Procedimentos Administrativos

Correspondências

Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. Exceto os processos.

 

   Correspondência interna

É a correspondência trocada entre setores ou áreas de uma mesma instituição.

   Correspondência externa

É aquela trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas.

   Correspondência oficial

É aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades da instituição.

   Correspondência particular

É a de interesse pessoal de funcionários/servidores da instituição.

 

Processo

É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas.

 

   Autuação

- Ato de reunir e ordenar os documentos avulsos recebidos em unidade protocolizadora, visando à formação de processo;

- 1ª etapa do procedimento administrativo;

- O documento que deu entrada é acondicionado em uma capa de cartolina;

- Cada folha é numerada, carimbada e rubricada;

- Os dados básicos são cadastrados num sistema;

- É atribuído um número para o processo, que o identificará dentro da instituição;

- É colada na capa do processo uma etiqueta com seus dados.

         Numeração das folhas

- A numeração se dará em ordem crescente;

- A 1ª folha do processo deve ser a número 1;

- A numeração ocorre somente na frente da folha, e não no verso;

- A numeração, carimbo e rubrica é feita no canto superior direito da folha;

- Não é permitida qualquer rasura (no caso de erro, deve-se inutilizar a numeração errada e, ao lado dela, fazer nova numeração);

- As primeiras folhas são numeradas no protocolo, quando da autuação. As demais folhas são numeradas pela área que incluir os documentos no processo.

   Juntada

É a inserção de documentos a um processo. Pode ser feita por meio da anexação ou apensação.

         Anexação

Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.

         Apensação

Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.

         Dispensação

É a separação de processos anteriormente apensados.

   Abertura de novos volumes

É a divisão de um mesmo processo em várias capas, onde cada volume terá, no máximo, 200 folhas.

   Desentranhamento

Consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado.

   Desmembramento

Consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado, para a formação de um novo processo.

   Diligência

Ato investigatório ou de pesquisa, que visa esclarecer, averiguar ou complementar uma informação equivocada ou incompleta em um processo.

   Encerramento ou arquivamento

Significa a guarda do documento, avulso ou processo, cuja tramitação cessou, e se caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a produção do documento. Pode ocorrer em 3 situações:

- Pelo deferimento ou indeferimento do pleito;

- Pela expressa renúncia ou desistência do interessado;

- Por decisão motivada de autoridade competente.