Administração GERAL

Administração GERAL

1. ABORDAGENS

2. PROCESSO Admin

   • Planejamento
     • PRINCÍPIOS
       • BENOME
         • Inerência
           • sendo parte integrante de TODOS os setores de uma organização, estejam ou não ligados ‡ ·rea principal do negócio
             • o planejamento é uma função indispensável à organização,
         • Universalidade
           • o planejamento busca ANTECIPAR as variáveis e consequências que influenciarão a organização sob TODOS os PONTOS De VISTA e levando em conta DIFERENTES Opiniões para evitar uma visão unilateral.
         • Unidade
           • o planejamento deve ser INTEGRADO em um conjunto coerente
             • com BASE em critérios que contemplem mais de uma ·rea ao mesmo tempo.
         • Previsão
           • deve-se ESTABELECER prazos e cronogramas claros para a execução das tarefas,
             • inclusive considerando correções de rumo
         • Flexibilidade
           • o planejamento deve ser ADAPTÁVEL às diferentes situações,
             • pois assim fica mais fácil fazer os AJUSTES de trajetória necessários para o sucesso
       • ESPECÍFICOS
         • PARTICIPATIVO
           • o principal resultado é oprocesso desenvolvido através da PARTICIPAÇÃO dos envolvidos
         • COORDENADO
           • os aspectos envolvidos devem atuar de maneira INTERDEPENDENTES
         • INTEGRADO
           • os planejamentos dos vários escalões (estratégio, tático e opera) devem ser INTEGRADOS
         • PERMANENTE
           • É necessário q o planejamento seja permanenetemente realizado (pois o ambiente é mutável)
       • GERAIS
         • contribuição aos objetivos
           • o planejamento deve smp visar ao objetivo MÁXIMO da org, HIERARQUIZANDO os Objetivos e tentando cumpri-los em sua totalidade
         • PRECEDÊNCIA do planejamento:
           • ele sempre vem ANTES das outras funções administrativas
         • PrincÌpio da maior influÍncia (ou penetraÁ„o) e abrangÍncia
           • ele pode provocar uma sÈrie de modificaÁıes na organizaÁ„o
         • MAIORES eficiÍncia, efic·cia e efetividade
           • Eficácia significa ENTREGAR os produtos/serviços pretendidos,
           • eficiência é a relação entre os INSUMOS utilizados e os produtos/serviços produzidos
           • efetividade representa a medida na qual a organização gera valor agregado e impactos na sociedade por meio de seus produtos e serviços
     • DIMENSÕES
       • Racional
         • trata-se da racionalidade, criatividade e reflexão necessárias para sua realização.
       • Política
         • trata-se do poder de DECISÃO Envolvido em um planejamento
       • Técnico-administrativa
         • trata-se do sistema de Trabalho ESTRUTURADO através do planejamento, respondendo a perguntas como o quê? quanto? quem? quando?
       • Valorativa:
         • trata-se da avaliaÁ„o de valor sobre os BENEFÍCIOS e PREJUÍZOS que aquilo que está sendo planejado pode trazer.
       • necessárias à realização do planejamento
     • HIERARQUIA // 3 NÍVEIS
       • ATENÇÃO: o estratÈgico Se DESDOBRA em t·tico e este Se DESDOBRA no operacional!
     • FILOSOFIAS
       • conservador
         • É voltado para a ESTABILIDADE e MANUTENÇÃO da situação atual
           • base essencialmente RETROSPECTIVA para Aproveitar as experiÍncias da organizaÁ„o e projet·-las para o futuro,
             • servindo para CONTINUIDADE do comportamento atual em um ambiente previsÌvel e est·vel
             • NÃO tem foco em conseguir uma situação Ûtima que aproveite oportunidades
       • Otimizante
         • voltado para a ADAPTABILIDADE e INOVAÇÃO
           • BUSCA a obtenÁ„o de resultados ÓTIMOS (os melhores possÌveis)
             • aumentando os RESULTADOS ou diminuindo os RECURSOS utilizados (ou as duas coisas ao mesmo tempo)
           • sobretudo INCREMENTAL (baseado em melhorias contÌnuas e pontuais ao longo do tempo)
       • Adaptativo
         • voltado para as necessidades de adaptação com Base nas CONTINGÊNCIAS Enfrentadas
           • se busca COMPATIBILIZAR os Interesses envolvidos com os Acontecimentos para que a organizaÁ„o se desenvolva naturalmente.
           • Ele busca DIMINUIR o planejamento RETROSPECTIVO [voltado para acabar com erros do passado], e passa a se concentrar na ADERÊNCIA às necessidades do ambiente atual E futuro.
   • Organização
     • 2. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
   • Direção
     • GESTÃO DE PESSOAS
   • Controle
     • SENTIDOS Do Termo
       • Controle como AUTOMAÇÃO:
         • mantem o FUNCIONAMENTO do sistema,
           • verificando não Conformidades de um PROCESSO para que volte à normalidade de maneira AUTOMÁTICA.
       • Controle como RESTRIÇÃO e COERÇÃO
         • busca restringir ou coibir DESVIOS,
           • sendo atribuído um valor social negativo aos desvios, que passam a ser considerados ERROS.
       • FUNÇÃO Administrativa:
         • VERIFICA o que foi PLANEJADO, apontando para meios de correção de rumos.
           • ele pressupõe a existência de um PLANO a ser seguido e de atividades e RESULTADOS a serem controlados
             • Assim, é a atividade que realiza a CORREÇÃO de rumos com BASE no planejamento, organização e direção do processo administrativo
               • NÍVEIS:
                 • Controle nos NÍVEIS Organizacionais
                   • TÁTICO
                     • acontece no nível INTERMEDIÁRIO
                       • Está relacionado com o planejamento tático
                       • aborda a unidade da empresa ou CADA conjunto de recursos
                     • sendo um pouco menos genérico e mais detalhado do que o estratégico, direcionado para o MÉDIO Prazo
                   • ESTRATÉGICO
                     • sendo genérico e sintético, direcionado para o LONGO prazo e orientado para o TODO organizacional.
                     • Acontece no nível INSTITUCIONAL
                       • são realizados controles GLOBAIS e avaliação do desempenho DA EMPRESA como um todo.
                       • Está relacionado com o Planejamento estratégico
                   • OPERACIONAL
                     • É mais detalhado e analítico, analisando cada tarefa ou operação isoladamente, com foco no CURTO Prazo
                     • acontece no nível OPERACIONAL
                       • Está relacionado ao planejamento operacional
                       • eles se dão sobre os INDIVÍDUOS
                 • NÍVEIS de Controle - Perrow
                   • Controle de primeira ordem: SUPERVISÃO Direta
                     • mais comum em organizações pequenas e empresas familiares, pois quando a organização cresce em tamanho e complexidade este se torna inviável
                   • Controle de segunda ordem: PADRONIZAÇÃO de processos.
                     • dois pilares:
                       • tecnologia
                         • a Coordenação de atividades é feita pela ORGANIZAÇÃO do trabalho e tecnologia empregada,
                           • que podem permitir, por exemplo, AUTOMAÇÃO do processo
                       • burocracia
                         • o controle está relacionado ao conjunto de REGRAS racionais que estão na BASE das RELAÇÕES sociais da organização.
                           • Neste sentido, a burocracia pode agir de forma COERCITIVA ou CAPACITADORA
                     • Com o CRESCIMENTO da organizaçã, é fundamental que seus processos sejam padronizados para que haja controle sobre sua execução
                   • Controle de terceira ordem: controle por PREMISSAS e CULTURA
                     • a coordenação dos trabalhos é obtida através de um sistema de PARTILHA de pressupostos, crenças e valores que Orientam o COMPORTAMENTO dos indivíduos
                       • Mecanismo mais IMPLÍCITO q os demais
     • ASPECTOS Essenciais dos MECANISMOS de Controle:
       • Objetivo
         • o controle requer um FIM Predeterminado, um plano, uma linha de atuação, um PADRÃO, uma norma, uma regra decisória, um critério OU uma unidade de medida.
       • Medição
         • o controle requer um MEIO de Medir a atividade desenvolvida. O que não se pode medir NÃO se pode administrar.
