidez: as informações obtidas pelo processo de controle devem chegar rapidamente ao tomador de decisões.
     • Precisão: A tomada de decisão depende de informações precisas obtidas pelo processo de controle.
   • Etapas do processo de controle
     • -Definição dos objetivos: É a etapa onde os objetivos (ou os padrões de desempenho) são estabelecidos. Em outras palavras, trata-se da etapa onde são definidos os resultados esperados.
     • Monitoramento / Medição / Avaliação: Trata-se da etapa onde as informações são coletadas. Deve-se medir/monitorar/avaliar a atividade que está sendo desempenhada (isto é, o “desempenho atual”), para verificar se os resultados esperados estão sendo atingidos e quais correções devem ser realizadas
     • Comparação: Trata-se de comparar o resultado obtido (“desempenho atual”) com os objetivos (resultados esperados) ou padrões de desempenho anteriormente estabelecidos.
     • Correção / Realimentação / Feedback: Aqui, o processo é “realimentado” com as informações obtidas. É a etapa onde os desvios negativos são corrigidos, para que os resultados e os objetivos organizacionais sejam alcançados. Nesta etapa, os desvios positivos também podem ser reforçados/aprimorados.
   • Tipos de Controle
     • Controle Estratégico Avalia a organização como um todo. É genérico, sintético e orientado para o longo prazo.
       • O Planejamento Estratégico é aquele realizado no nível institucional ou estratégico, pela alta cúpula da organização (presidentes e diretores). Ele envolve a organização como um todo e tem por objetivo nortear os caminhos que a organização deve seguir. Esse tipo de planejamento leva em consideração tanto o ambiente interno, quanto o ambiente externo. É voltado para o longo prazo e é orientado para o futuro.
     • Controle Tático Avalia unidades/departamentos. É menos genérico, mais detalhado e orientado ao médio prazo.
       • O planejamento tático é realizado no nível intermediário/gerencial. Ele envolve uma determinada unidade (departamento, área, divisão) da organização. Ele busca traduzir as estratégias “genéricas” e abrangentes, e transformá-las em ações específicas e direcionadas para determinada unidade da organização. É o “elo de ligação” entre o planejamento estratégico e o planejamento operacional. O planejamento tático é voltado para o médio prazo.
     • Controle Operacional Avalia atividades e tarefas específicas. É detalhado, analítico e voltado para o curto prazo.
       • O planejamento operacional é realizado pelo nível administrativo mais baixo da organização. Ele se preocupa com “o que” e “como” fazer. Esse tipo de planejamento está direcionado para as atividades básicas do dia a dia, ou seja, está orientado para as tarefas rotineiras. Os planos operacionais estão voltados para a eficiência (foco nos “meios”). O planejamento operacional é orientado para o curto prazo.
     • Controle Preventivo Ocorre antes da atividade ser executada. Está relacionado aos insumos. É proativo.
       • Trata-se do controle que ocorre antes da atividade ser executada. O controle preventivo tem por objetivo identificar e prevenir a ocorrência de problemas. Trata-se de um controle proativo, que se antecipa aos problemas, visando a evitar que eles ocorram. Como as ações ainda não foram executadas, esse tipo de controle se baseia na inspeção e verificação dos insumos (recursos, máquinas, matérias primas, etc.), que serão utilizados nas atividades. O foco está, portanto, nos insumos.
     • Controle Simultâneo Ocorre durante a execução da atividade. Está relacionado aos processos. É reativo.
       • Esse tipo de controle ocorre durante a execução da atividade. Em outras palavras, ocorre concomitantemente (ao mesmo tempo) em que a atividade está sendo executada. As atividades são monitoradas e avaliadas continuamente, durante sua execução, com o objetivo de corrigir os problemas que eventualmente possam ocorrer. O controle simultâneo busca detectar e corrigir os desvios que ocorrem durante a execução das atividades. Trata-se de um controle reativo. Como as atividades já estão sendo executadas, esse tipo de controle tem foco no processo.
     • Controle Posterior Ocorre depois da atividade ser executada. Está relacionado aos resultados.
