IMPLEMENTACION DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

IMPLEMENTACION DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

1. INTRODUCCION

   • ASPECTOS METODOLOGICOS
     • sirven de soporte para la adopción e implementación
       • PGD
     • Esta herramienta inicia con la descripción de los criterios de la gestión documental
       • y se describen con los principales beneficios de

2. FORMULACION DEL PGD

   • Sujetos Obligados
     • Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público
     • Lo órganos, organismos y entidades estatales in- dependientes o autónomos y de control
     • Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública
   • Beneficios del PGD
     • * Reducir el volumen de documentos innecesarios, independientemente de su soporte y los costos asociados al mantenimiento de información redundante
     • Propiciar un mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones de la entidad.
   • Prerrequisitos para la elaboración del PGD
     • * Formular la política de gestión documental
     • * Designar la responsabilidad de la administración y el control de la gestión documental en la entidad al área o dependencia correspondiente
     • * Contar con profesionales calificados en archivís- tica
     • * Conformar un equipo de profesionales de diferen- tes disciplinas para lograr armonizar el PGD
     • * Realizar un diagnóstico integral teniendo como marco los procesos archivísticos
     • * Conformar la instancia asesora ante la alta di- rección de la entidad
   • Elaboración y publicación del PGD
     • * En coordinación con las áreas de planeación, tec- nologías, gestión de calidad y control interno o quien haga sus veces, iniciar la elaboración del PGD
     • * Diseñar el PGD bajo una metodología de formula- ción de proyectos
     • * Presentar el PGD para su aprobación ante el Comi- té Institucional de Desarrollo Administrativo

3. ELEMENTOS DEL PROGRAMA

   • Carátula:
     • a. Título:
     • b. Nombre de la entidad
     • c. Fecha de aprobación:
     • d. Fecha de vigencia:
     • e. Instancia de aprobación
     • f. Denominación de la autoridad archivística ins- titucional (dependencia):
     • g. Versión del documento:
     • h. Responsables de su elaboración
     • i. Fecha de publicación:
   • II. CUERPO Y CONTENIDO
     • a. Introducción:
     • b. Alcance:
     • c. Público al cual va dirigido:
     • d. Requerimientos para el desarrollo del PGD
       • Normativos
       • Económicos
       • Administrativos
       • Tecnológicos
       • Gestión del cambio
     • Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental.
     • Fases de implementación del Programa de Gestión Documental -PGD
       • Fase de elaboración:
       • Fase de ejecución y puesta en marcha:
       • Fase de seguimiento:
       • Fase de mejora:
     • Programas Específicos
     • Armonización con Planes y Sistemas de Gestión de la Entidad

4. ¿Qué es el Programa de Gestión Documental - PGD?

   • Es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo , el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida

5. Política de gestión documental

   • Artículo No. 6 del Decreto 2609 de 2012