       • Comparação
         • um Procedimento para comparar tal atividade COM o CRITÉRIO Definido
       • Correção
         • algum mecanismo que CORRIJA a atividade em curso para permitir-lhe alcançar os resultados desejados.
     • MECANISMOS de controle
       • Buscando ATINGIR as finalidades e objetivos, DIVERSOS Mecanismos de controle podem ser estruturados pelo sistema de controle organizacional
         • Diferentes FATORES podem influenciar a maneira com q a organização ESTRUTURA os seus MECANISMOS de controle,
           • tais como: Tamanho; a centralização/descentralização das atividades; o grau de definição, documentação e comunicação das políticas e procedimentos; a terceirização e outsourcing
         • maior parte dos métodos de controle pode ser AGRUPADOS em 4 TIPOS:
           • Note que os tipos de controle podem ser agrupados simplesmente em TRÊS tipos: ANTES das operações, DURANTE as operações e APÓS as operações
           • PRÉ-AÇÃO - Preventivo, Avaliação diagnóstica, ex ante
             • insumos disponíveis ANTES das ações serem executadas. EX: orçamentos, cronogramas
             • VANTAGEM - Facilitar o controle Desde o INÍCIO das tarefas; DESVANTAGEM de NÃO Propor SOLUÇÕES Reais para os problemas enfrentados.
           • De DIREÇÃO - Concorrente, simultâneo, Avaliação formativa, MONITORAMENTO, in intinere
             • Possuem a grande VANTAGEM de possibilitar a CORREÇÃO de rumos,
               • mas isso SÓ poderá ser concretizado se as informações necessárias puderem ser COLETADAS de maneira precisa e em tempo oportuno.
             • buscam detectar os desvios DURANTE a execução, de modo que eventuais CORREÇÕES possam ser FEITAS a tempo.
           • Controles de sim/não - TRIAGEM
             • momento para verificar a APROVAÇÃO de procedimento OU do Atendimento de CONDIÇÕES específicas, ANTES que a execução Possa Continuar
             • Garantem a existência de CHECKPOINTS para controle das atividades. Apesar disso, NÃO possibilitam um controle CONSTANTE de direção
           • PÓS-AÇÃO - posterior, FEEDBACK, Avaliação somativa, ex post
             • É aquele que mede o resultado da ação que JÁ foi executada
             • VANTAGEM de possibilitar que as novas ações a serem realizadas no futuro levem em consideração os erros anteriores para que NÃO se incorram em problemas IDÊNTICOS aos já verificados no passado
             • NÃO há mais tempo hábil para a CORREÇÃO de rumos da atividade, o que constitui uma grande DESVANTAGEM
     • FINALIDADES
       • PADRONIZAR o Desempenho
         • por meio de inspeções, supervisão, procedimentos escritos ou programas de produção.
       • PROTEGER os bens organizacionais:
         • de desperdícios, roubos e abusos, por MEIO de exigência de registros escritos, procedimentos de auditoria e divisão de responsabilidades.
       • Padronizar a QUALIDADE de produtos e serviços
         • por MEIO de treinamento de pessoal, inspeções, controle estatístico de qualidade e sistemas de incentivo.
       • Limitar a quantidade de AUTORIDADE
         • exercida pelas várias posições ou pelos níveis organizacionais, por MEIO de descrições de cargos, diretrizes e políticas, regras e regulamentos e SISTEMAS de controle.
       • Medir e dirigir o desempenho Das PESSOAS :
         • por meio de sistemas de avaliação do desempenho do pessoal, supervisão direta, vigilância e registros, incluindo informações sobre produção por empregado OU perdas por refugos por empregados, etc.
       • Como meios PREVENTIVOS para o alcance dos objetivos organizacionais:
         • pela articulação de objetivos em um planejamento, pois os objetivos ajudam a definir o escopo apropriado e a direção do comportamento das pessoas para o alcance dos resultados desejados.
       • Sentido mais AMPLO - CHIAVENATO
         • CORREÇÃO de falhas ou erros existentes
           • o controle serve para DETECTAR falhas ou erros - seja no planejamento ou na execução - para APONTAR as medidas corretivas adequadas para saná-los.
