Fundamentos y Administración de Compras

Fundamentos y Administración de Compras

1. Trueque

   • Concepto
     • Tal y como lo explican e interpretan en sus diferentes definiciones de trueque Barahona 2012, María et al. 2010 y Schulte, 2000 es que se puede entender al trueque como el proceso de intercambiar productos y servicios por otros sin la necesidad de la utilización del dinero en lo absoluto y siempre y cuando ambas partes cuenten con un excedente de los productos o servicios que quieren intercambiar y la falta de estos no afecte sus operaciones primarias.
   • Evidencias históricas del trueque
     • Otro de los momentos mas relevantes para el trueque en la época moderna tuvo lugar durante la Gran Depresión, en donde el dinero y el empleo eran escasos y la gente tuvo que recurrir al intercambio para poder conseguir comida, ropa y los viveres necesraios para puder subsistir en una de las mayores crisis a nivel mundial.
     • Otra evidencia importante tuvo lugar durante la Edad Media, donde el trueque creció y floreció debido al aumento de la movilidad de las personas, y poco a poco se agregaron nuevos productos al intercambio y el trueque como tal tuvo su mayor auge.
     • La primera evidencia data de datan del año 6000 a.C., cuando asignar un valor a las cosas era un problema frecuente. El elemento más popular de canje era la sal, ya que tenía un alto valor.
   • Trueque Moderno
     • Características
       • Admite intercambios de una gran diversidad de productos y servicios.
         • Permite ofrecer un beneficio mutuo a cualquier empresa.
           • Los productos no pueden ser perecederos
             • Cuanta más calidad tengan los productos, más posibilidad habrá de cambiarlos.
     • Ventajas económicas
       • El costo financiero.
         • Movimiento de inventario.
           • Mejora la liquidez.
             • Es un canal de ventas adicional.
               • Reduce costos.
     • Ventajas comerciales
       • Promoción de productos en una red comercial o canales de distribución no utilizados por el cliente y en mercados nuevos.
         • Se amplía su estructura con su propia producción sin necesidad de desembolsar dinero.
   • Ejemplo de trueque moderno
     • Los trueques en Brasil generalmente involucran a agricultores, compañías como Cargill Inc [CARG.UL] y vendedores de fertilizantes, en arreglos a tres vías que hacen que los agricultores comprometan una porción de su futura cosecha a las grandes empresas de granos a cambio de fertilizantes.

