MÉTODOS INTERACTIVOS

Annotations:

• Objetivos: 1. Reconocer el valor de los métodos interactivos para la recopilación de información. 2. Formular preguntas para una entrevista con el fin de recabar los requerimientos de información. 3. Estructurar entrevistas de una forma significativa. 4. Entender el concepto de JAD y saber cuándo utilizarlo. 5. Escribir preguntas efectivas para las encuestas. 6. Diseñar y aplicar cuestionarios efectivos.

1. ENTREVISTAS

   Annotations:

   • En la entrevista se entabla una relación con alguien que probablemente sea un extraño para usted. Necesita establecer confianza y entendimiento rápidamente, pero al mismotiempo debe mantener el control de la entrevista. También necesita vender el sistema ofreciéndole la información necesaria a su entrevistado. Esto lo puede conseguir planificando la entrevista antes de realizarla, de tal manera que la conducción de la misma sea algo natural para usted. Afortunadamente, la realización eficaz de entrevistas es algo que puede apren- derse. Conforme practique, verá sus progresos.
   1. CINCO PASOS PARA PREPARAR UNA ENTREVISTA
      1. Leer los antecedentes

         Annotations:

         • Leer y entender tanto como sea posible los antecedentes de los entrevistados y su organización.
      2. Establecer los objetivos de la entrevista

         Annotations:

         • Utilice los antecedentes que haya recopilado así como su propia experiencia para establecer los objetivos de la entrevista.
      3. Decidir a quién entrevistar

         Annotations:

         • Cuando tenga que decidir a quién entrevistar, incluya a gente clave de todos los niveles que vayan a ser afectadas por el sistema de alguna manera.
      4. Preparar al entrevistado

         Annotations:

         • Prepare a la persona que va a ser entrevistada hablándole por anticipado o enviándole un mensaje de correo electrónico y dándole tiempo para pensar en la entrevista. Si va a realizar una entrevista a profundidad, puede enviar sus preguntas por correo electrónico con antelación para darle tiempo al entrevistado a que piense sus respuestas.
      5. Decidir el tipo de preguntas y la estructura

         Annotations:

         • Escriba preguntas que abarquen las áreas clave de la toma de decisiones que haya descubierto al determinar los objetivos de la entrevista. Las técnicas apropiadas para preguntar son el corazón de la entrevista.
   2. TIPOS DE PREGUNTAS
      1. Preguntas abiertas
      2. Preguntas cerradas
      3. Sondeos
   3. CÓMO COLOCAR LAS PREGUNTAS EN UNA SECUENCIA LÓGICA
      1. Uso de una estructura de pirámide

         Annotations:

         • La organización inductiva de preguntas de la entrevis- ta se puede visualizar como si se tuviera una forma de pirámide. Con base en esta forma, el entrevistador empieza con preguntas, a menudo cerradas, muy detalladas. Posteriormente, el entrevistador extiende los temas permitiendo preguntas abiertas y respuestas más generalizadas
      2. Uso de una estructura de embudo

         Annotations:

         • En el segundo tipo de estructura, el entrevistador adopta un método deductivo al iniciar con preguntas generales y abiertas, y luego limitar las posibles respuestas utilizando preguntas cerradas.
      3. Uso de una estructura de diamante

         Annotations:

         • Con frecuencia es mejor una combinación de las dos estructuras anteriores, lo cual da como resultado una estructura de diamante. Esta estructura implica empezar de una manera muy específica, después se examinan los aspectos ge- nerales y finalmente se termina con una conclusión muy específica,
   4. REDACCIÓN DEL INFORME DE LA ENTREVISTA

      Annotations:

      • Aunque la entrevista misma haya concluido, su trabajo de análisis de los datos de ésta apenas comienza. Necesita captar la esencia de la entrevista a través de un informe escrito. Es indispensable que escriba dicho informe lo más pronto posible después de la entrevista. Este paso es otra forma de asegurar la calidad de los datos de la entrevista. Cuanto más tiempo espere para hacer el informe de su entrevista, más dudosa será la calidad de sus datos.
2. DISEÑO CONJUNTO DE APLICACIONES (JAD)

   Annotations:

   • método alternativo para entrevistar a los usuarios uno a uno. Las razones para usar JAD son reducir el tiempo (y el costo) requerido por las entrevistas personales, mejorar la calidad de los resultados de la evaluación de los requerimientos de información y generar una mayor identificación del usuario con los nuevos sistemas de información como resultado de los procesos participativos.
   1. CONDICIONES QUE APOYAN EL USO DE JAD

      Annotations:

