Protocolo

Protocolo

1. Protocolo

   •  conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação  
   • Recebimento
     • *Receber os documentos que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos próprios setores. *   Recebida a correspondência e verificado que o destinatário não pertence sera devolvido   
   • Classificação
     • * Análise a fim de identificar os assuntos dos documentos  *  Códigos existentes no Plano de Classificação da instituição  *   Desde que não sejam particulares/sigiloso    
   • Registro (Autuação)
     •  Procedimento no qual documentos são transformados em processos. *É o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual)  * observe que nesta atividade é feita a identificação dos metadados dos documentos de arquivo (espécie, número, assunto, destinatário, remetente    
   • Distribuição
     •  Observe que a distribuição é uma operação interna    
   • Controle da Tramitação/Movimentação
   • Recebimento e Classificação
   • Registro e Movimentação
     •  Efetivar o registro (cadastro dos dados básicos do documento em um sistema de controle ou ficha de protocolo);  Efetivar a autuação dos processos (inserção de capa, onde serão registrados os dados básicos do processo);  Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatários internos (distribuição) ou externos (expedição);  Controle da tramitação ou Movimentação, feita normalmente através de sistema informatizado ou livros de protocolo.  

2. Expedição

   •  expedição é uma operação externa  

3. Arquivamento

   • Inspeção
     •  consiste em examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o mesmo se destina ao arquivamento  
   • Análise (estudo, classificação e codificação)
     •  ler com atenção o documento,interpretando-o, a fim de classificá-lo de forma adequada, colocando também a codificação mais apropriada  
   • Ordenação
     •  uma tarefa intelectual  
   • Guarda (arquivamento)
     •  é a guarda do documento no local designado. É uma tarefa física.  

4. Empréstimo e consulta

   •  Sugere-se prazo de empréstimo de um documento arquivístico de até 10 dias, podendo haver renovação  * ecomenda-se o uso da guia-fora ou ficha fatasma   

5. Destinação

   •  eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública