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ORGANIZACION Y SEGURIDAD DE LOS BIENES

ASPECTOS GENERALES
1. NORMAS
  1. Tecnicas de almacenaje
  2. Seguridad industrial
  3. Bioseguridad
2. INSTALACIONES ADECUADAS
  1. A prueba de incendio
  2. Piso de concreto o baldocin
  3. ventilacion suficiente para evitar polvo
  4. Adecuacion para equipos contra incendio, equipos de primeros auxilios, y los EPP
  5. Instalaciones electricas para manipular los equipos
  6. Equipo para la conservacion y manipulacion de los bienes
  7. Identificacion de los bienes con logo de la policia nacional
ALMACENAMIENTO DE MATERIALES
1. Brindar proteccion contra luz,calor, humedad,insectos y roedores
2. Distribuir adecuadamrnte los estantes para evitar daños
3. Adecuacion de estantes para colocar toda clase de materiales
4. La ubicacion de los bienes debe permitir inventario e inspeccion
5. Minimo desperdicio para un almacenamiento eficiente
6. La ubicacion del material no debe interferir con el sistema de extincion de incendios , ni con puertas
7. No debe apilarse el material en cajas con el fi de evitar daños por arrume
8. Informacion del bien
  1. nombre del bien
  2. Codificacion de inventario
  3. Unidad de medida
  4. Cantidad
  5. Ubicacion en el almacen
  6. Fecha de vencimiento y garantia
  7. lote
  8. Numero de serie cuando el elemento lo indique
  9. Cantidad maxima, minima y de urgencia establecida
9. Materiales pesados situados sobre empalizas para manejo de motocargas
10. En el almacenamiento al descubierto se usara lona o plastico para proteger los materiales
11. Inspeccion a areas de almacenamiento para reportar y arreglar daños en cubiertas en caso de lluevias o huracanes
12. Los materiales obsoletos, dañados e irreperables deberan ser llevados a una bodega destinada solo para ellos
13. Loa bienes toxicos deben ser almacenado aparte para evitar la contaminacion de los bienes
14. Cuando los bienes almacenados sean considerados peligrosos se debera capacitar al personal
ESTANTES
1. El almacenista debe identificar los estantes numerico o alfanumericos, para poder localizarlos facilmente
2. Los estantes deben estar a 1 metro de distancia de las paredes y entre ellos, para asi facilitar toma de inventarios
3. Los estantes de madera deben ser revisados dos veces al año, para verificar que no tenga plaga y ver el estado en que se encuentra
4. para los estantes que superen la altura de 1.50 metros se debe aplicar la resolucion 1409 de julio 23 del 2012que trata de las nuevas disposiciones de trabajos en alturas
RESPONSABILIDADES
1. GENERALIDADES
  1. Controles permanentes de los vienes de deposito y en servicio
  2. Clasificados de acuerdo a su naturaleza, ubicacion e identificacion
2. ALMACENISTA
  1. Capacitar a los funcionarios conforme a la ley
  2. Es deber de los servidores publicos salvaguardar los bienes, vigilar que sean utilizados racionalmente segun los fines a los que han sido destinados
  3. Deberan responder por la conservacion de documentos, utiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administracion
  4. La responsabilidad consta de los bienes que les hayan sido entregadospara su servicio en sus bodegas y en sus oficinas
  5. Elaborar y rendir informe de los bienes que funcionan en la unidad, de los bienes en bodega, en servicio, incautados y decomisados
3. FUNCIONARIOS
  1. Cada uno de los miembros de la policia debera responder por los bienes que se les sean entregados para su so
  2. El jefe de almacen debera pasar reporte mensualmente de los bienes al grupo de contabilidad de la unidad policial
ENTRADA DE BIENES
1. CRITERIOS BASICOS
  1. Ubicacion de los bienes en el almacen con codigos estandarizados por la policia nacional por el aplicativo SAP ECC6.0
  2. Seguir aplicativos para facilitar su localizacion, manejo, control y entrega
  3. Instalaciones apropiadas,equipos de seguridad, normas de seguridad industrial, bioseguridad y de almacenaje para cada tipo de bien
  4. El almacenista y jefes de dependencia debersn cumplir las normas administrativas, fiscales y ambientales de los bienes que ingresen a la institucion.
2. EXCEPCIONES
  1. Los bienes que por su peso, su volumen y fragilidad deberan ser entregados en su lugar de instalacion y utilizacion
  2. Coordinacion entre el almacenista, el proveedor y el usurio, el supervisor de contrato y tecnico en la materia si el bien lo requiere
  3. Verificacion de cantidad, calidad, marca, unidad de medida, importe y fechas de vencimineto del bien
OBJETIVOS DE LA ENTRADA DE LOS BIENES
1. Verificar especificaciones
  1. Cantidad
  2. peso
  3. Unidades de medida
  4. Dimenciones
  5. Marcas
  6. Modelos
  7. Calidades
LEGALIZACION DE LAS ENTRADAS
1. El ingreso de los bienes debe estar respaldado por una orden elaborado por el almacenista para los registros del almacen
2. Recepcion
3. Copia de los documentos para el grupo de contabilidad con el reporte diario del almacen
4. Ley 594 de 2000, Ley general de archivos

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