EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO

EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO

1. El efectivo y equivalentes al efectivo es un partida contable perteneciente al activo corriente del balance de situación de una empresa.

   • Esta representa tanto el efectivo disponible, como los activos de corto plazo que pueden ser convertidos en efectivo de forma inmediata.
     • Objetivo
       • Tener la habilidad para tomar decisiones que aumenten la capacidad de generar liquidez y, de esta manera, atender las necesidades de la organización o, en su defecto, realizar inversiones que generen rentabilidad.

2. Efectivo

   • Hace referencia al dinero que se encuentra en caja general, caja menor y en las entidades financieras, que son de disponibilidad inmediata
     • Caja general
       • Se refiere al dinero en efectivo con un valor monetario significativo, que cubre el pago de gastos operacionales, compra de inventarios, etc.
         • Registrando la transacción como una disminución del efectivo (crédito).
       • De igual forma, se perciben ingresos ordinarios por la actividad que desarrolla la empresa, lo que constituye un aumento en el efectivo (débito).
     • Caja menor
       • Las empresas constituyen el fondo de caja menor, de acuerdo con la política establecida y su cuantía depende del tipo de empresa.
       • Es un fondo fijo que se contabiliza en el momento de su creación, aumento, 5 Grupo de Ejecución de la Formación Virtual disminución o eliminación.
       • Objetivo
         • Manejar gastos de menor cuantía, por ende, siempre se maneja en efectivo para cubrir gastos menos representativos.
     • Bancos
       • Están constituidos por los depósitos en las cuentas de ahorros y corrientes, las cuales son administradas por las entidades financieras
         • Se presentan en moneda nacional o extranjera.

3. Equivalentes al efectivo

   • Inversiones a corto plazo (menor a 90 días).
   • Tienen gran liquidez.
   • Se encuentran sujetas a un riesgo insignificante.
   • Encontramos las siguientes inversiones:
     • Certificado de depósito a término (CDT).
     • Bonos
     • Fiducia
     • De acuerdo con la Norma Internacional de Contabilidad (NIC) 7 “Estados de flujos de efectivo”, expresa lo siguiente sobre los equivalentes al efectivo:
       • Un equivalente al efectivo no se tiene para propósitos de inversión, sino que su propósito es para cumplir los compromisos de pago a corto plazo.
       • Debe poder ser fácilmente convertible a una cantidad determinada de efectivo.
       • Debe estar sujeta a un riesgo insignificante de cambios en su valor.
       • En el caso de inversiones, deben tener un vencimiento próximo de, al menos, tres meses o menos desde la fecha de adquisición.
       • Los sobregiros bancarios, forman parte de la gestión del efectivo de la entidad (Varón, 2018, párr.5).
     • Clasificación de las Inversiones
       • De acuerdo con la intención de realización
         • Inversiones Temporales
           • Son inversiones que se hacen efectivas en un periodo inferior a un año.
         • Inversiones Permanentes
           • Su objetivo es mantenerlas hasta su vencimiento; es decir, no se espera convertirlas en efectivo antes un año.
       • De acuerdo con los rendimientos que generen
         • Inversiones de renta fija
           • Son inversiones que su rendimiento no cambia durante su vigencia.
             • Siempre produce los mismos rendimientos.
         • Inversiones de renta variable
           • Son inversiones cuyos rendimientos dependen del mercado
             • Se encuentra asociado al comportamiento de la oferta y la demanda.
       • De acuerdo con el control que ejerzan sobre el ente emisor
         • Inversiones de controlantes
           • son aquellas que se realizan a fin de ejercer un control sobre el ente emisor.
         • Inversiones no controlantes
           • No existe control de un ente, es decir, se poseen menos del 50 % de participación.

