IMPLEMENTACIÓN PGD

IMPLEMENTACIÓN PGD

1. Aspectos metodológicos básicos que sirven de soporte para la adopción e implementación de un Programa de Gestión Documental PGD y los procesos inherentes a todas las actividades desarrolladas por una entidad en cumplimiento de sus funciones,

   • Artículo 15 “Programa de Gestión Documental” de la Ley 1712 de 2014
     • Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público.
       • Lo órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y de control.
       • Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública, que presten servicios públicos.
       • Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe función pública o de autoridad pública.
         • Los partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de ciudadanos.
         • Las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público.

2. ¿Qué es el Programa de Gestión Documental - PGD?

   • Es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo
   • planificación procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad.

3. Política de gestión documental

   • Las entidades públicas deberán formular una política de gestión documental constituida por los componentes des- critos en el Artículo No. 6 del Decreto 2609 de 2012.

4. Beneficios del PGD

   • Con la adopción del PGD las entidades podrán:
     • Reducir el volumen de documentos innecesarios.
     • Administrar la información plasmada en documentos para agregar valor
       • Brindar lineamientos en materia de gestión de documentos para la planeación.
         • Propiciar un mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información
         • Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, así como con los procesos de auditoría, seguimiento y control.
     • Apoyar la transparencia, la eficacia, la eficiencia y el modelo integrado de gestión de la entidad.

5. Prerrequisitos para la elaboración del PGD.

   • Formular la política de gestión documental constituida por los componentes descritos en el Artículo No. 6 del Decreto 2609 de 2012
   • Contar con profesionales calificados en archivística, conforme al Artículo No. 8 de la Ley 1409 de 2010.
     • Conformar un equipo de profesionales de diferentes disciplinas para lograr armonizar el PGD
     • Realizar un diagnóstico integral teniendo como marco los procesos archivísticos que permita identificar y evaluar los aspectos críticos
   • Designar la responsabilidad de la administración y el control de la gestión documental

6. ¿Con quiénes interactúa el área de archivo para la elaboración del PGD?

   • La formulación, aprobación, publicación, implementación y control del PGD implica la coordinada participación del área de archivo

7. Elaboración y publicación del PGD

   • Diseñar el PGD bajo una metodología de formulación de proyectos.
     • En coordinación con las áreas de planeación, tec- nologías, gestión de calidad y control interno o quien haga sus veces, iniciar la elaboración del PGD.
     • Diseñar el PGD bajo una metodología de formulación de proyectos.
     • Tener en cuenta la estructura definida en el anexo del Decreto 2609 de 2012.
     • Con ocasión de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014

8. Carátula

   • Debe estar normalizada con el Sistema de Gestión de Calidad y contener los siguientes datos
     • Título: corresponde a la designación “Programa de Gestión Documental PGD” para identificarlo dentro de la entidad.
     • Nombre de la entidad: denominación oficial de la entidad.
     • Fecha de aprobación: fecha del acta de la reunión
     • Fecha de vigencia: se asignará cuando el PGD establezca actividades que apliquen a un periodo de tiempo.

9. CUERPO Y CONTENIDO

   • Introducción:
     • Alcance:
     • Público al cual va dirigido:
     • Requerimientos para el desarrollo del PGD
       • Normativos:
       • Administrativos:
       • Económicos:
       • Tecnológicos:
       • Gestión del cambio

10. Maria Camila Mendoza y Jessica Andrea Castro ficha:2141111 para : Sandra Loaiza

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