CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

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CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
1 Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen series que componen cada agrupación documental.
2 EL PROCESO
2.1 La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización
3 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
3.1 TRES ETAPAS: * Clasificación * Ordenación * Descripción
4 ESTRUCTURA ORGÁNICA
4.1 AGRUPACIONES DOCUMENTALES
4.1.1 Fondo documental Secciones documentales Subsecciones documentales
4.2 Entidad Dependencias mayor jerarquía Grupos de trabajo
5 FUNDAMENTOS DE LA CLASIFICACIÓN
5.1 La clasificación es la adaptación de un Fondo Documental a la estructura de la entidad que lo produce o lo produjo, una vez identificadas las categorías, las cuales son:
5.1.1 CATEGORÍAS
5.1.1.1 ADMINISTRATIVA (Dependencias)
5.1.1.2 ARCHIVÍSTICA (Series, unidades y tipos documentales)
6 PRINCIPIOS UNIVERSALES
6.1 DE PROCEDENCIA
6.1.1 En el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos , que bien pueden ser :
6.1.1.1 INSTITUCIONALES
6.1.1.1.1 Totalidad de documentos producidos por una entidad
6.1.1.2 ADMINISTRATIVOS
6.1.1.2.1 Según dependencias llamadas Unidades Administrativas, divisiones o secciones en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgánica.
6.2 DE ORDEN ORIGINAL
6.2.1 Se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite.
6.2.2 SE RELACIONA CON
6.2.2.1 UNIDADES DOCUMENTALES
6.2.2.1.1 En las que se plasman las actividades adelantadas en la resolución de un asunto, que por función le es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que fué creada.
7 PARA CLASIFICAR
7.1 Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión
7.1.1 CLASIFICAR > IDENTIFICAR >
7.1.1.1 > PROCEDENCIA
7.1.1.2 ESTRUCTURA
7.1.1.3 FUNCIONES
8 FUNCIONES
8.1 Determinan las series que corresponden a cada agrupación documental
8.1.1 COMUNES
8.1.1.1 Aquellas funciones administrativas genéricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad.
8.1.2 ESPECÍFICAS
8.1.2.1 Desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser
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