MAPA CONCEPTUAL

DOCUMENTOS DOCTRINALES

La Policía Nacional para el direccionamiento y gestión de su servicio, se fundamenta en primera instancia en el conjunto de normas superiores como son la Constitución Política, leyes y decretos; adicionalmente:

a) Documentos a través de los cuales se genera la doctrina policial.

b) Documentos a través de los cuales se operacionaliza la doctrina policial en los diferentes niveles de la Institución.

c) Registros en los cuales se evidencia el desarrollo de las actividades del servicio de policía dispuestas en el marco de la doctrina policial.

ARTÍCULO 17. RESOLUCIÓN

Acto administrativo que se expide de conformidad a las competencias que señala la Ley, con el fin de adoptar decisiones de carácter específico general o fijar procedimientos que deben ser cumplidos por los funcionarios de la Institución.

ARTÍCULO 18. DOCUMENTOS A TRAVÉS DE LOS CUALES SE GENERA LA DOCTRINA POLICIAL

Son aquellos en los cuales se plasma el pensamiento, las políticas y preceptos que rigen la Policía Nacional, con el fi n de encauzar su quehacer misional en la consecución de los objetivos de la Institución. En esta categoría se encuentran:

ARTÍCULO 19. TOMOS INSTITUCIONALES

Documentos doctrinales del orden estratégico en los cuales se fijan lineamientos generales de política, orientados a innovar y desarrollar competencias adecuadas en los diferentes campos del servicio

ARTÍCULO 20. REGLAMENTOS

Disposiciones de carácter general que norma el servicio de policía, impactando la totalidad de la Institución, por consiguiente, su aplicación es de estricto cumplimiento para todos los funcionarios de la Policía Nacional.

ARTÍCULO 21. MANUALES

Disposiciones de carácter general que norman un ámbito específico del servicio de Policía, por consiguiente, su aplicación se circunscribe a los funcionarios que se desempeñan en el mismo.

ARTÍCULO 22. MAPA ESTRATÉGICO

Es una herramienta que muestra de forma gráfica la articulación de los objetivos estratégicos y la relación causa-efecto entre los mismos, evidenciando la manera como se entrega valor a los clientes, aspecto fundamental que contribuye al logro de la MEGA institucional.

ARTÍCULO 23. MAPA DE PROCESOS

Diagrama que integra los procesos gerenciales, misionales, de soporte, y de evaluación y mejora de la Policía Nacional, de conformidad con los requisitos de la NTCGP 1000:2009.

ARTÍCULO 24. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

La Policía Nacional establece que los procesos se documentan a través de caracterizaciones; en este formato se identifica y prioriza los procesos críticos y estratégicos de la Institución que resultan determinantes de la calidad en la prestación del servicio, ejerciendo control continuo sobre su secuencia e interrelación con otros.

ARTÍCULO 25. DESPLIEGUE DEL PROCESO

Documento que refleja la responsabilidad en la ejecución de las actividades asignadas por parte de los dueños de los procesos gerenciales y de soporte de primer nivel, a las unidades policiales (operativa, administrativa o docente) de segundo y tercer nivel con el fin de mantener un enfoque sistémico.

ARTÍCULO 26. PROCEDIMIENTOS

Es el conjunto de tareas requeridas para cumplir con una actividad crítica de un proceso; establece la descripción para realizarlas, la asignación de responsabilidad en su ejecución, documentos de entrada y salida, puntos de control, documentos asociados y su marco legal.

ARTÍCULO 27. GUÍAS

Lineamientos a través de los cuales se establecen criterios para el desarrollo de las actividades de los diferentes procesos y tareas de los procedimientos institucionales.

ARTÍCULO 28. DOCUMENTOS A TRAVÉS DE LOS CUALES SE OPERACIONALIZA LA DOCTRINA POLICIAL

Para operacionalizar el Sistema de Gestión Integral, la Policía Nacional cuenta con unos documentos que garantizan la comunicación de las decisiones. Estos permiten que sean entendidas y ejecutadas de manera correcta por cada una de las unidades y así preservar la doctrina institucional y asegurar su efectivo cumplimiento. En esta categoría se encuentran:

ARTÍCULO 29. CIRCULARES

Comunicación oficial que se utiliza para dar a conocer actividades internas, normas generales, políticas o asuntos de interés común de la Institución

ARTÍCULO 31. DIRECTIVA OPERATIVA

Comunicación escrita, de carácter estratégico o táctico, que refleja los criterios del mando institucional para desarrollar y controlar acciones específicas del servicio de policía.

ARTÍCULO 30. DIRECTIVA

Acto administrativo emitido por la Dirección o Subdirección General para fijar pautas, directrices, lineamientos u objetivos de carácter operativo o administrativo

ARTÍCULO 33. DIRECTIVA PERMANENTE

Su vigencia comprende un período de tiempo indefinido que se determina a partir de la correspondiente fecha de expedición o de cualquier otra que se señale como iniciación de su vigencia.

ARTÍCULO 32. DIRECTIVA ADMINISTRATIVA

Comunicación escrita que se emite para dar cumplimiento a procedimientos de carácter administrativo.

ARTÍCULO 34. DIRECTIVA TRANSITORIA.

Se refiere instrucciones para dar respuesta a situaciones de carácter temporal; comprende directrices para conducir actividades antes, durante y después de la situación que la originó.

ARTÍCULO 35. INSTRUCTIVO

Documento de cobertura general, de un tema concreto o específico, de vigencia indeterminada; está orientado a reiterar, aclarar o adicionar aspectos del servicio

ARTÍCULO 39. ESTUDIOS DE PLANEACIÓN

Documento que comprende el análisis conciso y exacto de una situación determinada y plantea alternativas de solución.

ARTÍCULO 37. MEMORIA LOCAL Y TOPOGRÁFICA

Documento que sirve de insumo para la planeación y organización del servicio de policía..

ARTÍCULO 36. ORDEN DE SERVICIOS

Documento de carácter obligatorio para operacionalizar la planeación del servicio. Constituye un plan de actuación inmediato a nivel de la unidad subordinada

ARTÍCULO 38. REGISTROS

Documentos que presentan los resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas en el marco del servicio de policía

ARTÍCULO 43. ACTA

Documento interno que constituye la memoria de reuniones, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate, o se acuerda en estas.

ARTÍCULO 40. CONCEPTOS DE PLANEACIÓN

Documento formal que se emplea para emitir percepciones, significaciones o discernimientos basados en hechos, documentos, normas, reglamentos, estudios.

ARTÍCULO 42. POLIGRAMA

Documento de circulación interna que describe en forma breve, clara y sencilla, situaciones de orden operativo y/o administrativo relacionadas con el servicio de Policía.

ARTÍCULO 41. COMUNICACIÓN OFICIAL

Es un documento institucional de carácter general o particular, preciso y breve, mediante el cual se establece comunicación con entes externos e internos.

ARTÍCULO 44. FORMATOS

Tipo documental que debe ser diligenciado utilizando una plantilla (de forma y contenido) previamente defi nida y asociada a las diferentes actividades de los procesos.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

DEBEN PRESENTAR LAS SIGUIENTE CARACTERÍSTICAS

COHERENCIA

EXACTITUD

CLARIDAD

OBJETIVIDAD

BREVEDAD

ÉNFASIS

TERMINOLOGÍA