Protocolo e Arquivamento

Protocolo e Arquivamento

1. PROCEDIMENTOS GERAIS PARA PROTOCOLOS

   • Recebimento
     • Verificar se o documento, avulso ou processo, destina-se ao órgão ou entidade, independentemente de o destinatário ser ou não ocupante do cargo indicado.
       • Nenhuma correspondência poderá permanecer por mais de 24h (vinte e quatro horas) nos protocolos, salvo aquelas recebidas às sextas-feiras, véspera de feriados ou pontos facultativos.
         • 1) Separa a oficial da particular
         • 2) Distribui a particular ao seu destinatario
         • 3) Separa a oficial de carater ostensivo da de carater sigiloso
         • A ABERTURA DE PROCESSOS É UMA FUNÇÃO EXCLUSIVA DOS SERVIÇOS DE PROTOCOLO.
     • Verificar se o invólucro do documento, avulso ou processo, encontra-se íntegro
     • SEPARAR os documentos avulsos de CARÁTER OFICIAL DAQUELES DE CARÁTER PARTICULAR
     • CLASSIFICAR o documento, AVULSO OU PROCESSO
     • Classificação
       • Efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de SELECIONAR A CLASSE
         • Para isso, deve tomar por base o conteúdo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida
           • 1 - Análise e IDENTIFICAÇÃO DO CONTEÚDO DE DOCUMENTOS, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
             • 2 - Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de GRAUS DE SIGILO
         • Ler a correspondência para tomada de conhecimento do assunto, VERIFICANDO A EXISTÊNCIA DE ANTECEDENTES
           • SISTEMA DIRETO – A busca do documento é feita DIRETAMENTE no local.
             • SISTEMA INDIRETO – Para o documento ser localizado necessita-se ANTES COSULTAR UM INDICE ou um CÒDIGO.
               • SISTEMA SEMI-INDIRETO – Consulta uma tabela.
         • É feita anotação do código de classificação em seu corpo
       • Registro
         • O REGISTRO CONSISTE EM FORMALIZAR O RECEBIMENTO DE DETERMINADO DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO dentro de um sistema de gestão arquivística de documentos por meio da ATRIBUIÇÃO DE UM NÚMERO IDENTIFICADOR e de uma descrição informativa. Ele tem por objetivo precípuo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e bem como FACILITAR SUA LOCALIZAÇÃO, RECUPERAÇÃO E ACESSO.
           • Despacho
             • Diligência
               • Apenso
                 • Processo juntado em caráter temporário a outro processo, para subsidiar umPROCESSO JUNTADO EM CARÁTER TEMPORÁRIO A OUTRO PROCESSO, para subsidiar uma ação administrativa.a ação administrativa.
               • ATO INVESTIGATÓRIO OU DE PESQUISA, que visa a ESCLARECER, AVERIGUAR OU COMPLEMENTAR UMA INFORMAÇÃO EQUIVOCADA OU INCOMPLETA EM UM PROCESSO.
             • Forma por meio da qual a autoridade competente DÁ CONTINUIDADE A UMA AÇÃO ADMINISTRATIVA OU FIRMA DECISÕES EM DOCUMENTOS, avulsos ou processos.
           • Identificação de pontos de acesso a esse documento
             • Atribui um número ao documento
           • Os documentos que não são considerados de arquivo não devem ser registrados pelos serviços de protocolo COMO POR EXEMPLO OS PESSOAIS QUE NÃO SÃO REGISTRADO
           • É feita identificação de dados para CONTROLE E RECUPERAÇÃO DOS DOCUMENTOS
             • É feita a identificação dos metadados dos documentos de arquivo.
             • IDENTIFICAÇÃO DOS METADOS
     • Distribuição
       • É o PROCEDIMENTO DE REMESSA DOS DOCUMENTOS, avulsos ou processo, às unidades destinatárias. Na distribuição, os documentos SÃO ENTREGUES ÀS UNIDADES INTERNAS.
       • Expedição
         • É o procedimento de remessa das correspondências para OUTRAS INSTITUIÇÕES. Por meio próprios ou pelo CORREIO
           • EXCLUSIVO DO ARQUIVO
         • Autuação
           • Exigem que os documentos avulsos passem a constituir processos, os quais deverão ser autuados por uma unidade protocolizadora.
             • A capa do processo não será numerada.
               • O verso da folha não será numerado
             • ABERTURA OU FORMAÇÃO DOS PROCESSOS
   • MN: RERECLA AUTOCONÇÃO

