Arquivamento

Arquivamento

1. Arquivamento Horizontal – Os documentos são dispostos em posição paralela à prateleira. Uso desaconselhável nos arquivos correntes.

   • Arquivamento Vertical – Os documentos são dispostos em posição perpendicular à prateleira. Uso nos arquivos correntes pois permite a rápida consulta.
     • Métodos – 2 grandes sistemas de acesso. – DIRETO – que vai direto ao documento – INDIRETO - que necessita consulta por algum método de pesquisa (fichário, tabela ou índice). – Elementos a se considerar nos documentos: NOME, LOCAL, DATA, ASSUNTO.
       • BÁSICOS • Alfabético • É o mais simples, rápido, sistema direto. • Vantagens: rápido, direto, fácil e barato. • Desvantagens: erros de arquivamento, cansaço visual e variedade de grafia dos nomes
         • 1) Nomes próprios comuns considera-se o último sobrenome seguido de vírgula após o pré-nome (penúltimo sobrenome em letra maiúscula ou não) • Ex: Luis Antonio Souza – SOUZA, Luis Antonio – 2º Carmen Ribeiro – RIBEIRO, Carmen – 1º • OBS: quando houver sobrenomes iguais, prevalecerá a ordem dos pré-nomes.
           • 2) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ou ligados por um hífen, não se separam
             • 3) Sobrenomes formados com as palavras SANTO, SANTA e SÃO, não se separam
               • 4) As iniciais derivadas dos pré-nomes precedem à classificação de sobrenomes iguais
                 • 5) Os artigos e preposições como: a, o, os , as, e, de, da, do, d’, não são considerados parte integrante do sobrenome
                   • 6) As partículas de sobrenomes estrangeiros, podem ou não ser consideradas, o mais comum é considera-las parte integrante quando em maiúscula
                     • 7) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como FILHO, JUNIOR, NETO, SOBRINHO, são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordem alfabética. - OBS: o grau de parentesco só poderá ser considerado na ordenação alfabética quando servir de elemento de distinção
                       • 8) Os títulos não são considerados, são colocados após o nome completo entre parênteses
                         • 9) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome que corresponde à família do pai.
                           • 10) Os nomes orientais não se alteram
                             • 11) As firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais, não se alteram. Quando são precedidas de artigos ou preposições são colocados no final entre parênteses
                               • 12) Congressos, Seminários, Conferências, não se alteram, a não ser por um pequeno detalhe, os números que os compõem aparecem no final entre parênteses. Seguidos dos nomes dos lugares em que acontecem e as datas
                                 • Geográfico • O sistema é direto e é utilizado quando o elemento a se considerar é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. • As capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais. • Neste caso, há necessidade de se utilizar guias divisórias com notações dos nomes dos estados
                                   • Nesse caso não há necessidade do emprego de divisórias correspondentes aos estados, pois as pastas são guardadas em ordem alfabética pelas cidades. É imprescindível porém que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, pois há cidades com o mesmo nome em estados diferentes
                                     • Numéricos • São métodos indiretos, pois há que se consultar índices alfabéticos para fornecer o numero sob o qual o documento ou a pasta foram arquivados. • A numeração obedece à ordem sequencial, recaindo a escolha sobre os seguintes métodos: SIMPLES, CRONOLÓGICO, DÍGITO-TERMINAL.
                                       • 1) Simples • Atribuição de um número a cada cliente ou correspondente, pessoa física ou jurídica, obedecendo à ordem de entrada, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética, já que o método exige índice alfabético remissivo. • OBS: correspondentes eventuais terão sua documentação numa pasta chamada miscelânea, que deverá conter de 10 a 20 documentos, constituindo uma série a parte, podendo sua numeração corresponde a critérios distintos
                                         • 2) Cronológico • Método adotado em quase todas as repartições publicas, alem da ordem numérica, observa-se a data. • Numera-se o documento e não a pasta, devendo ser preparados índices auxiliares para facilitar a recuperação do documento. • É o único método que dispensa pastas miscelâneas por causa de sua rigorosa ordem numérica. • Vantagens: maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros e por ser mais fácil lidar com números do que com letras. • Desvantagens: método indireto, obrigando a duplicidade de pesquisa
                                           • 3) Dígito-terminal • Surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos cuja principal identificação é o número (INAMPS, INPS, companhias de seguros, hospitais e bancos). • Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma p peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.
                                             • Assuntos ou Ideográficos • Aconselhado para grandes massas documentais e variedade de assuntos
                                               • Alfabéticos • Dicionário • Método alfabético simples, obedecendo à seqüência de letras
                                                 • Enciclopédico • Assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente
                                                   • Numéricos • É indispensável a elaboração de um índice remissivo. • Duplex • A documentação é dividida em classes partindo-se do geral para a espécie e desta para a minúcia
                                                     • Decimal • Baseado no sistema de Melvil Dewey e é hoje universalmente conhecido, utilizando uma tabela de 1000 assuntos e um índice que permite sua rápida localização. Vantagens: todos os assuntos relacionados com determinado tópico ficam retidos em grupos; os números classificadores formam verdadeiras nomenclaturas fáceis de reter na memória; expansão ilimitada para subdivisões dos assuntos. Desvantagens: limitação de 10 números para classificação; necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição bem como preparo e muita atenção do arquivista
                                                       • UNITERMO (INDEXAÇÃO COORDENADA) – Sua base é a analogia • Fichas em ordem alfabética • 10 colunas em casa ficha (0 a 9) • Atribui assuntos (descritores/palavras-chave) de um único termo
                                                         • PADRONIZADOS • O método mais conhecido é o VARIADEX, o automático e o soundex não têm aplicação nos arquivos brasileiros, o rôneo e mnemônico são obsoletos. • O Variadex utiliza a variante alfabética introduzindo as cores como elementos auxiliares. A cor é referente a segunda letra do último sobrenome.
                                                           • ALFANUMÉRICO • Não é considerado método básico nem padronizado, sua aplicação independe de equipamentos e acessórios especiais. • Este método trabalha com uma tabela construída com divisões do alfabeto, previamente planejadas a critério do profissional e numeradas em ordem crescente. É semi indireto.