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Protocolo e Arquivamento

Daniel Lira Portuguese

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PROCEDIMENTOS GERAIS PARA PROTOCOLOS
- Recebimento
  - Verificar se o documento, avulso ou processo, destina-se ao órgão ou entidade, independentemente de o destinatário ser ou não ocupante do cargo indicado.
    - Nenhuma correspondência poderá permanecer por mais de 24h (vinte e quatro horas) nos protocolos, salvo aquelas recebidas às sextas-feiras, véspera de feriados ou pontos facultativos.
      - 1) Separa a oficial da particular
      - 2) Distribui a particular ao seu destinatario
      - 3) Separa a oficial de carater ostensivo da de carater sigiloso
      - A ABERTURA DE PROCESSOS É UMA FUNÇÃO EXCLUSIVA DOS SERVIÇOS DE PROTOCOLO.
  - Verificar se o invólucro do documento, avulso ou processo, encontra-se íntegro
  - SEPARAR os documentos avulsos de CARÁTER OFICIAL DAQUELES DE CARÁTER PARTICULAR
  - CLASSIFICAR o documento, AVULSO OU PROCESSO
  - Classificação
    - Efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de SELECIONAR A CLASSE
      - Para isso, deve tomar por base o conteúdo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida
        1 - Análise e IDENTIFICAÇÃO DO CONTEÚDO DE DOCUMENTOS, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
        2 - Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de GRAUS DE SIGILO
      - Ler a correspondência para tomada de conhecimento do assunto, VERIFICANDO A EXISTÊNCIA DE ANTECEDENTES
        SISTEMA DIRETO – A busca do documento é feita DIRETAMENTE no local.
        SISTEMA INDIRETO – Para o documento ser localizado necessita-se ANTES COSULTAR UM INDICE ou um CÒDIGO.
        SISTEMA SEMI-INDIRETO – Consulta uma tabela.
      - É feita anotação do código de classificação em seu corpo
    - Registro
      - O REGISTRO CONSISTE EM FORMALIZAR O RECEBIMENTO DE DETERMINADO DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO dentro de um sistema de gestão arquivística de documentos por meio da ATRIBUIÇÃO DE UM NÚMERO IDENTIFICADOR e de uma descrição informativa. Ele tem por objetivo precípuo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e bem como FACILITAR SUA LOCALIZAÇÃO, RECUPERAÇÃO E ACESSO.
        Despacho
        Diligência
        Apenso
        Processo juntado em caráter temporário a outro processo, para subsidiar umPROCESSO JUNTADO EM CARÁTER TEMPORÁRIO A OUTRO PROCESSO, para subsidiar uma ação administrativa.a ação administrativa.
        ATO INVESTIGATÓRIO OU DE PESQUISA, que visa a ESCLARECER, AVERIGUAR OU COMPLEMENTAR UMA INFORMAÇÃO EQUIVOCADA OU INCOMPLETA EM UM PROCESSO.
        Forma por meio da qual a autoridade competente DÁ CONTINUIDADE A UMA AÇÃO ADMINISTRATIVA OU FIRMA DECISÕES EM DOCUMENTOS, avulsos ou processos.
        Identificação de pontos de acesso a esse documento
        Atribui um número ao documento
        Os documentos que não são considerados de arquivo não devem ser registrados pelos serviços de protocolo COMO POR EXEMPLO OS PESSOAIS QUE NÃO SÃO REGISTRADO
        É feita identificação de dados para CONTROLE E RECUPERAÇÃO DOS DOCUMENTOS
        É feita a identificação dos metadados dos documentos de arquivo.
        IDENTIFICAÇÃO DOS METADOS
  - Distribuição
    - É o PROCEDIMENTO DE REMESSA DOS DOCUMENTOS, avulsos ou processo, às unidades destinatárias. Na distribuição, os documentos SÃO ENTREGUES ÀS UNIDADES INTERNAS.
    - Expedição
      - É o procedimento de remessa das correspondências para OUTRAS INSTITUIÇÕES. Por meio próprios ou pelo CORREIO
        EXCLUSIVO DO ARQUIVO
      - Autuação
        Exigem que os documentos avulsos passem a constituir processos, os quais deverão ser autuados por uma unidade protocolizadora.
        A capa do processo não será numerada.
        O verso da folha não será numerado
        ABERTURA OU FORMAÇÃO DOS PROCESSOS
- MN: RERECLA AUTOCONÇÃO
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL E VERTICAL
- Arquivamento horizontal
  - Amplamente utilizado PARA PLANTAS, MAPAS E DESENHOS, bem como nos ARQUIVOS PERMANENTES.