2. ARQUIVAMENTO HORIZONTAL E VERTICAL

   • Arquivamento horizontal
     • Amplamente utilizado PARA PLANTAS, MAPAS E DESENHOS, bem como nos ARQUIVOS PERMANENTES.
       • Os documentos ou fichas são COLOCADOS UNS SOBRE OS OUTROS e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos.
         • Documentos arquivísticos de valor permanente e que possuam suportes em grandes formatos devem ser armazenados horizontalmente ou ENROLADOS.
   • Arquivamento vertical
     • Os documentos ou fichas são colocados UNS ATRÁS DOS OUTROS
       • Seu uso é ACONSELHÁVEL NOS ARQUIVOS CORRENTES, pois PERMITE CONSULTA RÁPIDA AOS DOCUMENTOS ARQUIVADOS, sem necessidade de manipular ou mover outros documentos ou fichas

3. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

   • Método Alfabético
     • Método Alfabético + Cor = VARIADEX
     • Consiste na localização pelo nome
       • Método Geográfico
         • É uma metodologia de arquivamento bastante utilizada quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA OU LOCAL
           • Organização por estado
             • Na organização do arquivo por estado, a respectiva capital deve ser ordenada em primeiro lugar, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades integrantes, que deverão estar dispostas alfabeticamente logo após a capital estadual
           • Organização por cidade
             • Quando o principal elemento de identificação do documento é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética levando em consideração o nome das cidades, não havendo destaque para as capitais.
           • Correspondência por país
             • Quando o principal elemento a ser considerado na ordenação da documentação for o nome de países, alfabeta-se primeiramente este, seguido da respectiva capital, do nome das demais cidades e dos nomes dos correspondentes.
     • Regras de alfabetação - TREZE REGRAS SIMPLES
       • 1 - Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome
         • Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
           • 3- Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos documentos compostos por um adjetivo e um substantivo
             • 5- Os artigos e preposições, tais como a, o, de d’, da, do, e, um, uma, não são considerados Os artigos e preposições, tais como a, o, de d’, da, do, e, um, uma, não são considerados
               • 7- Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses
                 • 9- As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula
                   • 11- Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam:
                     • 13- Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses
         • 2- Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam
           • 4- As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais:
             • 6- Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como FILHO, JÚNIOR, NETO, SOBRINHO são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética
               • 8- Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais
                 • 10- Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai
                   • 12- Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome
               • Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servem de elemento de distinção no caso de homônimos
   • A ORDENAÇÃO É UMA OPERAÇÃO INTELECTUAL em guardar os documentos de arquivo.
   • O ARQUIVAMENTE É UMA OPERAÇÃO FÍSICA em guardar os documentos de arquivo. .

4. MICROFILMAGEM

   • Esta técnica permite a substituição do original por representar uma CÓPIA FIEL À FONTE PRIMÁRIA
     • O microfilme é um MATERIAL TRANSLÚCIDO, FLEXÍVEL E ESTÁVEL, CONTENDO MICROIMAGENS para projeção ótica
       • TEM VALIDADE LEGAL COMO PROVA
         • EXPECTATIVA DE VIDA DE APROXIMADAMENTE 500 ANOS
           • Vantagens do Microfilme: Alta durabilidade do suporte, Diminuição do espaço de armazenamento do acervo, Confiável quanto a sua autenticidade, Favorece o sigilo das informações, Acesso rápido e fácil
             • O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia
               • Cada série microfilmada deverá possuir imagem de abertura, imagem de encerramento
                 • Os objetivos primordiais da microfilmagem são a segurança e a preservação dos documentos originais, que poderão ser eliminados ou recolhidos para guarda permanente. Reportar abuso
                   • Após a microfilmagem, os documentos de arquivo podem ser eliminados, salvo os de valor permanente.
               • Qualquer meio de eliminação que atenda a esses requisitos pode ser utilizado, não havendo um em especial.
     • Entende-se por MICROFILME o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por MEIOS FOTOGRÁFICOS OU ELETRÔNICOS, EM DIFERENTES GRAUS DE REDUÇÃO.
       • Os documentos com valor primário que forem microfilmados não poderão ser eliminados.
         • A microfilmagem tem alto custo
         • REFORMATAÇÃO é a transformação de um DOCUMENTO DIGITAL EM MICROFILME
           • Os microfilmes fazem parte do gênero documental conhecido como MICROGRÁFICO
   • Digitalização
     • Não tem valor legal
       • Requerem espaço de armazenamento maior.
         • A digitalização é mais INDICADA para acervos DOCUMENTAIS COM NECESSIDADE DE MUITOS ACESSOS.
       • Multiplos acessos SIMULTÂNEOS
       • Pode ser feita em qualquer fase
         • Representante Digital deve reproduzir, no mínimo, a mesma dimensão física e cores do original em escala 1:1
   • O Decreto n.º 1.799/1996 regulamenta a lei de microfilmagem de 1968.

5. Protocolo é somente na ativiade corrente

6. Utiliza-se a GUIA-FORA na tramitação dos documentos nos sistemas de protocolo

Imagens e arquivos do mapa