Mapa Mental de
RESOLUCIÓN No. 00839 del
17 marzo 2015
“Por la cual se actualiza el Manual
para la realización del Control
Interno en la Policía Nacional”
Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 209 establece
que la administración pública en todos sus ordenes, tendrá un control
interno que se ejercerá en los términos que señale la ley, y el
Articulo 269 determina que las entidades públicas están obligadas a
diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y
procedimientos de control interno, de conformidad con lo que
disponga la ley.
Que el Departamento Administrativo de la Función Pública expidió en
diciembre de 2008, la segunda versión de la Guía General para el Diseño,
Desarrollo e Implementación de cada uno de los Subsistemas, Componentes y
Elementos de Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005. Que la
Resolución No 02143 del 14 de julio de 2009, “Por la cual se define la
estructura orgánica interna del Área de Control Interno de la Policía Nacional”,
con el objeto de rediseñar la citada estructura, ajustándola a lo establecido en
la Ley 87 de 29 de noviembre de 1993, Decreto 1599 del 20 de mayo de
2005, Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009 y Ley 872 del 30 de
diciembre de 2003.
CAPITULO I
GENERALIDADES
ARTÍCULO 2°.
DEFINICIÓN.
Es el instrumento de consulta permanente para la correcta aplicación del
control interno en todos los componentes que conforman el Sistema de
Gestión Integral de la Policía Nacional, en aras de ejercer un adecuado
control al interior de la entidad y así brindar una seguridad razonable
para que los objetivos y metas Institucionales se alcancen.
ARTÍCULO 3°.
FINALIDAD.
Operacionalizar el control y autocontrol de las actividades propias de los
procesos y las estrategias, en todos los niveles (estratégico, táctico y
operacional) del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional,
unificando criterios frente al ejercicio del control interno, como insumo para
mejorar el desempeño de la Policía Nacional y la calidad de su servicio.
ARTÍCULO 4°. ÁMBITO
DE APLICACIÓN.
Aplica a todo el personal que conforma la Institución, a todos los procesos y
unidades en los niveles estratégico, táctico y operacional de la Policía
Nacional.
ARTÍCULO 5°.
ALCANCE
LEGAL.
Las normas y parámetros fijados en el presente manual se ajustan a los
lineamientos establecidos por las leyes y decretos que en materia de control
rigen para la Policía Nacional y su normatividad institucional, en especial la
que se encuentra incorporada al Sistema de Gestión Integral.
ARTÍCULO 6°. MARCO
CONCEPTUAL.
El presente manual se fundamenta, entre otros, en los conceptos contenidos en el
Manual del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional, Manual de
Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, en la
norma técnica NTC ISO 19011, en la norma técnica de calidad para la gestión
pública NTCGP 1000:2009, en el modelo Comité of Sponsoring Organizations of
the Treadway Commission (C.O.S.O.), y en la Guía “Rol de las Oficinas de Control
Interno” emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, y
comprende los conceptos, herramientas y metodologías necesarios para el ejercicio
del control interno y su contribución para la mejora continua y calidad del servicio
de la Policía Nacional.
CAPITULO II ROLES
PARA EL EJERCICIO DEL
CONTROL INTERNO EN
LA INSTITUCIÓN
ARTÍCULO 7°.
DEFINICIÓN DE
CONTROL INTERNO.
La Ley 87 del 29 de noviembre 1993 en su artículo 1 define control interno: “Se
entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización
y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y
mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin
de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la
administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las
normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la
dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”.
ARTICULO 8. ROL DEL ÁREA
DE CONTROL INTERNO.
En la Policía Nacional de Colombia el Área de Control Interno
cumple con los roles establecidos por el Decreto 1537 de 2001 en su
artículo 3, a saber:
1. Evaluación y
seguimiento.
2. Asesoría y
acompañamiento.
3. Fomento de la
cultura del control.
4. Relaciones con entes
externos.
ARTICULO 9. ROL DEL ÁREA DE
CONTROL INTERNO FRENTE AL
PROCESO CONTROL INTERNO.
El Jefe del Área de Control Interno es el dueño del proceso de “Control
Interno” y se encarga de definir, revisar, modificar, aprobar, actualizar,
publicar, entrenar, medir, analizar y mejorar la gestión del proceso,
procedimientos, guías y formatos; debe realizar la alineación del proceso
con la estrategia e iniciativas a las cuales le aporta; realizar el control de
calidad del proceso y efectuar todos los ajustes necesarios para que el
producto entregado corresponda con el objetivo del proceso;
CAPITULO III
HERRAMIENTAS PARA
EL CONTROL
ARTÍCULO 11. MANUAL DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL.
