acuerdo 006 de 2014

acuerdo 006 de 2014

1. articulo 1

   • articulo 2
     • articulo 3
       • articulo 4
         • articulo 6
           • PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA.
             • ARTÍCULO 6. PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA. Es el conjunto de procesos y procedimientos de conservación aplicables al Plan de conservación documental y al Plan de preservación digital a largo plazo. Los programas de conservación preventiva son los siguientes: a). Capacitación y sensibilización. b). Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas. c). Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación. d). Monitoreo y control de condiciones ambientales. e). Almacenamiento y re-almacenamiento. f). Prevención de emergencias y atención de desastres.
         • COMPONENTES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC.
           • ARTÍCULO 4. COMPONENTES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC. En virtud de la naturaleza de los diferentes tipos de información y/o documentos, los componentes del SIC son: a). Plan de Conservación Documental: aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y/o análogos. b). Plan de Preservación Digital a largo plazo: aplica a documentos digitales y/o electrónicos de archivo.
       • definiciones
         • ARTÍCULO 3. DEFINICIONES. Para efectos de este Acuerdo se definen los siguientes conceptos así: Conservación Documental. Conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación - restauración adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos análogos de archivo. Conservación Preventiva. Se refiere al conjunto de políticas, estrategias y medidas de orden técnico y administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación - restauración. Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada del patrimonio documental. Conservación – Restauración. Acciones que se realizan de manera directa sobre los bienes documentales, orientadas a asegurar su conservación a través de la estabilización de la materia. Incluye acciones urgentes en bienes cuya integridad material física y/o química se encuentra en riesgo inminente de deterioro y/o pérdida, como resultado de los daños producidos por agentes internos y externos, sean estas acciones provisionales de protección para detener o prevenir daños mayores, así como acciones periódicas y planificadas dirigidas a mantener los bienes en condiciones óptimas. Documento electrónico. Es la información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.
     • ÁMBITO DE APLICACIÓN
       • ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente Acuerdo, aplica a las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, departamental, distrital, municipal; las entidades territoriales indígenas, los territorios especiales y demás que se creen por Ley; las entidades privadas que cumplen funciones públicas; las entidades del Estado en las distintas ramas del poder público; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.
   • articulo 12
     • articulo 13
       • articulo 14
         • articulo 15
           • PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.
             • ARTÍCULO 15. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL. El plan de conservación documental debe incluir todos los procesos y procedimientos utilizados para la conservación de los documentos de archivo, de acuerdo con la política general de gestión documental, los instrumentos archivísticos para la gestión documental y otros sistemas administrativos y de gestión, de conformidad con las normas técnicas y estándares internacionales vigentes a lo largo del ciclo vital de los documentos. Los procesos y procedimientos para la conservación documental de manera general deben tener en cuenta: a). Perfiles y competencias laborales del personal que realizará la intervención. b). Infraestructura física y tecnológica para adelantar los procesos de conservación - restauración. c). Elementos de protección personal y bioseguridad de acuerdo con la normatividad vigente en la materia. d). Factores y mecanismos de alteración mediante el diagnóstico puntual de los bienes a intervenir. e). Propuesta de intervención, que incluye análisis laboratorio, pruebas preliminares, tratamientos, herramientas y materiales específicos de conservación documental, cronograma y presupuesto. f). Documentación de la ejecución del tratamiento mediante informe escrito, registro gráfico y fotográfico, incluyendo fechas de intervención, materiales y responsables. g). Recomendaciones de control y seguimiento de los procesos de conservación. Departamento Administrativo de la Función Pública Acuerdo 6 de 2014 Archivo General de la Nación 7 EVA - Gestor Normativo h). Trazabilidad y seguridad de los procesos de conservación en armonía con los sistemas de información de la entidad. i). Posibilidades de investigación. j). Normativa, buenas prácticas, manuales, guías e instructivos vigentes.
         • CRITERIOS DE INTERVENCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
           • ARTÍCULO 14. CRITERIOS DE INTERVENCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO. Para la formulación del plan de conservación documental se tendrá en cuenta que cualquier intervención directa sobre los documentos debe obedecer a tratamientos estrictamente necesarios, realizados por personal capacitado, usando materiales compatibles y estables, desde el punto de vista físico y químico, que no alteren la información, soporte o los valores del documento y que puedan ser retirados en una situación futura, bajo los siguientes criterios: a). Unidad del Objeto documental. La originalidad del objeto y los diversos valores que posee o ha adquirido el documento a través del tiempo además de los valores legales que de él se derivan, deben ser respetados teniendo en cuenta que en el documento producido, el valor documental está dado por la información que transmite y por la forma física y formal como se ha elaborado, cualquiera que sea su soporte. El objeto documental a tratar, posee un contexto inmediato que es la unidad documental de la cual hace parte. Ella puede integrar varios tipos de documentos, en diferentes medios, con diferentes técnicas y diversas problemáticas de conservación, las cuales deben ser intervenidas bajo parámetros uniformes, solucionando los tratamientos particulares, dentro de un nivel equilibrado para el conjunto.
       • NIVELES DE INTERVENCIÓN EN CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.
         • ARTÍCULO 13. NIVELES DE INTERVENCIÓN EN CONSERVACIÓN DOCUMENTAL. Para los documentos de archivo existen dos niveles de intervención: conservación preventiva y conservación- restauración. a). Conservación preventiva: hace referencia a los procesos y procedimientos de los programas de conservación preventiva referidos en el Artículo 6° del presente Acuerdo y a las intervenciones menores que buscan detener o prevenir el deterioro de los documentos sin generar alteraciones al soporte y/o a la información. b). Conservación - restauración: hace referencia a los procesos y procedimientos que buscan corregir el deterioro, potenciando y restituyendo los valores históricos y estéticos de la documentación.
     • PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.
       • ARTÍCULO 12. PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL. Es el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, procesos y procedimientos, tendientes a mantener las características físicas y funcionales de los documentos de archivo conservando sus características de autenticidad, integridad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y disponibilidad a través de tiempo.
   • OBJETO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC.
     • ARTÍCULO 1. OBJETO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC. La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental.