Microfilmagem e Automação

Conceito

É um cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena fração do formato original.

 

História

- Em 1925, George MacCarthy, funcionário de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das transações bancárias;

- Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administração pública e particular.

 

Benefícios da microfilmagem

- Reduz custo de manutenção;

- Acelera o processo de informação;

- Diminui as áreas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais;

- Protege a documentação contra danos materiais;

- Simplifica as tarefas de rotina administrativa.

 

Tipos de microfilmagem

 

   Microfilmagem de preservação

Preserva os originais do manuseio.

   Microfilmagem de substituição

Substituição visando a redução de espaço.

   Microfilmagem de segurança

Tem valor legal. Se não estiver no arquivo permanente, pode eliminar o documento original e ficar apenas com a microfilmagem, e se for preciso apresentar o documento em juízo, é só apresentar a microfilmagem.

 

Obs.:

- Os tipos de microfilmagem mais importantes são a de segurança e a de preservação. 

 

Lei 5.433/1968 - Microfilmagem de documentos oficiais

1) Os microfilmes, as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmo efeitos legais dos documentos originais.

2) Os documentos microfilmados poderão ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo.

3) A incineração dos documentos microfilmados será feita por meio de lavratura de têrmo em livro próprio, por autoridade competente.

4) A transferência dos documentos microfilmados para outro lugar será feita por meio de lavratura de têrmo em livro próprio, por autoridade competente.

5) A eliminação dos documentos microfilmados será feita por meio de lavratura de têrmo em livro próprio, por autoridade competente.

6) Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída, sob qualquer pretexto.

7) Os originais dos documentos microfilmados, ainda em trânsito, não poderão ser eliminados antes de seu arquivamento.

8) Os documentos ainda não arquivados poderão, em exceção, ser microfilmados por motivo de conveniência ou medida de segurança.

9) Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em qualquer lugar da instituição "dona" desses documentos.

 

Decreto 1.799/1996 - Regulamentação da microfilmagem de documentos oficiais

1) A microfilmagem será feita em equipamentos que garantem a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.

2) Em relação da utilização de microfichas, tanto a original como a cópia terão, na parte superior, área reservada à titulação, à identificação e à numeração sequencial, legíveis com a vista desarmada, e fotogramas destinados à indexação.

3) A microfilmagem será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas/mm de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução.

4) A extração de filme cópia do filme original será obrigatória (para efeito de segurança).

5) É vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do original, como para a extração de cópias.

6) O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.

7) Poderá ser utilizado na microfilmagem qualquer grau de redução, desde que seja legível e tenha qualidade de reprodução.

8) A microfilmagem poderá ser feita por etapas, quando o documento original ultrapassar a dimensão máxima da câmera, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na subsequente.

9) Em cada série de microfilmagem dos documentos será precedida de imagem de abertura com os seguintes elementos:

- Identificação do detentor dos documentos;

- Número do microfilme (se for o caso);

- Local e data da microfilmagem;

- Registro no MJ;

- Ordenação, identificação e resumo da série dos documentos originais;

- Menção de que a série a ser microfilmado é a continuação de outra anterior, quando for o caso;

- Identificação do equipamento utilizado;

- Identificação da unidade filmadora;

- Identificação do grau de redução;

- Nome por extenso e assinatura do detentor dos documentos originais e da empresa de microfilmagem;

- Qualificação funcional do detentor dos documentos, quando for o caso;

- Qualificação funcional da empresa de microfilmagem.

10) Será reproduzida a imagem de encerramento, logo após o último documento, no final de cada série de microfilmagem, com os seguintes elementos:

- Identificação do detentor dos documentos originais;

- Informações complementares relativas à ordenação, à identificação e ao resumo da série dos documentos originais;

- Termo de encerramento atestando que cumpriu tudo deste Decreto;

- Menção de que a série terá continuação numa série posterior, quando for o caso;

- Nome por extenso, qualificação funcional e assinatura da empresa de microfilmagem.

11) Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original.

12) A microfilmagem destes documentos acima será precedida de uma imagem de observação, com os seguintes elementos:

- Identificação do microfilme, local e data;

- Descrição das irregularidades constatadas;

- Nome por extenso, qualificação funcional e assinatura da empresa de microfilmagem.

13) É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos documentos.

14) Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade, a microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente.

15) Equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade serão utilizados para o processamento dos filmes.

16) Os documentos que estão em tramitação ou em estudo poderão ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até antes de ser cumprida a sua destinação final.

17) A eliminação de documentos, depois da microfilmagem, será por meios que garantam a inutilização desses documentos. Essa eliminação será precedida de lavratura de termo próprio, de revisão e de extração de filme cópia.

18) Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzir efeito legal, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.

19) As cópias de microfilme de documentos privados deverão ser emitidos termo próprio, isso serve para saber que essas cópias são realmente do filme original. A autenticação será feita nos cartórios.

20) Se as cópias de microfilmes de documentos privados forem de papel, então a autenticação será feito por meio do carimbo, aposto em cada folha, nos cartórios.

21) Essa cópia de papel poderá ser extraída utilizando qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e a sua qualidade de leitura.

22) A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas ou cartórios habilitados. Esses dois deverão requerer registro no MJ e sujeitar-se à fiscalização.

23) As empresas e os cartórios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:

- Que a microfilmagem foi executada de acordo com os requisitos deste Decreto;

- Que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;

- Que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.

24) Os microfilmes produzidos no exterior terão valor legal, se:

- Autenticados por autoridade estrangeira competente;

- Tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado;

- Forem acompanhados de tradução oficial.

25) Os microfilmes deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

26) As infrações às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registradas no MJ sujeitarão o infrator às penalidades de advertência ou suspensão, sem perda das sanções penais e civis.

27) No caso de reincidência por falta grave, o registro para microfilmar será cassado definitivamente.

28) O MJ expedirá as instruções necessárias para o cumprimento deste Decreto.

 

Sinalética

É um conjunto de informações técnicas e bibliográficas, acompanhadas ou não de ícones, que são microfilmadas em folha própria junto aos documentos, com o objetivo de ter maior qualidade informacional no produto que está sendo gerado. Alguns símbolos:

 

   Seta preta

Significa início do rolo.

   Seta branca

Significa fim do rolo.

   Seta preta e branca, respectivamente

Significa que irá continuar em outro rolo (só pode usar no primeiro rolo).

   Seta branca e preta, respectivamente

Significa que irá continuar em outro rolo (só pode usar a partir do segundo rolo).

 

Lei 12.682/2012 - Elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos

1) Digitalização é a conversão de um documento qualquer em um documento em meio digital.

2) A digitalização, o armazenamento em meio digital e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados por essa Lei.

3) Está autorizado o armazenamento em meio digital de documentos privados.

4) Após a digitalização, o original poderá ser destruído (tem que cumprir os prazos de destinação), salvo se o documento possuir valor histórico.

5) O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, terão o mesmo valor probatório do documento original.

6) Depois dos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio digital poderão ser eliminados.

7) Os documentos digitalizados terão o mesmo efeito jurídico que os microfilmados.

8) O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego do certificado digital emitido pela ICP.

9) Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

10) As empresas privadas e os órgãos da Administração Pública que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio digital deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.

11) Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados.

 

Diferença entre autenticidade e autenticação

- Autenticidade é uma qualidade do documento, diz se o documento é autêntico, se está livre de adulteração. Autenticação é a declaração de autenticidade de um documento, é quando uma autoridade insere algo no documento para atestar que ele é autêntico;

- Ou seja, autenticidade é uma qualidade do documento, já a autenticação é uma declaração desta qualidade;

- Exemplo de autenticação é a assinatura digital.

 

Finalidade principal da digitalização

Facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservação.