PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Sus etapas son:

   • Planeación
     • Es el proceso de establecer objetivos, metas y escoger el medio las apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción.
       • Proceso de planeación
         • El proceso de actividades debe ser encaminada a la planeación, generación y valoración de los documentos de la empresa, en el cumplimiento con el contexto administrativo, funcional y técnico
           • La planeación requiere herramientas para alcanzar los objetos, los cuales son la planes, programas y proyectos.
   • Producción
     • Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos.
       • Beneficios
         • Facilita la implementación del PGD de manera efectiva, permite la identificación de problemas, oportunidades y objetivos
           • Funciones especificas
             • Creación y diseño de documentos. Medios y técnicas de producción y de impresión. Determinación y selección de soportes documentales y Determinación de tamaños.
   • Gestión de tramite
     • Es el conjunto de actividades administrativas inclinadas hacia la planificación, manejo y organización de los documentos producidas y recibidas por las entidades, desde su origen hasta el cumplimiento de su función.
       • Normativa vigente
         • Quince (15) días para contestar quejas, reclamos y manifestaciones. Diez (10) días para contestar peticiones de información. Treinta (30) días para contestar consultas.
           • Beneficios
             • Se ubican rápidamente los documentos, ahorrando tiempo de búsquedas. Se estandariza la documentación emitida. Todo se realiza legal y organizadamente.
   • Organización
     • Es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
       • Beneficios
         • La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas
   • Transferencia de documentos
     • Es el procedimiento mediante el cual se hace el traslado controlado de los documentos. del archivo de gestión central y de este al Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas".
       • Objetivos principales
         • • Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeración de documentos en las oficinas y descargándolas de aquellos cuyo uso es poco frecuente. • Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos
           • Objetivos generales
             • Beneficios
               • • Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información. • Evitar la producción y acumulación irracional de documentos. • Asegura y facilita el control efectivo y ordenado de la documentación. Soluciona a nivel físico y funcional, el problema de acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.
   • Disposición de documentos
     • Es la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental
       • Archivo central
         • En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente, pero siguen teniendo vigencia y son un objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
           • Archivo histórico
             • Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente, En esta fase se desarrollan los siguientes procesos de sistema de Gestión Documental Organización, Consulta, conservación y disposición final de los documentos.
               • Objetivos
                 • • Formular un mecanismo de trabajo en materia de disposición documental basado en la identificación precisa de las series documentales y en la valoración de su información. • Conocer el proceso de asignación de valores de cada una de las series documentales identificadas.
   • Preservación a largo tiempo
     • Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
       • Documentos físicos
         • Son aquellos archivos que están en formato de papel y por sus características ofrece: Guardar la información de manera íntegra. Los archivos no pueden ser modificados o alterados.
           • Documentos digitales
             • Son archivos que proporcionan información y cuentan con la capacidad de ser registrados en un soporte de almacenamiento para su fácil identificación y recuperación.
               • OBJETIVO DE LA PRESERVACION DIGITAL
                 • Gestionar la preservación de los documentos electrónicos, manteniendo el valor probatorio de estos a través de las características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
   • Valoración documental
     • La terminología archivística define la valoración como la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial de los documentos.
       • Beneficios
         • • Facilitan el manejo de la documentación. • Contribuyen a la racionalización de la producción documental. • Permiten a la administración prestar un servicio eficaz y eficiente.

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