ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL TERMINADO

Mateo gonzalez
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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL TERMINADO
1 HISTORIA DEL ARCHIVO
1.1 Los imperios nacidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcias y griega, se posee perseverancia de la existencia de archivos y de capitales establecidos.
1.1.1 Los primitivos documentos son expedientes legales
1.1.1.1 de manera que, Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado modelos de la duración de registros del envejecimiento. Los sumerios, los Arcadios y los babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas rectángulas con filos ovaladas y se firmaba siendo blandas. Escribían con un punzón metálico. Se utilizaba el manuscrito cuneiforme. A veces se escribía sobre madera, marfil y pieles.
1.1.1.2 Los archivos y documentos quedaban a cargo de los Escribas. Eran una variedad dirigente que se producen en el auxilio a los templos.
1.1.1.3 Se crean establecimientos específicos para los archivos. Se indagaba que hubiera una climatización apropiada. Las tablas se instalaban en los muros sobre estanterías de labor enterradas de asfalto
1.1.1.4 Los documentos regularmente eran de acceso exclusivo. Simplemente lograban utilizarlo sus fabricantes y los oficiales de la dirección con legalización previa.
1.1.1.5 Enfatizaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablas de tierra, se hallaron libros con balance, registros de negocios bancarios entre otras.
1.1.1.6 En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se descubría Iasim Sumus, el primer archivero del que poseemos informe
2 DEFINICION DEL ARCHIVO
2.1 El registro proviene del latín archivum, sin embargo su principio más antiguo se halla en la lengua griega y se pude convertir como residencia de los magistrados. El término se manipula para designar al conjunto sistemático de documentaciones que una sociedad u otras entidades fabrican el cuadro de actividades y funcionamientos
3 OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS
3.1 El archivo es la recordación de una sociedad, personificada en la subsistencia de las documentaciones. Hay 4 objetivos de los archivos y son:
3.1.1 • Establecer un centro de información disponible en todo tiempo. • Afirmar un perfecto mantenimiento de los escritos. •Satisfacer efectivamente las exigencias de consulta e información • Custodiar en discreción, bajo seguridades exclusivas los documentos legales como transacciones, escritos, entre otros.
4 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
4.1 VALORACION
4.1.1 Análisis e identificación de los valores documentales.
4.2 VALOR DOCUMENTAL
4.2.1 Documentos, de carácter administrativo, legal, fiscal o contable (valor primario), testimonial e informativo en los archivos (valor secundario).
4.2.1.1 Valor administrativo de carácter productivo, empresarial, o institucional.
4.2.1.2 Valor contable de carácter contable y financiero
4.2.1.3 Valor histórico de carácter histórico.
4.2.1.4 Valor jurídico Documento, se refiere a derechos u obligaciones jurídicas
4.2.1.5 Valor legal de carácter testimonial ante la ley.
4.2.1.6 Valor primario de carácter legal, jurídico, administrativo, y contable desde su creación.
4.2.1.7 Valor secundario Documento que pierde su valor primario, y tiene utilidad histórica y social.
4.2.1.8 Vigencia documental Ciclo vital de los documentos.
5 SERVICIO DE ARCHIVO
5.1 Herramientas que establece la ley 594 del 2000 para la gestión documental
5.1.1 Servicio de consulta Herramienta importante de investigación, para la necesidad del usuario
5.1.2 Servicio de referencia Es el servicio prestado para las consultas del usuario, físico, audiovisual y cartográfico.
5.1.3 Servicio de vencimiento establecer el tiempo de duración de préstamos documentales
5.1.4 Servicio reprográfico conservación microfilmación digitalización, del archivo histórico
5.1.5 Servicio de información sobre memoria institucional y técnica información escrita, grafica, audiovisual y bibliográfica.
6 CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS
6.1 Los archivos se clarifican según el tiempo:
6.1.1 SEGÚN EL LUGAR DE ARCHIVOS
6.1.1.1 · CENTRALIZADO: Toda la información de la compañía se guarda en un solo establecimiento.
