PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

1. PLANEJAMENTO

   • Planejamento é a função administrativa responsável por definir objetivos, metas e planos para uma organização.
   • NEGÓCIO: é a definição de quais produtos e serviços a organização pretende fornecer, para quais mercados e quais clientes.
   • MISSÃO: define o papel que a organização desempenha para seus clientes e outras partes interessadas.
   • PRINCÍPIOS: consolidam a identidade empresarial e são estabelecidos levando em conta as questões de ética, moral e de respeito humano e sociais.
   • ANÁLISE DO AMBIENTE: é um conjunto de técnicas que permitem identificar e monitorar permanentemente as variáveis competitivas que afetam a performance da empresa.
     • ANÁLISE DO AMBIENTE EXTERNO: são identificadas as oportunidades que são as situações externas, atuais ou futuras, que podem influenciar positivamente o desempenho da empresa. E as ameaças que são definidas como situações externas, atuais ou futuras, que podem influenciar negativamente o desempenho da empresa.
     • ANÁLISE DO AMBIENTE INTERNO: tem por finalidade colocar em evidência as deficiências e as qualidades da empresa, ou seja, os seus pontos fortes e os pontos fracos. Além dos pontos fortes e pontos fracos devem ser considerados também os pontos neutros.
   • MATRIZ SWOT: propicia a visualização e correlação das oportunidades e ameaças (ambiente externo) com os pontos fortes e fracos (ambiente interno).
   • VISÃO: a visão é uma projeção da vontade dos proprietários de uma organização e ela responde a uma pergunta essencial do que a empresa quer ser no seu futuro.
   • OBJETIVOS: o estado, situação ou resultado futuro que o executivo pode atingir. Relaciona-se a tudo que implica a obtenção de um fim ou resultado final.
   • ESTRATÉGIAS: um caminho, ou ação formulada e adequada para alcançar, de maneira diferenciada, as metas, os desafios e os objetivos estabelecidos, no posicionamento da empresa perante seu ambiente.
   • PLANOS DE AÇÃO: a ponte entre a intenção e a realização é a ação.
   • DIVULGAÇÃO: conjunto de ações focadas no crescimento do empreendimento.
   • IMPLANTAÇÃO: é fazer acontecer o que foi planejado.
   • CONTROLE E ACOMPANHAMENTO: motiva as pessoas, não pelas cobranças, mas porque elas passam a usar os resultados como uma referência para avaliar o desempenho.

2. ORGANIZAÇÃO

   • O ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e estabelecer relações entre eles e as atribuições de cada um. As decisões de dividir o trabalho, atribuir responsabilidades às pessoas e estabelecer mecanismos de comunicação e coordenação
   • PRINCÍPIOS
     • ESTRUTURA BÁSICA: definindo como será dividida a tarefa empresarial e o formato organizacional, assumindo a forma de organogramas e estabelecendo os aspectos estáticos da organização.
       • DIVISÃO DO TRABALHO: divisão do trabalho organizacional mais adequada ao alcance dos objetivos. Determina “quem faz o quê”.
         • DIFERENCIAÇÃO HORIZONTAL: através da departamentalização
         • DIFERENCIAÇÃO VERTICAL: em níveis hierárquicos.
     • MECANISMO DE OPERAÇÃO: indicando aos participantes da empresa o que devem e o que não devem fazer, através de descrições de cargo, procedimentos e rotinas de trabalho, padrões de desempenho, sistemas de avaliação, etc. Baseia-se na existência de regras e regulamentos e define os aspectos dinâmicos da organização.
       • FORMALIZAÇÃO: é a técnica de prescrever como, quando e por quem as tarefas deverão ser executadas. Representa o uso de normas em uma empresa e corresponde ao grau em que normas, procedimentos, instruções e comunicações estão escritos ou, ainda, codificados em manuais ou em outros documentos da empresa.
     • MECANISMO DE DECISÃO: define o poder de tomar decisões e a autoridade decorrente.
       • SISTEMA DE AUTORIDADE: refere-se à concentração ou dispersão da autoridade dentro da empresa
         • CENTRALIZAÇÃO: : todas as decisões, ou pelo menos as mais importantes, são tomadas por um indivíduo ou por um grupo bastante pequeno de indivíduos, localizados na cúpula da hierarquia organizacional.
         • DESCENTRALIZAÇÃO: existe quando a tomada de decisões é delegada aos administradores de nível mais baixo, até mesmo ao nível operacional. Nenhuma empresa é completamente centralizada ou descentralizada.
     • MECANISMO DE COORDENAÇÃO ENTRE PARTES: harmonizando e integrando as diferentes partes em função da divisão do trabalho
       • INTEGRAÇÃO: é a responsável pelos meios de coordenação existentes na empresa, uma vez que, toda atividade humana organizada apresenta dois requisitos fundamentais e opostos: a divisão do trabalho em várias tarefas a serem executadas e a integração destas tarefas para cumprir a atividade.