       • O controle posterior ocorre depois que a atividade foi executada. Tem por objetivo avaliar o desempenho da atividade que já foi encerrada. Como as atividades já foram executadas, o controle posterior busca identificar quais foram as causas dos problemas (dos desvios) para corrigi-los. O objetivo é evitar que os mesmos problemas ocorram novamente nas ações que serão executadas no futuro. Ou seja, esse tipo de controle tem por objetivo evitar que os erros do passado ocorram novamente. Trata-se, portanto, de um tipo de controle que tem foco no resultado.

2. Indicadores

   • Finalidades dos Indicadores
     • -mensurar os resultados e gerir o desempenho; -embasar a análise crítica dos resultados obtidos e do processo de tomada de decisão; -contribuir para a melhoria contínua dos processos organizacionais; -facilitar o planejamento e o controle do desempenho; e -viabilizar a análise comparativa do desempenho da organização e do desempenho de diversas organizações atuantes em áreas ou ambientes semelhantes.
   • Componentes Básicos dos Indicadores
     • Medida: grandeza qualitativa ou quantitativa que permite classificar as características, resultados e consequências dos produtos, processos ou sistemas; Fórmula: padrão matemático que expressa à forma de realização do cálculo; Índice (número): valor de um indicador em determinado momento; Padrão de comparação: índice arbitrário e aceitável para uma avaliação comparativa de padrão de cumprimento; e Meta: índice (número) orientado por um indicador em relação a um padrão de comparação a ser alcançado durante certo período.
   • Critérios Básicos (Atributos) dos Indicadores
     • Seletividade (importância): os indicadores devem fornecer informações sobre as principais variáveis estratégicas e prioridades definidas de ações, produtos ou impactos esperados
     • Simplicidade, clareza, inteligibilidade e comunicabilidade
     • Representatividade, confiabilidade e sensibilidade: os indicadores devem ter capacidade de demonstrar a mais importante e crítica etapa de um processo, projeto etc.
     • Investigativos: os dados disponibilizados pelos indicadores devem ser fáceis de analisar, sejam estes para registro ou para reter informações e permitir juízos de valor
     • Comparabilidade: os indicadores devem ser facilmente comparáveis com as referências internas ou externas, bem como séries históricas de acontecimentos
     • Estabilidade: os indicadores devem ter procedimentos gerados de forma sistemática e constante, sem muitas alterações e complexidades, uma vez que é relevante manter o padrão e permitir a série‐histórica
     • Custo‐efetividade: os indicadores devem ser projetados para serem factíveis e economicamente viáveis
     • Adaptabilidade: capacidade de resposta às mudanças de comportamento e exigências dos clientes.
     • Rastreabilidade: facilidade para identificação da origem dos dados, seu registro e manutenção.
     • Disponibilidade: facilidade de acesso para coleta, estando disponível a tempo, para as pessoas certas e sem distorções, servindo de base para que decisões sejam tomadas.
     • Economia: não deve ser gasto tempo demais procurando dados, muito menos pesquisando ou aguardando novos métodos de coleta. Os benefícios trazidos com os indicadores devem ser maiores que os custos incorridos na medição.
     • Praticidade: garantia de que realmente funciona na prática e permite a tomada de decisões gerenciais. Para isso, deve ser testado no campo e, se necessário, modificado ou excluído.
   • Propriedades dos Indicadores
     • Propriedades Essenciais
       •  qualquer indicador deve apresentar
       • Utilidade: Deve suportar decisões, sejam no nível operacional, tático ou estratégico. Os indicadores devem, portanto, basear-se nas necessidades de quem decide.
       • Validade: capacidade de representar, com a maior proximidade possível, a realidade que se deseja medir e modificar. Um indicador deve ser significante ao que está sendo medido e manter essa significância ao longo do tempo.
       • Confiabilidade: indicadores devem ter origem em fontes confiáveis, que utilizem metodologias reconhecidas e transparentes de coleta, processamento e divulgação
       • Disponibilidade: os dados básicos para seu cômputo devem ser de fácil obtenção.
     • Propriedades Complementares
       • essas propriedades também são muito importantes. Contudo, podem ser alvo de uma análise situacional para definir se serão utilizadas. Ou seja, sua utilização (ou não utilização) dependem de cada situação específica
       • Simplicidade: indicadores devem ser de fácil obtenção, construção, manutenção, comunicação e entendimento pelo público em geral, interno ou externo.