6.1.1.2 DECENTRALIZADO: la búsqueda se guarda en diferente punto.
6.1.2 SEGÚN LA CONTINUIDAD DE CONSULTA
6.1.2.1 ACTIVO: Se consulta de forma habitual.
6.1.2.2 SEMIACTIVO: Se conserva en un ciclo de tiempo acordado y después se examina cuál de ellos se reubica al archivo inactivo.
6.1.2.3 INACTIVO: pergaminos que no se consulta, o si se hace se creará de manera eventual.
6.1.3 SEGÚN LO QUE SE QUIERE RECOPILAR
6.1.3.1 ARCHIVO HORIZONTAL: se recopilaran de forma horizontal uno sobre otro
6.1.3.2 ARCHIVO VERTICAL: Se instalarán de forma vertical, una detrás de otro.
6.1.3.3 ARCHIVO LATERAL: Los documentos se sitúan de forma lateral, lo que accederá ver los respaldos de representación de las carpetas.
6.1.4 EN FUNCION DE LA RESERVA
6.1.4.1 PERSONALES: Reservado a única persona y que, por tanto deberá disponer de un cierre de seguridad.
6.1.4.2 DEPARTAMENTALES: tienen acceso solo las personas concernientes al departamento.
6.1.4.3 GENERALES: cualquier persona que tiene los permisos oportunos en el que puede acceder al registro y así delimitar cualquier tipo de documento.
6.2 SEGÚN EL CICLO VITAL
6.2.1 SE DESGIGNA SEGÚN SUS ETAPAS
6.2.1.1 ARCHIVO DE GESTION: Está sujeta a la consulta administrativa por la formación.
6.2.1.2 ARCHIVO CENTRAL: Agrupación de documentos trasladados a diferentes archivos de servicio
6.2.1.3 ARCHIVO HISTORICO: Son documentos que se transfiere al archivo central como conservación.
6.3 SEGÚN SU NATURALEZA
6.3.1 SE CALSIFICA De acuerdo al tipo de entidad
6.3.1.1 ARCHIVO PUBLICO: Todo documento que pertenece a las entidades públicas.
6.3.1.2 ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquellos documentos que por su valor histórico, investigativo científico o cultural son de interés público.
6.3.1.3 ARCHIVO PRIVADO: documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas
7 CUALIDADES DEL ARCHIVISTICO
7.1 Son aquellos que tienen el conocimiento del archivístico:
7.1.1 ORDEN
7.1.2 RESPONSABILIDAD
7.1.3 PRONTITUD
7.1.4 CORDIALIDAD
7.1.5 SIGILIO PROFESIONAL
7.1.5.1 personas que cumplen las funciones administrativas, archivista, deben ser personas reservadas y de confidencialidad que se maneja.
7.1.6 CONCENTRACION
8 CUALIDADES DEL ARCHIVO
8.1 son características de documentos que componen un archivo:
8.1.1 ECONOMICOS:información sobre perfiles de empresa, tales como: cotizaciones e informes económicos.
8.1.2 SIMPLES:Identifican el contenido de la información de manera sencilla.
8.1.3 FUNCIONALES: Permiten la operación de archivar y consultar de manera eficiente
8.1.4 EXACTOS: Clarificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.
8.1.5 TECNICOS: Se registran situaciones la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente el personal técnico de archivo.
9 CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS
9.1 se clasifican de acuerdo al orden territorial que administra el Archivo General de la Nación Según el artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se clasifican en:
9.1.1 Archivo General de la Nacion
9.1.1.1 regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a la pertinencia pública de cada una de sus entidades:
9.1.1.1.1 Archivo general del departamento Archivo general del municipio Archivo general del distrito
9.1.1.1.1.1 Territorialidad: los archivos desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
9.1.1.1.1.1.1 Archivos de entidades del orden nacional. Archivos de entidades del orden departamental. Archivos de entidades del orden distrital. Archivos de entidades del orden metropolitano. Archivos de entidades del orden municipal. Archivos de entidades del orden loca. Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley. Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.
