ley 594 del 2000

ley 594 del 2000

1. Que es

   • La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado

2. definiciones

   • Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada
   • Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privad
   • Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés
   • Archivo total. proceso integral de los documentos en su ciclo vital
   • Documento de archivo: Registro de información producida o recibida
   • función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivísto
   • Gestión documental: manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades
   • Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
   • Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información
   • Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad

3. principios generales

   • El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable
   • Importancia de los archivos. los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes
   • Institucionalidad e instrumentalidad: Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado
   • Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
   • Dirección y coordinación de la función archivística. es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental
   • Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley
   • Racionalidad. Los archivos, elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal.
   • Modernización: programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos
   • Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora
   • Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad

4. categorización de los archivos públicos

   • Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia:
     • a) Archivo General de la Nación
     • b) Archivo General del Departamento
     • c) Archivo General del Municipio
     • d) Archivo General del Distrito
   • Archivos territoriales:
     • a) Archivos de entidades del orden nacional;
     • b) Archivos de entidades del orden departamental
     • c) Archivos de entidades del orden distrital;
     • d) Archivos de entidades del orden metropolitano
     • e) Archivos de entidades del orden municipal
     • f) Archivos de entidades del orden local
     • g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
     • h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle
   • Los archivos según la organización del Estado.
     • a) Archivos de la Rama Ejecutiva
     • b) Archivos de la Rama Legislativa
     • c) Archivos de la Rama Judicial
     • d) Archivos de los Organos de Control
     • e) Archivos de los Organismos Autónomos

5. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES

   • Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivístico
   • Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios
   • El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad
   • El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística
   • Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía
   • El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.
   • Articulo 6: planes y programas
     • a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales
     • b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio
     • c)La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado
     • d)La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias

6. GESTION DE DOCUMENTOS Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2012

   • ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documento
   • PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad
   • ARTICULO 22: Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta etc
   • ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documento
     • a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten
     • b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva
     • c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente
   • ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documenta
   • ARTICULO 25 establece que el Ministerio de la Cultura, en conjunto con el Archivo General de la Nación y el sector correspondiente, será responsable de regular los tiempos de retención, organización y conservación de diversos tipos de documentos
   • ARTICULO 26 establece que las entidades de la Administración Pública están obligadas a elaborar inventarios de los documentos que generen en el desempeño de sus funciones

7. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

   • ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos
   • artículo 28 modifica el inciso 2 del artículo 13 de la Ley 57 de 1985. Según esta modificación, la reserva legal sobre cualquier documento finalizará automáticamente después de treinta años desde su expedición
   • artículo 29 establece que cuando los documentos históricos presenten un deterioro físico evidente que impida su acceso directo, las instituciones proporcionarán la información contenida en ellos

8. salida de documentos

   • ARTÍCULO 30. Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo
   • ARTICULO 31 establece que en los archivos públicos de carácter histórico, se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que están bajo su custodia. En caso de autorizarse esta salida, el jefe del archivo debe tomar todas las medidas necesarias para garantizar la integridad, seguridad, conservación o reintegro de los documentos.
     • a) Motivos legales
     • b) Procesos técnicos
     • b) Procesos técnicos

9. CONTROL Y VIGILANCIA Reglamentado por el Decreto Nacional 106 de 2015

   • ARTICULO 32 establece que el Archivo General de la Nación tiene la facultad de llevar a cabo, de manera espontánea o a petición de alguna parte interesada, visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado en cualquier momento
   • ARTICULO 33 El estado, a través del Archivo General de la Nación. Esto significa que el Archivo General de la Nación tendrá la responsabilidad de supervisar estos documentos para garantizar su preservación y adecuado manejo, incluso cuando están en manos privadas.
   • ARTICULO 34 establece que en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 8 de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación será responsable de establecer los criterios y normas técnicas y jurídicas necesarias para garantizar la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos.
   • ARTICULO 35: establece que tanto el Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, tendrán la facultad de prevenir y sancionar el incumplimiento de lo establecido en la presente ley y sus normas reglamentarias
     • a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos
     • b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995
     • b) la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de acuerdo con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia
     • d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura

10. ARCHIVOS PRIVADOS

    • ARTÍCULO 36. Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.
    • ARTICULO 37 establece que el Estado tiene el propósito de fomentar la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados que posean interés económico, social, técnico, científico y cultural.
    • ARTICULO 38 establece que las personas naturales o jurídicas que sean propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de importancia histórica deben inscribirlos en un registro específico que abrirá el Archivo General de la Nación para este propósito
    • ARTICULO 39 establece que la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin afectar el derecho de propiedad, y siguiendo un procedimiento establecido para tal fin, tiene la facultad de declarar como de interés cultural a los documentos privados de naturaleza histórica
    • ARTÍCULO 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías
    • ARTÍCULO 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural
      • a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la Nación
      • b) Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación
    • ARTICULO 42 establece que cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, ya sean nacionales o extranjeras, para llevar a cabo proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, deben incluir en los contratos una cláusula que establezca la obligación de dichas entidades de proporcionar copias de los archivos generados durante el desarrollo de esos proyectos
    • ARTÍCULO 43. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo

11. DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION

    • ARTICULO 44 El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos histórico
    • ARTICULO 45 os archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.

12. CONSERVACION DE DOCUMENTOS

    • ARTICULO 46 Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos
    • ARTICULO 47 Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad
    • ARTICULO 48 El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes
    • ARTICULO 49 El parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: “En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio

13. ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION

    • ARTICULO 50 El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que, a través de sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos, contribuyan a la salvaguarda, difusión o aumento del patrimonio documental del país

14. DISPOSICIONES FINALES

    • ARTICULO 51 La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley
    • ARTÍCULO 52. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.

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