       • Clareza: geralmente um indicador é definido como uma divisão entre duas variáveis básicas; é formado, portanto, por um numerador e um denominador, ambos compostos por dados de fácil obtenção.
       • Sensibilidade: capacidade que um indicador possui de refletir tempestivamente as mudanças decorrentes das intervenções realizadas
       • Desagregabilidade: capacidade de representação regionalizada de grupos sociodemográficos, considerando que a dimensão territorial se apresenta como um componente essencial na implementação de políticas públicas
       • Economicidade: capacidade do indicador de ser obtido a custos módicos; a relação entre os custos de obtenção e os benefícios advindos deve ser favorável;
       • Estabilidade: capacidade de estabelecimento de séries históricas estáveis que permitam monitoramentos e comparações das variáveis de interesse, com mínima interferência causada por outras variáveis
       • Mensurabilidade: capacidade de alcance e mensuração quando necessário, na sua versão mais atual, com maior precisão possível e sem ambiguidade
       • Auditabilidade: ou rastreabilidade, qualquer pessoa deve sentir-se apta a verificar a boa aplicação das regras de uso dos indicadores (obtenção, tratamento, formatação, difusão, interpretação).
   • Qualidade dos Indicadores
     • Validade / Representatividade: o indicador deve refletir o fenômeno a que está sendo medido, ou seja, o indicador deve ser capaz de expressar aquilo que ele mede. O enfoque deve ser no produto. Deve-se medir aquilo que é produzido, identificando produtos intermediários e finais, além dos impactos desses produtos. Comparabilidade: o indicador deve possibilitar comparações ao longo do tempo e entre diferentes objetos de auditoria. Estabilidade: as variáveis componentes do indicador devem ter “estabilidade conceitual”. Além disso, a sua forma de cálculo não deve variar no tempo, bem como os procedimentos de coleta de dados para sua apuração também devem ser estáveis. Essas são condições necessárias ao emprego de indicadores para avaliar o desempenho ao longo do tempo. Homogeneidade: na construção de indicadores devem ser consideradas apenas “variáveis homogêneas”. Por exemplo, ao estabelecer o custo médio por auditoria, devem-se identificar os diversos “tipos de auditoria”, já que para cada tipo tem-se uma composição de custo diversa. Praticidade: o indicador deve realmente funcionar na prática e permitir a tomada de decisões gerenciais. Ou seja, trata-se da garantia de que o indicador realmente é útil para o monitoramento e a tomada de decisões. Independência: o indicador deve medir os resultados atribuíveis às ações que se quer monitorar, devendo ser evitados indicadores que possam ser influenciados por fatores externos. Confiabilidade: a fonte de dados utilizada para o cálculo do indicador deve ser confiável, de tal forma que diferentes avaliadores possam chegar aos mesmos resultados. Seletividade: deve-se estabelecer um número equilibrado de indicadores que enfoquem os aspectos essenciais do que se quer medir. Simplicidade / Compreensão: o indicador deve ser de fácil compreensão e não envolver dificuldades de cálculo ou de uso. Completude / Cobertura: os indicadores devem representar adequadamente a amplitude e a diversidade de características do fenômeno que está sendo medido (sempre levando em consideração o princípio da seletividade e da simplicidade). Economicidade: as informações necessárias ao cálculo do indicador devem ser coletadas e atualizadas a um custo razoável, quando comparado com a utilidade gerencial da informação que ele fornece. Em outras palavras, a manutenção da base de dados não pode ser dispendiosa (trata-se da relação custo x benefício). Acessibilidade: deve haver facilidade de acesso às informações primárias bem como de registro e manutenção para o cálculo dos indicadores. Tempestividade: as informações apuradas pelo indicador devem estar disponíveis quando necessário, em tempo hábil para a tomada de decisão. Objetividade: o indicador deve ser inequívoco o que está sendo medido e quais dados estão sendo usados em sua apuração. Deve-se evitar ambiguidades. 
   • Etapas e Passos para a Construção (Formulação) de Indicadores
   • Mitos sobre a Medição de Desempenho
     • Mito 1: Mito da medição absoluta: preciso medir tudo.