      • La siguiente lista de condiciones le ayudará a decidir cuándo puede ser provechoso el uso de JAD. Considere el uso del diseño conjunto de aplicaciones cuando: 1. Los grupos de usuarios están intranquilos y quieren algo nuevo, no una solución común a un problema típico. 2. La cultura organizacional apoya los métodos conjuntos de resolución de problemas entre diversos niveles de empleados. 3. Los analistas prevén que la cantidad de ideas generadas por medio de las entrevistas uno a uno no será tan abundante como la cantidad de ideas que se podrían obtener de un ejercicio en grupo. 4. El flujo de trabajo de la organización permite la ausencia de personal importante durante un periodo de dos a cuatro días.
   2. QUIÉN ESTÁ INVOLUCRADO

      Annotations:

      • Las sesiones de diseño conjunto de aplicaciones incluyen una variedad de participantes, analistas, usuarios, ejecutivos, etc, que aportarán su experiencia y habilidades, en diferente medida, a las sesiones. Aquí su principal interés es que todos los miembros del equipo que participarán en el proyecto se comprometan e involucren con el enfoque JAD.
   3. DÓNDE CELEBRAR LAS REUNIONES DE JAD

      Annotations:

      • De ser posible, recomendamos que las sesiones de dos a cuatro días se realicen fuera de las oficinas de la organización, en ambientes cómodos.
3. USO DE CUESTIONARIOS

   Annotations:

   • El uso de cuestionarios es una técnica de recopilación de información que permite a los analistas de sistemas estudiar las actitudes, creencias, comportamiento y características de muchas personas importantes en la organización que podrían resultar afectadas por los sistemas actuales y los propuestos.
   1. REDACCIÓN DE PREGUNTAS

      Annotations:

      • La diferencia más importante entre las preguntas que se utilizan para la mayoría de las entrevistas y aquellas usadas en los cuestionarios es que las entrevistas permiten la interacción entre las preguntas y sus significados. En una entrevista el analista tiene la oportunidad de refinar una pregunta, definir un término confuso, cambiar el curso de las preguntas, responder a una mirada desconcertada y controlar generalmente el contexto.
   2. USO DE ESCALAS EN LOS CUESTIONARIOS

      Annotations:

      • El escalamiento es el proceso consistente en asignar números u otros símbolos a un atributo o característica con propósitos de medición. Las escalas son a menudo arbitrarias y en al- gunos casos no son únicas.
      1. Medición

         Annotations:

         • Por lo general, los analistas de sistemas utilizan dos diferentes formas de escalas de medición: 1. las escalas nominales y 2. las escalas de intervalos.
      2. Validez y confiabilidad

         Annotations:

         • Hay dos medidas de desempeño en la construcción de escalas: la validez y la confiabilidad.
      3. Construcción de escalas

         Annotations:

         • La construcción real de escalas es una tarea seria. La construcción negligente de escalas puede originar alguno de los siguientes problemas: 1. Condescendencia. 2. Tendencia central. 3. Efecto de halo.
4. DISEÑO DE CUESTIONARIOS

   Annotations:

   • Un cuestionario bien diseñado puede ayudar a superar parte de esta reticencia a responder. A continuación mencionamos algunas reglas para diseñar un buen cuestionario: 1. Deje bastante espacio en blanco. 2. Proporcione suficiente espacio para escribir las respuestas. 3. Facilite a los encuestados que marquen con claridad sus respuestas. 4. Mantenga un estilo consistente.
   1. El orden de las preguntas

      Annotations:

      • No hay una manera de ordenar las preguntas del cuestionario que se considere como la mejor. Una vez más, conforme ordene las preguntas, debe pensaren los objetivos que persigue con el cuestionario y a continuación determinar la función de cada pregunta en la consecución de sus objetivos. También es importante considerar el cuestionario desde el punto de vista del encuestado.
5. APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS
   1. Encuestados

      Annotations:

      • La decisión sobre quién recibirá el cuestionario se toma en conjunto con la tarea de establecer los objetivos que se persiguen con los resultados del mismo.
   2. Métodos para aplicar el cuestionario

      Annotations:

      • El analista de sistemas tiene varias opciones para aplicar el cuestionario, y el método de administración es a menudo determinado por el estado de la empresa. Entre las opciones para aplicar el cuestionario se encuentran las siguientes: 1. Citar al mismo tiempo a todos los encuestados. 2. Entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos cuando estén ter- minados. 3. Permitir a los encuestados que llenen el cuestionario por sí mismos en su trabajo y quelo dejen en una caja colocada en algún punto central. 4. Mandar por correo los cuestionarios a los empleados de las sucursales e indicarles una fecha límite, instrucciones y enviarles sobres con envío prepagado para que devuelvan los cuestionarios llenos. 5. Aplicar el cuestionario a través de correo electrónico o la Web.