3. GESTÃO DE PROCESSOS

   • Se caracteriza por um conjunto de práticas que tem como objetivo a melhoria dos processos organizacionais de uma empresa.
     • MAPEAMENTO E MELHORIAS DE PROCESSOS — REENGENHARIA MAXIMIANO (2004)
       • ETAPA 1: identificar as necessidades do cliente e objetivos do processo a ser reengenheirado. Momento de verificar e corrigir problemas.
       • ETAPA 2: mapear e medir o processo atual. O processo existente deve ser questionado para que se justifique e reengenharia do processo
       • ETAPA 3: analisar e modificar o processo existente. Podem-se fazer pequenos ajustes, eliminar etapas e melhorar a qualidade e velocidade do processo.
       • ETAPA 4: fazer o benchmarking (processo de busca das melhores práticas de gestão) para buscar alternativas inovadoras, a fim de ganhar vantagem competitiva no mercado.
       • ETAPA 5: Redesenhar o processo, tendo como base todas as etapas anteriores.
       • ETAPA 6: Implementar o novo processo e monitorar os resultados. Esta etapa envolve ajustes, treinamentos e processo-piloto.

4. DIREÇÃO

   • Acionar e dinamizar a empresa e fazê-la funcionar por meio das pessoas. A Direção tem como atividades principais: a liderança, a orientação, a comunicação e a motivação
     • LIDERANÇA: é um processo de influência pelo qual o administrador, com suas ações pessoais, facilita, impulsiona e dinamiza o movimento de um grupo de pessoas rumo a metas comuns ou compartilhadas
     • ORIENTAÇÃO: é o processo de transferência de conhecimento aos subordinados. rente às constantes alterações econômicas, políticas e sociais que influenciam o posicionamento mercadológico das empresas modernas
     • COMUNICAÇÃO: é o processo pelo qual a informação é transmitida e entendida por duas ou mais pessoas, geralmente com a intenção de motivar ou influenciar o comportamento.
     • MOTIVAÇÃO: é o processo pelo qual um conjunto de razões ou motivos explica, induz, incentiva, estimula ou provoca algum tipo de ação ou comportamento humano.

5. CONTROLE

   • É a função administrativa que mede e avalia o desempenho em função dos padrões e critérios esperados e toma a ação corretiva quando necessário. É o processo de produzir e usar informações para tomar decisões, sobre a execução de atividades e sobre os objetivos.
     • PADRÕES DE CONTROLE: são definidos por meio dos objetivos, dos planos de ação e de recursos. Podem ser de quantidade, tempo e custo.
     • AQUISIÇÃO DE INFORMAÇÕES: , é a coleta de dados ou informações sobre o andamento do que está sendo, ou foi, realizado; deve seguir a mesma medida definida nos padrões; pode ser obtida por meio de inspeção visual, sistemas computadorizados, questionários, relatórios, gráficos, entre outros;.
     • COMPARAÇÃO E AÇÃO CORRETIVA: É a comparação da informação sobre o desempenho com o padrão. Dependendo do resultado pode ser necessária uma ação corretiva. As possibilidades da comparação podem ser: igual ao esperado, menor que o esperado ou acima do esperado; é importante determinar os limites e tolerâncias dentro dos quais os resultados podem ser aceitos.
     • RECOMEÇO DO CICLO DE PLANEJAMENTO: as informações do processo de controle alimentam o planejamento.