       • Monitorar o desempenho é uma forma de controle, mas que deve ser extremamente seletivo. Afinal, medir custa tempo e dinheiro. Nesse sentido, já estudamos que um bom sistema de Controle deve ter orientação estratégica (foco estratégico), ou seja, o controle deve focalizar nas atividades primordiais da organização, dando ênfase àquelas atividades mais significativas e que trazem maiores resultados à empresa. Portanto, a postura correta a ser adotada é a de alta seletividade. Deve-se medir apenas o que é importante e significativo, isto é, o que vale a pena ser medido. 
     • Mito 2: Para medir o que importa, preciso gerar todas as informações, coletar dados de forma exaustiva e precisa.
       • Guia Referencial destaca que a postura correta a ser adotada é, sempre que possível, trabalhar com aproximações, buscando construir indicadores a partir de dados já existentes e tratados dentro de padrões aceitáveis de qualidade (e não padrões “máximos” de qualidade), apostando‐se que, na maioria dos casos, a disponibilidade de dados e informações não é o problema fundamental.
     • Mito 3: Primeiro vamos medir, depois vamos ver o que fazemos com as medidas.
       • De acordo com o Guia Referencial, a medição tem que ser orientada para a melhoria do desempenho. Ou seja, o foco da medição é a melhoria do desempenho. A melhoria do desempenho, por sua vez, tem que se orientar pela medição. Isto é, as medições realizadas orientam a melhoria do desempenho.
     • Mito 4: Preciso, sobretudo, do sistema informático perfeito para isto.
       • De acordo com o Guia Referencial, o que é necessário, na verdade, é um bom modelo de mensuração, que permita definir o que é o “seu desempenho” e, a partir daí, como mensurá‐lo. São os sistemas informacionais que devem estar a serviço de “modelo lógico” de funcionamento, e não o contrário. Uma frase do Guia Referencial que resume muito bem tudo isso: “Primeiro a sistemática, depois o sistema”.
   • A Cadeia de Valor e os 6 Es do Desempenho
     • ”cadeia de valor é definida como o levantamento de toda a ação ou processo necessário para gerar ou entregar produtos ou serviços a um beneficiário. É uma representação das atividades de uma organização e permite melhor visualização do valor ou do benefício agregado no processo, sendo utilizada amplamente na definição dos resultados e impactos de organizações”.
     • Eficiência: é a relação entre os produtos/serviços gerados (outputs) com os insumos utilizados, relacionando o que foi entregue e o que foi consumido de recursos, usualmente sob a forma de custos ou produtividade.
     • Eficácia: é a quantidade e qualidade de produtos e serviços entregues ao usuário (beneficiário direto dos produtos e serviços da organização).
       • eficácia significa fazer a coisa certa. Fazer aquilo que deve ser feito para que os objetivos sejam alcançados. É atingir os objetivos ou as metas traçadas, independente dos custos envolvidos. O foco é EXTERNO e relaciona-se aos FINS. É a medida de avaliação do alcance dos resultados.
     • Efetividade: são os impactos gerados pelos produtos/serviços, processos ou projetos. A efetividade está vinculada ao grau de satisfação ou ainda ao valor agregado, a transformação produzida no contexto em geral.
       • A efetividade, portanto, está relacionada ao impacto das ações. É alcançar os resultados pretendidos, de forma a alterar a realidade. Não basta alcançar os objetivos; deve haver transformação. O foco é EXTERNO e relaciona-se aos IMPACTOS (benefícios gerados) das ações desenvolvidas. É a medida de avaliação do impacto gerado
     • Execução: refere‐se à realização dos processos, projetos e planos de ação conforme estabelecidos. Indicadores de execução podem ser encontrados no monitoramento das ações do PPA.
     • Economicidade: está alinhada ao conceito de obtenção e uso de recursos com o menor ônus possível, dentro dos requisitos e da quantidade exigidas pelo input, gerindo adequadamente os recursos financeiros e físicos. Indicadores de economicidade podem ser encontrados nas unidades de suprimentos.
     • Excelência: é a conformidade a critérios e padrões de qualidade/excelência para a realização dos processos, atividades e projetos na busca da melhor execução e economicidade; sendo um elemento transversal.

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