9.1.1.2 Organización del Estado: Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista de la organización del estado, se clasifican en:
9.1.1.2.1 Archivos de la rama ejecutiva. Archivos de la rama legislativa. Archivos de la rama judicial .Archivos de los organismos de orden de control. Archivos de los organismos autónomos
10 TIPOS DE ARCHIVADORES
10.1 Archivador vertical: Se colocan junto al escritorio en oficinas, Tiene de una a cinco gavetas.
10.2 Archivador horizontal: encuentra generalmente cerrado, utilizan carpetas colgantes.
10.3 Folderama:documentos en carpetas con guía lateral guardar las historias laborales.
10.4 Archivador giratorio: constituido por hileras circulares equipados con teléfonos para suministrar la informacion
10.5 Archivador mecánico: gran cantidad de documentos de acuerdo a la clasificación interna de la organización, permite de una manera práctica la búsqueda y manipulación de la información contenida en los documentos.
10.5.1 Archivador rodante: almacenamiento hermético de los documentos para mayor accesibilidad y conservación de la información.
10.5.1.1 Fototeca: Es un organismo que se encarga de recolectar, conservar y consulta de documentos fotográficos
10.6 Archivador electrónico:ordenada utilizando dispositivos ópticos, para su localización y enlace en las debidas carpetas.
10.6.1 Planoteca: Es una estructura en madera que tiene como función almacenar planos y facilitar su consulta.
10.6.1.1 Mapoteca: Es aquel lugar en el cual se guarda y conserva todo tipo de mapas.
10.7 Estantes: garantizar la conservación de la información de los documentos.
10.7.1 Biblioteca: la recepción, selección, ordenamiento, fichaje, custodia y conservación del material bibliográfico, facilitando la consulta de los investigadores y al público en general
10.7.1.1 Hemeroteca: Es una estructura que se especializa en guardar, conservar y consultar diarios, publicaciones, folletos y boletines, los cuales se pueden clasificar por tema, país y fecha.
11 ELEMENTOS EN LA ORGANIZACION DEL ARCHIVO
11.1 que apoyaran en el trabajo archivístico, los cuales se explicaran a continuación:
11.1.1 • Sello fechador • Sello en seco o en relieve • Reloj radicador • Pórtaselos • Gancho legajador • Almohadilla • Perforadora industrial • Carpetas colgantes( para archivo lateral) • Carpetas para archivo lateral • Carpeta colgante con porta guía • Carpeta forma de computador • Folder az • Sobre cordel o manilla • Rótulos o marbetes • Índice • Las guías • Legajos • Pestaña • cajas de documentos activos • cajas de documentos inactivos
12 PAPELERIA
12.1 Los papeles más agotados hacia la documentación son:
12.1.1 - Tamaño Carta: Empleado normalmente hacia las comunicaciones internas y externas de la organización.
12.1.1.1 - Tamaño Oficio: Empleado regularmente por su capacidad para la ejecución de documentaciones de carácter legal.
12.1.1.1.1 - Bond de 75 gr: Totalmente practicante para duplicados
13 INSTRUMENTOS DE MIDICION DE LOS ARCHIVOS
13.1 Algunos de ellos son:
13.1.1 • Estereoscopio: Es un aparato muy reciente disponible para visualizar la imagen u otras retratos en toda su profundidad sobre todo cuando existen líneas en tercera dimensión.
13.1.1.1 • Extintor: Son aparatos plateados de capas firmes con contenidos químicos, que aprovechan para apagar los fuegos provocados por diversas herramientas o situaciones, lo que hace que su clasificación sea muy extensa como el origen del incendio o la llama.
13.1.1.1.1 • Estufas de desinfección: Son unos aparatos disponibles en temas extremos para guardar ciertos documentos que solicitan un cuidado exclusivo por condiciones específicos y deben ingresar por aislamiento.
13.1.1.1.1.1 • Depósitos de archivo: Son lugares consignados para la guardia y subsistencia de los documentos y soportes documentales que acceden el archivo con todas las condiciones técnicas para garantizar su funcionamiento, custodia y riqueza como lo muestra el acuerdo 49 de 2000.
14 INSTRUMENTOS DE CONSERVACION
14.1 Son aquellos elementos que sirven para medir las condiciones climáticas y de luminosidad
14.1.1 Estereoscopio
14.1.1.1 Extintor
14.1.1.1.1 Estufas de desinfección
14.1.1.1.1.1 Depósitos de archivo
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