2. Compras

   • Objetivo
     • Satisfacer las necesidades de los usuarios o consumidores finales, ya sea internos o externos, utilizando los recursos de la empresa de manera eficiente.
   • Aspectos básicos
     • Calidad
       • Se deben considerar todas las características existentes en un material, artículo o servicio, para decidir si cumple con las exigencias que se desean (propiedades, volumen, tamaño, entre otros).
         • Conveniencia: Determinar en qué grado el producto se aprovecha para el fin que se persigue.
           • Disponibilidad: Significa conseguir fácilmente el material, artículo o servicio que se desea.
             • Costo: Dentro de los costos se deben incluir los de operación, al utilizar el material, transformarlo, distribuirlo, etc., hasta alcanzar el costo total.
               • Sistematización: Realizar una revisión de varios proveedores, tomando en cuenta los mismos elementos.
                 • Control de calidad: Se refiere a revisar que los artículos, materiales o servicios sean adquiridos de acuerdo a los requisitos solicitados, especificaciones, y considerar ciertos parámetros determinados.
     • Precio exacto
       • Se requiere obtener precios favorables para cumplir con las funciones y objetivos del departamento
         • Proveedor adecuado: Es ideal tratar con un proveedor competente y eficiente, para llegar a un trato inteligente sobre los factores de calidad, servicio y el mejor precio, aunque esos factores se consignan fácilmente, es difícil su control.
     • Financiamiento
       • Es una herramienta importante para el flujo de efectivo de la empresa, lo que le permite generar más con menos y ser más eficiente.
     • Servicio
       • Este factor es determinante en la decisión de la compra, pues un proveedor serio, cumplido, atento, responsable, sin costo adicional por la entrega a tiempo y en el domicilio del cliente es influyente en la determinación final. Aunado a estos aspectos básicos, debes tomar en cuenta la capacidad del departamento de compras para sugerir (Mercado, 2007):
         • Nuevos materiales que puedan usarse como ventaja para sustituir a los que se emplean en ese momento.
         • Nuevas líneas o surtidos posibles de productos para añadir a la producción.
         • Variaciones en las tendencias, ya sea en precios o en otros aspectos que puedan afectar las ventas de la empresa.
     • Cantidad
       • Se relaciona con el tiempo en que deben buscarse y comprarse los materiales, con el volumen económicamente justificable, tanto al comprar como al almacenar.
         • Tiempo adecuado: En entrega, recepción, producción, tránsito y de tolerancia.
           • Costo de transporte: Incluye el empaque y el envío de mercancías, por lo cual la cantidad varía de acuerdo con la clasificación de artículos y las condiciones que otorguen los proveedores.
             • Almacenaje y mantenimiento: Debe apegarse a los mínimos y los máximos establecidos.
               • Mercado, condiciones y tendencias: Con precios a la alza, se debe agrandar el lapso de incremento de las compras; pero cuando los precios van a la baja, se recomienda disminuir los mismos.
   • Importancia del departamento de compras
     • El contar con un bien estructurado departamento de compras es vital para el éxito comercial de ya sea una multinacional hasta una pequeña empresa, puesto que a través de este y sus procedimientos y políticas de compras se puede proveer en tiempo y forma los insumos y materiales necesarios para que la organización cumpla con sus obligaciones comerciales y pueda llevar a cabo todas las actividades y procesos productivos siempre optimizando los recursos con los que se cuenta y reduciendo en mayor medida todos los costos.
   • Procedimientos
     • Reconocimiento del problema: se concientiza acerca de una necesidad que requiere ser satisfecha a través de la compra de un servicio o producto.
     • Búsqueda de proveedores: Es necesario buscar al proveedor más calificado.
     • Adquisición y análisis de propuestas: Se solicitan cotizaciones a los proveedores para ser analizadas de acuerdo a las especificaciones previamente establecidas.
     • Evaluación de propuestas del proveedor: Se analiza también a los proveedores como su capacidad de entrega, tiempo de entrega, competencia técnica y servicio de calidad. De acuerdo a la evaluación, el comprador puede renegociar las condiciones e incluso elegir varios proveedores.
     • Procedimiento de pedido: El comprador realiza un pedido a los proveedores elegidos, se completa cuando los productos adquiridos son entregados a los usuarios, y estos están en condiciones de ser utilizados.
     • Determinación de soluciones: Comienza la búsqueda de los productos que pueden satisfacerla, se inicia el contacto con proveedores para obtener información sobre las opciones disponibles.
     • Evaluación del rendimiento: Se evalúa si el producto y el proveedor cubrieron las necesidades y, con base en el resultado, se continúa o no con la relación de compraventa.
     • Especificación del producto: Se realiza la especificación técnica del mismo. Esta especificación se realiza a través de un análisis de valor, y es utilizado en el resto del procedimiento para rechazar los productos que no cumplan con las características.

3. Ética en las compras

   • Concepto
     • En cuanto al concepto de ética, con ayuda de las corrientes socráticas y platónicas se puede definir a la ética como la forma en la que se debe guiar y regir de manera moral y ética en la que solamente se opte por la razón para determinar lo que es moralmente correcto e incorrecto y poder así aplicar esta forma de vida en lo individual y social, ya sea una una persona individualmente o un conjunto de personas establecidas a través de cualquier tipo de organización
   • Efectos positivos de la aplicación de la ética en el ámbito de las compras
     • Buena reputación de la empresa a nivel local o internacional
       • Cultura ética dentro de la empres que mantiene satisfecha a la mayoría de los empleados al saber que hay normas y reglas bien establecidas
         • Poca o nula existencia de casos de corrupción o de deshonestidad laboral
           • Mayor reconocimiento por parte de proveedores u otras organizaciones con las que se mantienen relaciones comerciales al saber que se está tratando con empresas serias, con buena reputación y con cumplimiento en lo acordado.
             • Acceso a diversas fuentes de financiamiento al contar con buenos antecedentes.
   • Efectos negativos de la aplicación de la ética en el ámbito de las compras
     • Rechazo por parte de los consumidores de los productos ofrecidos al saber que no se cuenta con un manejo ético dentro de la empresa.
       • Menor generación de rendimientos al poderse presentar conductas indebidas que favorezcan personalmente a ciertos empleados que tienen acceso a diferentes áreas clave de la empresa.
         • Hacerse de mala reputación con diversos proveedores y otras empresas propiciando que no se quiera hacer negocio con la empresa en cuestión
           • Menor posibilidad de tener acceso a importantes oportunidades de financiamiento debido a la mala reputación y poca credibilidad.
             • Imposibilidad para empresa de realizar malas prácticas como trabajo infantil o explotación laboral que significarían una maximización de las utilidades de la misma.