4. Política contable

   • Son las bases, normas y procedimientos que debe tener en cuenta una entidad para la medición, presentación y revelación de los elementos de los Estados Financieros.
   • Es importante definir las directrices para dar cumplimiento a dichos criterios, los cuales varían de acuerdo con el tipo de negocio y al entorno en el cual se desenvuelve.
   • Debe incluir:
     • Reconocimiento de los activos
       • Debe dar cumplimiento al concepto de activo, de acuerdo con los elementos que lo componen para el proceso de incorporación en el Estado de situación financiera.
       • Recordemos que un activo es “un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos” (Moncayo, 2016, párr.1).
       • Los activos se reconocen en el momento en que se presenta la transacción en efectivo o es transferido a una entidad financiera.
     • Medición
       • Es el proceso mediante el cual se reconocen y registran contablemente los hechos económicos.
         • Aquí se establece si la entidad, en el reconocimiento, medirá los activos a costo histórico o valor razonable teniendo en cuenta la moneda funcional y el hecho económico que se esté presentando, además de analizar las normas internacionales aplicables para seleccionar la base de medición más idónea para la empresa.
     • Presentación
       • Se define como el proceso mediante el cual se incorpora la información financiera y se presenta en los estados financieros para ser analizados por los usuarios de la información contable.
     • Revelación
       • Este proceso se realiza a través de la presentación de los estados financieros
         • Teniendo en cuenta las notas que reflejan, de forma detallada y desagregada, la información contable y financiera, para la adecuada toma de decisiones por parte de la administración.
     • Definir el objetivo de las políticas
       • Se debe establecer en verbo infinitivo, el fin que persigue el diseño de las políticas contables, que es dar aplicabilidad a la Norma Internacional de Información Financiera.
     • Relacionar el alcance
       • Expresar los elementos o partidas monetarias que se aplicarán a dicha política, en este sentido, dará aplicación al efectivo y sus equivalentes.
   • Norma Internacional
     • Analiza las siguientes normas, con el fin de tener en cuenta las bases de 9 Grupo de Ejecución de la Formación Virtual medición, como son:
       • Norma Internacional de contabilidad (NIC) 32
         • Instrumentos financieros: presentación
           • Objetivo
             • Establecer principios para presentar los instrumentos financieros como pasivos o patrimonio y para compensar activos y pasivos financieros.
           • clasificación de los instrumentos financieros (desde la perspectiva del emisor)
             • Activos
             • Pasivos financieros
             • Instrumentos de patrimonio
           • Clasificación de los intereses
           • Dividendos
           • Pérdidas
           • Ganancias relacionadas con ellos
           • Las circunstancias que obligan a la compensación de activos y pasivos financieros.
       • Norma Internacional de Información Financiera (NIIF) 7
         • Instrumentos financieros: información a revelar
           • Objetivo
             • Requerir a las entidades que, en sus estados financieros, revelen información que permita a los usuarios evaluar:
               • La relevancia de los instrumentos financieros en la situación financiera y en el rendimiento de la entidad.
               • La naturaleza y alcance de los riesgos procedentes de los instrumentos financieros a los que la entidad se haya expuesto durante el periodo y lo esté al final del periodo sobre el que se informa; así como la forma de gestionar dichos riesgos.
         • Los principios contenidos:
           • complementan a los de reconocimiento, medición y presentación de los activos financieros y los financieros de la NIC 32 Instrumentos Financieros:
             • Presentación y de la NIIF 9 Instrumentos Financieros. (CTCP, 2019a, p.229).
       • Norma Internacional de Información Financiera (NIIF) 9
         • Instrumentos financieros
           • Objetivo
             • Establecer los principios para la información financiera, sobre activos y pasivos financieros
               • Se presente información útil y relevante para los usuarios de los estados financieros
                 • Para la evaluación de los importes, calendario e incertidumbre de los flujos de efectivo futuros de la entidad (CTCP, 2019b, p.340).
                 • Para ampliar el alcance y lineamientos aplicables.
                 • Importante revisar la norma internacional vigente
                   • Con el fin de ampliar sus conocimientos sobre la temática.

5. Reconocimiento de efectivo y equivalente de efectivo.

   • La entidad define las partidas que hacen parte del efectivo y sus equivalentes, siendo muy detallada su descripción.
     • Cabe resaltar, que el efectivo hace parte el dinero que se encuentra en caja y las entidades financieras, sea de moneda nacional o extranjera.

6. Medición

   • La entidad debe registrar la base de medición inicial y posterior del efectivo y equivalentes al efectivo, teniendo en cuenta la normatividad legal vigente.
     • Especificarse el manejo, control características y directrices de caja general, caja menor y bancos, haciendo referencia al efectivo.
   • Se establecen los elementos que pertenecen a equivalente al efectivo, directrices, clasificación y manejo.
     • Debe definirse lo que corresponde a equivalentes al efectivo y a inversiones, con el fin de dar aplicabilidad a la norma internacional, de acuerdo con las bases establecidas.

7. Presentación

   • Se realiza a través de los estados financieros, teniendo en cuenta las políticas contables y normativa vigente.

8. Revelación

   • La revelación se presenta a través de las notas a los estados financieros, con el fin de proporcionar información clara, comprensible y oportuna para la toma de decisiones.

