¿Qué es una base de datos?

¿Qué es una base de datos?

1. Lección 1: Trabajar con Bases de Datos

   • Access 2010 es un programa en el que podrás crear y administrar bases de datos, pero antes de comenzar a usarlo, lo primero que debes tener claro es qué es exactamente una base de datos.
     • ¿Para qué sirve una base de datos? Puede que no sea sencillo darse cuenta de la gran utilidad que tienen las bases de datos, pero puede que al ver cómo la usan las personas, encuentres una gran oportunidad para tus propios intereses.
       • ¿Por qué usar bases de datos? Si una base de datos está compuesta por listas y tablas, similares a las que se hacen en excel, ¿Por qué no usar excel para crear bases de datos? Bueno, existen un par de diferencias importantes.
         • Elementos u objetos de Access Las bases de datos en Access se componen de cuatro elementos objetos fundamentales: las tablas, los formularios, las consultas y los reportes. Aquí te mostraremos en qué consiste cada uno de ellos.
           • Formularios - Consultas - Reportes Aunque las tablas almacenan todos tus datos, únicamente los tres objetos restantes de Access te permiten trabajar con ellos. Los formularios, las consultas y los reportes son la forma de interactuar con la base de datos. Los Formularios Los formularios se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. Muy probablemente hayas tenido que llenar un formulario alguna vez, como cuando aplicas para un trabajo o cuando te registras en el médico... ah y también cuando abres una cuenta de correo electrónico en internet.

2. Lección 2 : Comenzar a trabjar con access 2010

   • Interfaz de Access 2010 Cuando estás aprendiendo a usar un nuevo programa, es importante que te familiarices con su ventana y las herramientas en ella. Access no es diferente; comprender su entorno hará que aprendamos a usarlo más fácilmente.
     • La barra de herramientas de acceso rápido La Cinta de Opciones El panel de navegación Panel de objeto Barra de navegación de registros Barra de búsqueda
     • Acciones del panel de navegación Por defecto, verás que en el panel de navegación están organizados los objetos por tipo: las tablas en un grupo, los formularios en otro y así sucesivamente. Sin embargo, si lo deseas, puedes organizar los objetos en los grupos que prefiera
       • Visualizar los datos 4. Panel de objeto La mayor parte de la ventana de Access 2010 está conformada por el panel de objetos, ya que es allí donde se concentra la mayor parte del trabajo. En este espacio podrás visualizar cada uno de los objetos de tu base de datos e ingresar los datos en cada uno de ellos. En caso de que tengas abierto más de un objeto, estos se almacenarán en pestañas en la parte superior del panel. Haz clic en la X del extremo superior derecho para cerrar el objeto que estás trabajando.
         • Vista Backstage ¿Para qué sirve la Vista Backstage? La vista Backstage te mostrará varias opciones y comandos como Abrir, Guardar, Imprimir y crear una nueva base de datos (Nuevo). Su funcionamiento es similar al de los demás programas de Office 2010.

3. Lección 3 : Trabajar con tablas

   • Tablas en Access 2010 Mientras que hay cuatro tipos de objetos de base de datos en Access 2010, las tablas son, posiblemente, las más importantes.
     • Agregar registros e introducir datos Introducir datos en tablas de Access es muy similar a introducir datos en Excel. Para trabajar con registros, tendrás que introducir datos en las celdas.
       • Editar registros Para editar rápidamente cualquier registro dentro de una tabla, puedes hacer clic sobre él y escribir los cambios. Sin embargo, Access también te permite buscar y reemplazar una palabra dentro de varios registros y eliminar registros por completo.
         • Modificar la apariencia de la tabla Access 2010 te ofrece distintas maneras para modificar la apariencia de tus tablas. Estos cambios no solamente hacen que tu tabla luzca mejor, también pueden hacer que la tabla sea fácil de leer.
           • Ocultar campos Si tienes un campo que no planeas editar o no deseas que otras personas lo editen, puedes ocultarlo. Un campo oculto es invisible, pero sigue siendo parte de tu base de datos. Los datos dentro del campo oculto aún poseen formas de acceso, desde formularios, consultas, informes o cualquier tipo de tabla relacionada.

4. Lección 4: Trabajar con formularios

   • Aprender a usar formularios Aunque en Access 2010 siempre puedes usar las tablas para ingresar la información a tu base de datos, tal vez te resulte más fácil si lo haces usando formularios. Estos te ayudarán a asegurarte de ingresar los datos en el lugar correcto, en los campos correctos y en el formato correcto. ¿Por qué usar formularios? Muchos de nosotros llenamos formularios con tanta frecuencia que casi nunca notamos cuando se nos pide usarlos. Los formularios son muy populares porque son útiles para ambas partes: tanto para la persona que solicita la información como para la persona que la provee.
     • Encontrar un registro existente para ver o editar Existen dos maneras de encontrar y ver un registro existente usando un formulario, ambas utilizan la barra de navegación en la parte inferior de la pantalla.
   • Lección 5: Diseñar Búsquedas o consultas
     • Llegó el momento de poner a prueba las habilidades que adquiriste durante esta lección de Access 2010. A continuación, descarga el documento guía y sigue las instrucciones. Ejemplo ejercicio Abre el formulario. Crea un nuevo registro. Abre otro formulario. Busca los datos que desees y realiza cambios en ellos.
       • ¿Qué es una consulta y cómo utilizarla? El verdadero poder de una base de datos relacional es la capacidad que tiene de recuperar y analizar los datos rápidamente mediante la ejecución de una consulta.
         • ¿Qué son las consultas? Consultas. Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseas.
           • ¿Cómo se utilizan las consultas? Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples tablas.
             • Diseñar consultas simples de una única tabla Vamos a familiarizarnos con el procedimiento que debes seguir para realizar el diseño de consultas. Primero, vamos a empezar diseñando una consulta simple de una única tabla.
               • Diseñar consultas en multiples tablas Las consultas pueden ser difíciles de entender y construir, si no tienes idea de lo que estás tratando de encontrar y cómo encontrarlo. Una consulta de una sola tabla puede ser muy simple, pero a medida que pasa el tiempo podrás construir consultas más complejas por lo que tendrás que planificar esta con anticipación.
                 • Crear consultas en múltiples tablas Me parece excelente planificar la consulta antes de realizarla. Así, ahorramos más tiempo. Ahora cuéntame ¿qué debo hacer para crear consultas en múltiples tablas? Después de planear la consulta, podemos empezar a diseñarla y ejecutarla. Si has creado una planeación escrita para ésta, asegúrate de dirigirte a ella a medida que vayas diseñando la búsqueda.
                 • ¿Cómo modificar una consulta? Access 2010 ofrece muchas opciones que permiten diseñar y ejecutar consultas para que puedas acceder a la información que estás buscando. Si sabes cómo usar las opciones de consulta, podrás diseñar cualquier tipo de búsqueda en tu base de datos.
                   • ¿Qué es y cómo crear una consulta de totales? En algunos momentos establecer los criterios de búsqueda no arrojará los resultados que necesitas, sobre todo si estás trabajando con números. Es posible que desees ver, agrupar o contar los resultados de una consulta. Access 2010 te ofrece varias opciones que hacen posible realizarlo. Cuando se utiliza la función totales en una consulta, los datos de los campos se agrupan por valor, es decir, todos los elementos de un tipo se encuentran juntos. Por ejemplo, en una consulta de este tipo: los servicios más usados en el mes de mayo. Cada servicio prestado se muestra en una sola fila no importa cuantas veces lo hayan usado.

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