         • PREVENÇÃO de novas falhas e erros:
           • Ao Corrigir as falhas ou erros existentes, o controle APONTA os meios necessários para EVITÁ-LOS no futuro. É uma finalidade pedagógica no sentido de aprendizagem contínua
     • FASES
       • SEQUÊNCIA de atividades para a realização do controle
       • 1. Estabelecimento de PADRÕES de desempenho e CRITÉRIOS para Comparação futura;
       • 2. AVALIAÇÃO dos resultados e desempenhos alcançados pela Organização;
       • 3. COMPARAÇÃO entre o desempenho/resultado alcançado e o desempenho/resultado fixado inicialmente;
       • 4. Estabelecimento de ações CORRETIVAS para corrigir os rumos.
     • Discutindo sobre O QUE deve ser avaliado, medido e controlado nas organizações, Chiavenato afirma que elas se preocupam com:
       • Resultados
       • Fatores Críticos de Sucesso
       • DESEMPENHO
         • os ASPECTOS Mais Focalizados são:
           • 1. Lucratividade
             • medida em que as receitas ULTRAPASSAM os custos.
               • As medidas: vendas liquidas (total de vendas em reais menos custos de produção dos bens/serviços), ganhos por fatia de estoque, retorno do investimento
               • está relacionada ao volume de dinheiro gerado após deduzidas as despesas.
           • 2. Competitividade
             • refere-se ao SUCESSO da empresa Em Relação aos seus concorrentes.
               • As medidas: percentagem da fatia de mercado e volume total de vendas para um certo produto, como percentagem do volume total de vendas de todos os produtores
           • 3. Eficiência
             • A eficiência analisa o lado da ENTRADA do sistema e mede o desempenho do GERENCIAMENTO do sistema.
               • As medidas: recursos Aplicados POR unidade de saída; Tempo de processamento por unidade produzidas, número médio de clientes servidos OU unidades produzidas Por empregado; tempo médio de manutenção das máquinas e equipamentos.
                 • Todas as entradas do sistema podem ser submetidas ‡ avaliaÁ„o de eficiÍncia: m„o-de-obra, pessoal administrativo, equipamento (ou utilizaÁ„o), material, informaÁıes etc.
               • Porcentagem dos recursos REALMENTE Utilizados sobre os recursos que foram PLANEJADOS para serem utilizados
                 • significa o alcance de resultados com o mínimo uso de recursos
           • 4. Eficácia
             • A eficácia analisa o lado da SAÍDA do sistema e trata da IMPLEMENTAÇÃO dos objetivos: fazer o que se planejou.
               • As medidas: número de clientes que RETORNAM; satisfação do cliente; atendimento às necessidades da sociedade.
                 • As medidas de eficácia devem refletir se os resultados desejados ESTÃO Sendo atingidos
               • É a PORCENTAGEM da saída real sobre a saída esperada
           • 5. Qualidade
             • refere-se à adequação em relação às especificações ou requisitos ou superação dos mesmos
               • as medidas : percentagem de produtos que atendem aos critérios de qualidade; número de reclamações de clientes; nº de produtos rejeitados; satisfação do cliente.
           • 6. Inovação
             • GRAU em que se produz novas ideias ou se adaptam velhas ideias para criar resultados lucrativos
               • As medidas: n˙mero de patentes obtidas para os novos produtos; n˙mero de novos produtos/serviÁos desenvolvidos, n˙mero de sugestıes de empregados implementadas; volume de dinheiro economizado por melhorias continuar nos processos de trabalho.
           • 7. Produtividade
             • relação entre as saídas e as entradas do sistema
               • As medidas de produtividade podem ser aplicadas para cada entrada ou combinação de entradas, vendas, custos etc.
                 • Utilizam RAZÕES Simples, como toneladas por homem-hora (esperadas e reais), produção por operário-dia.
           • 8. Qualidade de vida no trabalho
             • As MEDIDAS mais usadas são: satisfação dos empregados; índice de rotatividade e de absenteísmo dos funcionários; índice de acidentes no trabalho.

Imagens e arquivos do mapa