El Mando Institucional dispuso la expedición del manual del Sistema de Gestión Integral,
que describe de manera detallada todas las características de este sistema, indicando los
diferentes elementos que lo componen, la forma en que interactúan, las reglas básicas
para su adecuado funcionamiento, sus principios y en general, cada uno de los métodos
considerados como fundamentales para alcanzar una gestión coherente del talento
humano, los procesos y la estrategia para lograr con éxito, la labor de brindar percepción
de seguridad a los residentes dentro del territorio nacional.
ARTÍCULO 12.
CONTROLES.
Los procesos cuentan en su estructura y caracterización con varios apartes que sirven para
ejercer control, como son las entradas (Documentos de origen interno y externo) y salidas
(Proceso(s), procedimiento(s), formatos, guías, etc.),
ARTÍCULO 13.
PROCEDIMIENTOS.
Además de las definiciones que emita el proceso Direccionamiento del Sistema de Gestión
Integral sobre el particular, los procedimientos se convierten en otra herramienta para el
ejercicio del control, puesto que detallan la forma como se desarrolla una actividad crítica
de un proceso, es decir, especifican las tareas y el método o secuencia lógica, con la que
deben trabajar los servidores públicos de la Institución que los ejecutan.
ARTÍCULO 14.
INDICADORES.
Los indicadores son expresiones cuantitativas de las variables que intervienen en un
proceso y de los atributos de los resultados del mismo. Permiten analizar el desarrollo
de la gestión, las tendencias, comportamientos y el cumplimiento de las metas
respecto al objetivo trazado por la organización. Para realizar un mejor control del
resultado de los indicadores se les debe realizar seguimiento, medición y análisis.
ARTÍCULO 15. PROCESO
DE CONTROL INTERNO Y
SUS COMPONENTES.
El proceso de control interno se considera como una herramienta especial de
control, toda vez que además de cumplir con las características anteriores, es el
proceso que permite verificar el cumplimiento de lo planeado en el Sistema de
Gestión Integral y emite directrices para el correcto ejercicio de dicho control en la
institución y en cada proceso que la compone.
1. Programa anual de
auditorías.
2. Auditoría interna.
3. Informe ejecutivo
anual.
4. Informe de control interno
contable.
5. Autoevaluación
Institucional.
6. Subcomités de Mejoramiento
Gerencial.
CAPITULO IV
ASPECTOS A
CONTROLAR
ARTÍCULO 16. CONTROL AL
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL.
El control al Sistema de Gestión Integral, es el más complejo a realizar
por cuanto encierra todos los aspectos que dinamizan la Institución, sin
embargo la forma de abordarlo comienza por sus componentes
principales:
ARTÍCULO 17. CONTROL AL
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
Este control se realiza por medio de la evaluación al cumplimiento de los 242
requisitos, de los 10 principios, los 6 procedimientos obligatorios y los registros
obligatorios, de la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000 o
la NTC- ISO 9001 en sus respectivas versiones.
ARTÍCULO 18. EVALUACIÓN DEL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
Que corresponde a la evaluación del sistema de Control Interno en
sus 13 elementos de control que componen el Modelo Estándar de
Control Interno.
ARTÍCULO 19.
AUTOEVALUACIÓN.
Los resultados de la autoevaluación en cualquiera de sus modalidades,
deberán aplicar el procedimiento “Ejecutar acción correctiva, preventiva y
corrección” con código 1MC-PR-0005 y demás lineamientos provenientes del
proceso Mejora Continua.
1. Autoevaluación del
Control.
2. Autoevaluación de la
gestión.
ARTÍCULO 20. OTRAS
HERRAMIENTAS DE
AUTOEVALUACIÓN.
La evaluación de la rendición de cuentas; quejas, reclamos y sugerencias;
satisfacción del cliente; administración del riesgo; control del producto o servicio no
conforme (a la unidad que aplique); información relativa a la percepción del
cliente, respecto al cumplimiento de los requisitos; la deben realizar todas las
unidades policiales, la herramienta diseñada para esto es el informe de
autoevaluación de la gestión y del control, que se encuentre publicado en la
Suite Visión Empresarial (SVE).
2. Evaluación de las quejas, reclamos y
sugerencias.