Planejamento e Projetos em Eventos

Planejamento e Projetos em Eventos

1. O que é um evento: É todo acontecimento planejado para um grupo de pessoas para alcançar um objetivo.

   • Classificação de Eventos:
     • Por abrangencia: Mundial, Internacional, Nacional, Regional e local
       • Por data ou frequência: Permanente, esporádico, unico e de oportunidades
         • Por objetivo ou area de interesse: artístico, cultural, religioso, folclórico, educativo, gastrônomico
       • Por dimensão: Micro -100 pessoas, Pequeno porte: 101 a 500 pessoas, Médio porte: 501 a 2500 pessoas, Grande porte: 2501 a 5000 pessoas, Mega evento: acima de 5000 pessoas
         • Perfil dos participantes: Geral, dirigido e específico
           • Pelo tipo de adesão: Fechado ou aberto

2. Tipologias de Eventos

   • Eventos Sociais: Casamentos, aniversário, velório, Chás, noivados, batizados, bar-mitzvah, formaturas
     • Eventos de Convivência: Almoço, Jantar, happy our, coffe break, banquete, brunch
       • Eventos corporativos ou empresáriais: Caracteristicas: Fazer negócios e ampliar comunicação
         • Exposição: É fixa, visa divulgar o produto
           • Feira: É ampla, fixa e visa vender o produto
             • Salão: É amplo, fixo e visa divulgar o produto
               • Motra: É pequeno, circulante e visa divulgar o produto
                 • Programa de visitas: Consite na recepção de grupo de pessoas numa organização
                   • Concursos: São disputas com regras, consiste na divulgação de critérios e premiações
                     • Desfiles: Evento promocional, geralmente promovido por confecções, para demonstração de seus produtos
                       • Leilões: Consiste na venda pública e objetos, arrematos através do maior lance, necessita de um leiloeiro oficial
                         • Lançamento de produto: Ato de divulgar um novo produto ou serviço ao público consumidor
                           • Inaugurações: Evento que marca o início das atividades de uma determinada obra concluída ou reformada
                             • Road Show: Consiste na divulgação de produtos ou serviços através da ultilização de uma carreta
                               • Convenção: É uma reunião promovida por empresas, setores industriais e partidos politicos, com finaliadde de motivar e entegrar, pois propícia grande troca de informação

3. Eventos Técnicos Cientificos: Caracteriza-se pela troca de informação, conhecimento e ciência

   • Conferência: Reunião bastante formal, com apresentação de um tema por autoridades no assunto, para um grande numero de pessoas
   • Palestra: É a exposição de um assunto para uma platéia pequena, tem curta duração de caracter informativo
     • Simpósio: São vários especialistas que apresentam seus pontos de vista do assunto em pauta, com diversos trabalhos, tem duração média de 3 dias
       • Mesa de discussão: Discussão com um número maior de participantes e a platéia participa
         • Debate: Discussão com 2 participantes ou mais, com pontos de vista diferentes, a platéia não participa tem que ser polêmico
           • Congresso: Reunião promovida por grupos profissionais, tem vários dias de duração, visando debater assuntos de interesse do ramo profissional
             • Seminário: Tem duração média de um dia, e é dividida em três partes, 1ª apresentação (exposição) 2ª divisão dos trabalhos (discussão) 3ª Conclusão
               • Fórum: Consiste em conseguir efetivar a particiapção de um público numeroso, caracteriza-se pela discussão e debate, com a participação da platéia
                 • Painel: Cada um apresenta sua palestra na qual tem um painel físico

4. Natureza básica de um evento

   • Informativa: Registrar fatos, divulgação de informações, troca de experiência,. Ex.: Seminário, simpósio, palestra etc
     • Motivacional: Entrosamento, intergração, geração de espírito de equipe. Ex.: congresso, workshop, convenção etc
       • Promocional: Divulgação de marcas, produtos, empresas, venda, comercialização, inserção de marcas e produtos no universo consumidor. Ex.: Feira, exposição, salão etc
         • Institucional.: Geração ou mudança de imagem de produto ou organização, obtenção de notícia, relação harmoniosa com diferente públicos. Ex.: Programa de visita, campanha de incentivo, entrevista coletiva

5. Cadeia Produtiva

   • Entidade Promotora: Cliente contratante, "Dono do Evento", idéia, necessidade, iniciativa pela realização do evento, responsável legal e financeiro
     • Entidade organizadora: Geralmente o primeiro fornecedor contratado de um evento, responsável por selecionar, contratar, treinar e acompanhar os demais fornecedores de um evento, responsável pela operacionalização e execução, projeto e proposta
       • Entidade fornecedora: Patrocinador, faz investimento, esperando retorno financeiro, Apoiadora: investe produtos ou serviços em troca de divulgação de sua marca, Doadora: faz investimento financeiro ou fornece produtos e serviços sem exigir nada em troca, Expositor: expoe, pagar para ocupar um espaço dentro do evento, geralmente stand comercializado por m²
         • Apoiadora institucional: fornece seu nome que da credibilidade ao evento
           • Cliente Final: público alvo do evento

6. Planejamento de Eventos:

   • Pré-evento: Seleção de todos os fornecedores, público alvo, data, horário, agenda, equipe, cheklist, cronograma
     • Trans-evento: Montagem, coordenação executiva e fluxo
       • Pós-evento: Limpeza, pagamento de fornecedores, portfólio, devolução e entrega de relatórios
   • 20 elementos do planejamento de um evento: Conceito, objetivo, convite, lista de convidados, público, local, data, horário, estacionamento, manobrista, segurança, som, iluminação, decoração, A&B, brindes, equipamentos diversos, suporte e atração musical