Programa de Gestión Documental

Programa de Gestión Documental

1. Decreto 2527

   • Microfilme en los archivos, facilitando la toma de decisiones y protección del patrimonio documental.

2. Ley 80

   • Se crea el Archivo General de la Nación, que se encarga de regular el uso de la microfilmación

3. Ley 594

   • Ley general de archivo
   • Decreto 2609
     • Establecen la gestión documental y la gestión de documentos electrónicos en Colombia, definen el ciclo vital de los documentos.

4. Ley 1712

   • Ley de transparencia y derecho al acceso a la información nacional

5. Formulación del PGD

   • Sujetos Obligados
     • Toda entidad pública
     • Órganos, organismos y entidades estatales independientes o autonómos y de control
     • Personas naturales y jurídicas, públicas o privadas.
     • Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica
     • Partidos o movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos
     • Entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público
     • Las personas naturales o jurídicas que reciban o intermedien fondos o beneficios públicos territoriales y nacionales

6. ¿Qué es el PGD?

   • Es un instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo.
   • Desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad.
   • Desde el origen hasta el destino final, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación.
   • Debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado.

7. Política de gestión documental

   • Las entidades públicas deben formular una política de gestión documental constituida por los componentes descritos en el Articulo 6 del decreto 2609 de 2012.

8. Beneficios

   • Reducción del volumen de documentos innecesarios.
   • Administrar la información plasmada en los documentos
   • Apoyo a la transparencia, eficacia, eficiencia y el modelo integrado de gestión de la entidad.
   • Brindar lineamientos para la planeación, diseño y operación de los sistemas de información de la entidad.
   • Propiciar mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información y comunicaciones de la entidad.
   • Cumplir los requisitos legales y reglamentarios, así como procesos de auditoria, seguimiento y control.
   • Implementar procedimientos archivísticos que garanticen la disponibilidad en el tiempo de documentos electrónicos auténticos
   • Prestar adecuados servicios de archivo.
   • Facilitar acceso y disposición al público de la información, en los términos referidos a la Ley 1712, a través de medios físicos, remotos o locales de comunicación electrónica.
   • Salvaguardar la memoria de la entidad y su preservación a largo plazo
   • Contribuir a gobierno abierto en términos de almacenamiento, exposición y diálogo de la información.

9. Prerrequisitos

   • Formular la política de gestión documental
     • Articulo N° 6 del decreto 2609 de 2012.  "Componentes de la política de gestión documental. Las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes. a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas. b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.".
   • Designar la responsabilidad de la administración y control de la gestión documental en la entidad.
   • Contar con profesionales calificados en archivística
   • Conformar un equipo de profesionales de diferentes disciplinas
   • Realizar diagnostico integral
   • Conformar la instancia asesora ante la dirección de la entidad
   • Establecer metodología para la planeación e implementación del PGD
   • Definir estrategias de gestión del cambio, competencia de uso de medios tecnológicos, y de confianza.
   • Alinear el PGD
   • Elaborar, aprobar, publicar e implementar los instrumentos archivísticos

10. ¿Con quienes interactúa el área de archivo para la elaboración del PGD?

    • Alta dirección: Definición y aprobación.
    • Área de planeación
    • Oficina de control interno
    • Oficina de control interno
    • Oficina de gestión de calidad
    • Área de talento humano
    • Área de tecnología
    • Área de comunicaciones
    • Área de gestión ambiental
    • Oficina jurídica

11. Elaboración y publicación del PGD

    • En cordinación con planeación, tecnologias, gestión de calidad y control interno
    • Diseñar el PGD
    • Presentar el PGD para su aprobación
    • Estructura definida en el anexo del decreto 2609 de 2012
      • Caratula: debe estar normalizada con el SGC
        • Titulo, Nombre de la entidad, Fecha de aprobación, fecha de vigencia, instancia de aprobación, denominación de la autoridad archivística institucional, Versión, Responsables, fecha de publicación
      • Cuerpo y contenido: Debe tener.
        • Aspectos generales: Introducción, alcance, publico, requerimientos para el desarrollo del PGD.
        • Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental: Acorde con el Decreto 2609 de 2012
        • Fases de implementación del PGD
        • Programas específicos
        • Armonización con planes y sistemas de gestión de la entidad
      • Anexos
        • Diagnostico de gestión documental
        • Cronograma de implementación
        • Mapa de procesos de la entidad
        • Presupuesto anual
        • Referentes normativos
          • Legislación colombiana
          • Normas de sistemas de gestión de documentos
          • Normas para la implementación de procesos de gestión documental
          • Buenas prácticas
    • Los sujetos obligados deberán adoptar el PGD.