9. Norma Internacional de Contabilidad 21

   • Objetivo
     • Prescribir cómo se incorporan, en los estados financieros de una entidad, las transacciones en moneda extranjera y los negocios en el extranjero, y cómo convertir los estados financieros a la moneda de presentación elegida.
       • Los principales problemas que se presentan son:
         • La tasa o tasas de cambio a utilizar.
         • La manera de informar sobre los efectos de las variaciones en las tasas de cambio dentro de los estados financieros.
         • Esta norma se aplicará:
           • Al contabilizar las transacciones y saldos en moneda extranjera, excepto las transacciones y saldos con derivados que estén dentro del alcance de la NIIF 9- Instrumentos financieros.
           • Al convertir los resultados y la situación financiera de los negocios en el extranjero que se incluyan en los estados financieros de la entidad, ya sea por consolidación o por el método de la participación; y
           • Al convertir los resultados y la situación financiera de la entidad en una moneda de presentación. (CTCP, 2019c, p.503).

10. Las políticas de administración y control de efectivo

    • El conjunto de normas, procedimientos y medidas que se aplican para gestionar el dinero en efectivo y sus equivalentes, con el fin de garantizar la liquidez, evitar pérdidas, fraudes o errores y aprovechar al máximo los recursos disponibles.
      • Políticas de administración
        • Gestionar los recursos de manera eficiente, equilibrando la disponibilidad de dinero con la rentabilidad:
          • Planificación y previsión
            • Elaborar presupuestos de flujo de efectivo para saber cuánto dinero entrará y saldrá en periodos definidos (días, semanas o meses), con el fin de asegurar que haya fondos suficientes para cumplir con los compromisos.
              • Ejemplo
                • Cada mes, el administrador elabora un presupuesto estimando entradas (ventas al contado, tarjetas, transferencias) y salidas (proveedores, nómina, servicios, arriendo) para los próximos 3 meses. Se revisa cada semana para ajustar cambios.
                • - Presupuesto mayo 2026: - Entradas estimadas: $85.000.000 COP - Salidas estimadas: $72.000.000 COP - Excedente proyectado: $13.000.000 COP - En la semana de días festivos, se ajusta al alza la previsión de ventas y se asegura efectivo suficiente para cambio y pagos urgentes.
          • Determinación de saldo óptimo
            • Establecer la cantidad de efectivo que se debe mantener disponible: ni muy poco (para no cumplir obligaciones) ni demasiado (para no tener recursos ociosos que no generen ganancias).
              • Ejemplo
                • Mantener en caja un monto fijo para cambio y pagos menores: $1.500.000 COP. Todo excedente superior a esta cifra se deposita en la cuenta bancaria al final de cada día. No se mantienen más de $3.000.000 COP en efectivo en la tienda por seguridad.
                • - Al cierre del día, hay $2.800.000 COP en caja. Se retiran $1.300.000 COP y se llevan al banco, quedando solo los $1.500.000 COP establecidos. - Si hay menos de $1.000.000 COP, se solicita dinero a la cuenta bancaria para reponer hasta el monto óptimo.
          • Gestión de cobros
            • Acelerar las entradas de dinero: facturar con rapidez, ofrecer descuentos por pagos anticipados, hacer seguimiento a cuentas por cobrar y recibir los pagos lo antes posible.
              • Ejemplo
                • Se aceptan pagos en efectivo, tarjetas y transferencias. Se emite factura o comprobante en cada venta de forma inmediata. Se ofrece un 2% de descuento si el pago se realiza al contado o en los primeros 5 días para clientes mayoristas. Se hace seguimiento cada 8 días a cuentas pendientes.
                • - Un cliente compra mercancía por $2.000.000 COP. Paga al contado → paga $1.960.000 COP y se registra de inmediato. - Un cliente mayorista debe $5.000.000 COP con plazo de 30 días → al día 8 se envía un recordatorio de pago para evitar retrasos.
          • Gestión de pagos
            • Organizar las salidas de dinero para retrasarlas lo permitan sin afectar la reputación o los acuerdos, aprovechando plazos de pago y evitando gastos innecesarios.
              • Ejemplo
                • Los pagos a proveedores se realizan en la fecha límite acordada, sin pagar antes de tiempo a menos que haya descuento por pronto pago. Los gastos menores (menos de $200.000 COP) se pagan de la caja chica; gastos mayores se hacen por transferencia o cheque, con autorización previa.
                • - Factura de proveedor por $10.000.000 COP, plazo 30 días → se paga el día 28, aprovechando al máximo el plazo y manteniendo el dinero disponible mientras sea posible. - Compra de útiles de aseo por $80.000 COP → se paga directamente de caja chica y se guarda la factura como respaldo.
          • Inversión de excedentes
            • Colocar el dinero que no se va a usar a corto plazo en instrumentos seguros y de fácil recuperación (como depósitos a término, fondos de inversión de bajo riesgo) para que genere rendimientos sin perder disponibilidad.
              • Ejemplo
