SISTEMA DE CONTROL DE COMPRAS

SISTEMA DE CONTROL DE COMPRAS

1. IMPORTANCIA

   • Asegurar el aprovisionamiento de sumonistro y materias primas y servicios con un flujo contnuo y adecuado para suplir las necesidades del hotel
     • INFLUENCIA
       • 1. EL COSTE DE LA MATERIA PRIMA
         • Manejar el costo adecuado de la materia prima en cada departamento
       • 2. LA INVERSIÓN EN EXISTENCIAS
         • Es la gestiòn optima de la existencias en el almacén para no incrementar los costos
       • 3. LA FINANCIACIÓN DE PROVEEDORES
         • Pagar a los proveedores en un determinado plazo desde la entrega de la mercancia.

2. OBJETIVOS

   • ADMINISTRATIVOS U OPERATIVOS
     • Continuidad del suministro
     • Rotación óptima de Stocks
     • Calidad y precio
     • Costes de compras
     • Política de pagos
   • CONTABLES O FINANCIEROS
     • Registro de periodo, importe y cuentas
     • Operar efectivamente
     • Registrar los reportes fianancieros para ser debidamente soportados.
     • Registrar descuentos. devoluciones y bonificaciones
     • Registrar y clasificar las transacciones
     • Actualizar los registros auxiliares
     • Realizar cuentas de Mayor de manera rutinaria y periódica de fuentes fiables, segun políticas y critérios de la dirección

3. DEPARTAMENTOS

   • DPTOS QUE INTERVIENE EN EL SISTEMA DE COMPRAS
     • Jefe de compras
     • Proveedores
     • Almacenes
     • Intervención y control
     • Contabilidad
     • Dpto Financiero
     • Dpto de Análisis
   • DPTOS CON CONSUMO DE MATERIA PRIMA
     • Alimentación
     • Bebidas
     • Restaurantes y Bares
     • Pisos
     • Lavandería
     • Mantemiento
     • Publicidad, Marketing
     • Recepción, Admon.

4. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

   • COMPRAS
     • Listado de artículos
     • Pedido interno
     • Listado de Proveedores autorizados
     • Pedido externo
     • Recepción de la mercancia
     • Pase a libros auxiliares
     • El diario de compras
     • Intervención de las operaciones
     • Contabilización
     • Conciliación
   • PAGOS
     • Recepción de facturas
     • Verificación
     • Talón
     • Pagos y contabilización

5. TÉCNICAS DE CONTROL

   • DE PREVENCIÓN
     • AUTORIZACIONES
     • VERIFICACIÓN DE FATOS
     • VALIACIÓN DE DATOS
       • SEGREGACIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
         • NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEFINIDOS Y COMUNICADOS
   • DE DETECCIÓN O DESCUBRIMIENTO
     • INVENTARIOS FISICOS PERIODICOS
       • ARCHIVOS
         • COMPARACIONES Y ANÁLISIS DE VARIACIONESANORMALES
           • CONCILIACIONES Y ANÁLISIS DE PARTIDAS DE CONCILIACIÓN
             • CONFIRMACIONES Y ANÁLISIS DE DISCREPÁNCIAS

6. ESTADÍSTICAS DE COMPRAS

   • INFORMACIÓN CONTABLE QUE PASA POR LOS ESTADOS FINANCIEROS. SE MANEJAN DIFERENTES TIPOS DE ESTADÍSTICA, IMPORTES POR ARTÍCULOS, POR GRUPOS DE ARTÍCULO, POR PROVEEDOR.

7. CONTROL DE INVENTARIOS

   • IMPORTANTE ACTIVIDAD QUE SE REALIZA MÍNIMO UNA VEZ POR MES. LOS ACTIVOS EN EL BALANCE CORRESPONDERÁN AL VALOR EXCTO DEL INVENTARIO. HAY QUE REALIZARLO DE UN MODO PROGRAMADO PARA QUE CORRESPONDA A LOS ACTIVOS REALES DE LA EMPRESA