Data Management

Data Management

1. Importing Data

   • Data Import Wizard
     • Import data for Standard and custom objects
     • up to 50,000 records at a time
     • simple to specify the configuration Parameters, data sources, and field mappings
     • when do not Need the Import process to be automated
     • accessible through Setup menu
     • catches duplicates, Option to turn off workflow, not able to Export data, not able to Import opportunities
   • Data Loader
     • Client application
     • up to 5 Million records at a time
     • any data tima, from files to database connection
     • specify data sources, field mappings, and other Parameters to automate the Import process using API calls
     • when the object is not supported by the Data Wizard
     • when you want to schedule regular data loards, such as nightly imports
     • does not catch duplicates, workflow must be turned off in Setup pages, does Export data, able to iimport opportunities
     • recognizes one field for the street address, Matches on record IDs only,
   • Import with a .csv Format --> Exchange the ; for , before uploading
   • depending on permissions, the type of data importing, and Overall data storage limits for orga
   • Preparing for import
     • clean up for accuracy and consistency: remove duplicates, delete unnecessary info, correct spelling and Errors, enforce naming conventions
     • field mapping, configuration changes (such as new values to picklists, custom fields usw)
   • to be considered
     • new values for Picklists: for unrestricted picklists the files value is used, for restriced picklists the Default value is used
     • Multi-Select Picklists, the values must be separated with semicolons
     • Checkbox values: 1 for checked 0 for unchecked values
     • When Picklists or Checkboxes fields are not mapped automatically the Default value is inserted
     • Date Time fields Need to mach the Salesforce display
     • Formula fields do not accept imported data because they are read-only
     • Field Validation Rules: records failing the Validation are not imported
     • Datenseätze mit fehlenden Werten für Pflichtfelder werden nicht importiert
     • Währung muss zugeordnet sein, oder automatisch UN währung zugewiesen
   • Data.com
     • Inportieren / Vergleichen auf Millionen Kontakt & UN Datensätzen,
     • über data.com & direkt über Accountdatensatz
   • Persönliche Kontakte über Meine Einstellungen importieren
   • Abgleichen von Daten mit Datensatz ID

2. Exporting Data

   • manually or scheduled
   • Data Loader
     • Client application seperately installed
     • opperated through user Interface ore command line. Command line for automated Export process or use API to integrate with another system
   • Data Export Wizard
     • in-browser wizard, accessible through Setup menu
     • manually or automatically once every 6 days, or every 28 days
     • a zip Archive is created with CSV files and emails it with a download link - the zip files are deleted after 48 hours of the sent email
   • for backup or into a different system
   • consider
     • desired encoding
     • including Images, documents, attachments
     • replace carriage Returns with spaces or line breaks
     • select frequency, start and end Dates, time of day
     • types of data included: all, or contracts, user roles usw.

3. Datenqualität

   • Verlaufsverfolgung: Feldverlauf von bis zu 20 Standard/custom Feldern pro objekt verfolgen: in Themenlisten unter dem objeckt /über bericht
     • Datum /Uhrzeit Änderung, Benutzer, Alter Neuer Wert
   • Validierungs regeln: Systemdaten Validierung (Felddatentyp, Pflichtfeld, Eindeutiges Feld), custom (komplexe Bedingungen anhand spez. Geschäftsprozesse)
     • 1. Geschäftsanforderungen beschreiben 2. Fehlerkriterien beschreiben 3. Fehlerkriterien in Formelsprache 4. Fehlermeldung verfassen
   • Datenverlust beim Bearbeituen und Löschen von custom fields
     • Datentyp Änderung: Listenansichten Löschungen, Zuordungs- & Eskalationsregeln betroffen
     • nur Felder ohne Inhalte ändern oder neues Feld anlegen
     • gelöschte Felder & Inhalten werden von Salesforce 15 Tage gespeichert

4. Soziale Accounts & Kontakte aktivieren - Zugriff direkt über Datensatz

5. Massenübertragung von Daten Inhaberschaft wegen Benutzer deaktivierung

6. Daten-Backup: Berichte Exportieren Excel, Data Loader, Wöchtl. Export

7. Massenlöschen von Standard Objektdatensätzen die best. Kriterien erfüllen

   • Bis zu 15 Tage aus Mein / Allgemeiner Papierkorb rückgängig machbar