                • El dinero que no se usará en los próximos 15 días se invierte en un fondo de inversión de bajo riesgo o depósito a término con disponibilidad inmediata, para generar rendimientos sin perder liquidez.
                • - Se tienen $10.000.000 COP que no se necesitarán en 3 semanas → se invierten en un fondo que da un rendimiento mensual del 2,5%, pudiendo retirar el dinero en 24 horas si se requiere.
      • Políticas de control
        • Su función es proteger el efectivo, evitar fraudes, errores y garantizar que los registros sean exactos:
          • Segregación de funciones
            • Separar las tareas para que no las realice una sola persona: quien recibe el dinero no es quien lo registra ni quien lo administra; quien autoriza pagos es distinto de quien los ejecuta. Esto reduce el riesgo de malversación.
              • Ejemplo
                • - Cajero: recibe dinero, entrega cambio, emite comprobantes → NO registra contabilidad ni hace depósitos al banco. - Administrador: revisa cuadres, autoriza pagos, lleva registros contables → NO maneja efectivo directamente en ventas. - Propietario: revisa informes y conciliaciones → NO participa en operaciones diarias.
                • - El cajero recibe el dinero y anota cada venta en el sistema. Al final del día entrega el dinero y el reporte al administrador, quien cuenta el dinero y hace el registro contable y el depósito bancario. Ninguna persona tiene control total sobre todo el proceso.
          • Autorización de operaciones
            • Todos los desembolsos, transferencias o movimientos importantes deben estar aprobados por personal autorizado, y deben contar con documentos de respaldo (facturas, contratos, comprobantes).
              • Ejemplo
                • Todo retiro, pago o movimiento de dinero debe tener autorización escrita o digital del administrador o dueño. Ningún gasto se realiza sin documento de respaldo válido (factura, recibo, orden de compra).
                • - Para pagar el arriendo mensual ($3.500.000 COP) → se requiere firma de autorización y copia del contrato de arriendo y recibo de cobro antes de hacer la transferencia. - Un gasto imprevisto de reparación de equipos por $500.000 COP → debe ser aprobado por escrito antes de realizar el pago.
          • Registros contables claros
            • Llevar al día los registros de todas las entradas y salidas, clasificando cada operación correctamente para tener información confiable.
              • Ejemplo
                • Cada operación tiene su comprobante numerado y secuencial. Se lleva un libro de caja con todas las entradas y salidas, con fecha, monto, concepto y persona que intervino. Todos los comprobantes se archivan por orden cronológico.
                • Cada venta genera un recibo numerado (del 0001 al 9999). Si se anula una venta, se guarda el recibo anulado y se explica el motivo. En el libro de caja se escribe: “24/05/2026 - Venta camisetas - $350.000 COP - Recibo 0145”.
          • Conciliaciones periódicas
            • Comparar los saldos contables con los registros bancarios y con el efectivo físico disponible, para detectar errores o diferencias y corregirlos a tiempo.
              • Ejemplo
                • Se hace cuadre de caja diario: se compara el dinero físico con el registro del sistema. Se hace conciliación bancaria mensual: se compara el saldo en libros con el saldo del extracto bancario, explicando diferencias. También hay arqueos sorpresivos cada 15 días.
                • - Cuadre diario: - Ventas registradas: $4.200.000 COP - Dinero contado en caja: $4.190.000 COP - Diferencia: -$10.000 COP → se registra, se investiga y se corrige en los registros. - Conciliación bancaria: se verifica que todos los depósitos y pagos coincidan con los movimientos del banco, ajustando cheques pendientes o comisiones bancarias.
          • Medidas de seguridad
            • Guardar el efectivo en lugares seguros (cajas fuertes), usar sistemas de vigilancia, manejar el dinero de forma reservada y verificar la autenticidad de los billetes.
              • Ejemplo
                • El efectivo se guarda siempre en caja fuerte cerrada con llave y clave, solo accesible al personal autorizado. El transporte de dinero al banco se hace en horarios seguros y preferiblemente en compañía de otra persona o servicio de seguridad. Se revisa la autenticidad de billetes grandes.
                • Al final del día, el dinero se guarda en la caja fuerte con doble cerradura. Para sacar el dinero para depositar, lo hacen dos personas juntas. Se usa un detector de billetes falsos para montos mayores a $100.000 COP.
          • Auditorías y revisiones
            • Realizar controles internos o externos de forma periódica, incluso sorpresivamente, para verificar que se cumplan las normas y que no haya irregularidades.
              • Ejemplo
                • Cada semestre se hace una revisión interna y una vez al año una auditoría externa para verificar que todas las políticas se cumplen y que no haya errores o fraudes.
                • El auditor revisa registros, comprobantes, cuadres y conciliaciones de los últimos 6 meses, y verifica que todas las autorizaciones estén en regla, emitiendo un informe de cumplimiento.

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