    - Os documentos ou fichas são COLOCADOS UNS SOBRE OS OUTROS e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos.
      - Documentos arquivísticos de valor permanente e que possuam suportes em grandes formatos devem ser armazenados horizontalmente ou ENROLADOS.
- Arquivamento vertical
  - Os documentos ou fichas são colocados UNS ATRÁS DOS OUTROS
    - Seu uso é ACONSELHÁVEL NOS ARQUIVOS CORRENTES, pois PERMITE CONSULTA RÁPIDA AOS DOCUMENTOS ARQUIVADOS, sem necessidade de manipular ou mover outros documentos ou fichas
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
- Método Alfabético
  - Método Alfabético + Cor = VARIADEX
  - Consiste na localização pelo nome
    - Método Geográfico
      - É uma metodologia de arquivamento bastante utilizada quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA OU LOCAL
        Organização por estado
        Na organização do arquivo por estado, a respectiva capital deve ser ordenada em primeiro lugar, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades integrantes, que deverão estar dispostas alfabeticamente logo após a capital estadual
        Organização por cidade
        Quando o principal elemento de identificação do documento é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética levando em consideração o nome das cidades, não havendo destaque para as capitais.
        Correspondência por país
        Quando o principal elemento a ser considerado na ordenação da documentação for o nome de países, alfabeta-se primeiramente este, seguido da respectiva capital, do nome das demais cidades e dos nomes dos correspondentes.
  - Regras de alfabetação - TREZE REGRAS SIMPLES
    - 1 - Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome
      - Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
        3- Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos documentos compostos por um adjetivo e um substantivo
        5- Os artigos e preposições, tais como a, o, de d’, da, do, e, um, uma, não são considerados Os artigos e preposições, tais como a, o, de d’, da, do, e, um, uma, não são considerados
        7- Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses
        9- As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula
        11- Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam:
        13- Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses
      - 2- Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam
        4- As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais:
        6- Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como FILHO, JÚNIOR, NETO, SOBRINHO são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética
        8- Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais
        10- Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai
        12- Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome
        Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servem de elemento de distinção no caso de homônimos
- A ORDENAÇÃO É UMA OPERAÇÃO INTELECTUAL em guardar os documentos de arquivo.
- O ARQUIVAMENTE É UMA OPERAÇÃO FÍSICA em guardar os documentos de arquivo. .
MICROFILMAGEM
- Esta técnica permite a substituição do original por representar uma CÓPIA FIEL À FONTE PRIMÁRIA
  - O microfilme é um MATERIAL TRANSLÚCIDO, FLEXÍVEL E ESTÁVEL, CONTENDO MICROIMAGENS para projeção ótica
    - TEM VALIDADE LEGAL COMO PROVA
      - EXPECTATIVA DE VIDA DE APROXIMADAMENTE 500 ANOS
        Vantagens do Microfilme: Alta durabilidade do suporte, Diminuição do espaço de armazenamento do acervo, Confiável quanto a sua autenticidade, Favorece o sigilo das informações, Acesso rápido e fácil
        O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia
        Cada série microfilmada deverá possuir imagem de abertura, imagem de encerramento
        Os objetivos primordiais da microfilmagem são a segurança e a preservação dos documentos originais, que poderão ser eliminados ou recolhidos para guarda permanente. Reportar abuso
        Após a microfilmagem, os documentos de arquivo podem ser eliminados, salvo os de valor permanente.
        Qualquer meio de eliminação que atenda a esses requisitos pode ser utilizado, não havendo um em especial.
  - Entende-se por MICROFILME o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por MEIOS FOTOGRÁFICOS OU ELETRÔNICOS, EM DIFERENTES GRAUS DE REDUÇÃO.
    - Os documentos com valor primário que forem microfilmados não poderão ser eliminados.
      - A microfilmagem tem alto custo
      - REFORMATAÇÃO é a transformação de um DOCUMENTO DIGITAL EM MICROFILME
        Os microfilmes fazem parte do gênero documental conhecido como MICROGRÁFICO
- Digitalização
  - Não tem valor legal
    - Requerem espaço de armazenamento maior.
      - A digitalização é mais INDICADA para acervos DOCUMENTAIS COM NECESSIDADE DE MUITOS ACESSOS.
    - Multiplos acessos SIMULTÂNEOS
    - Pode ser feita em qualquer fase
      - Representante Digital deve reproduzir, no mínimo, a mesma dimensão física e cores do original em escala 1:1
- O Decreto n.º 1.799/1996 regulamenta a lei de microfilmagem de 1968.
Protocolo é somente na ativiade corrente
Utiliza-se a GUIA-FORA na tramitação dos documentos nos sistemas de protocolo