Ley 594 del 2000

Ley 594 del 2000

1. TITULO lll

   • CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
     • ARTÍCULO 7º.. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia
       • Archivo General de la Nación
       • Archivo General del Departamento
       • Archivo General del Municipio
       • Archivo General del Distrito
     • ARTÍCULO 8º. Archivos territoriales
       • Archivos de entidades del orden nacional
       • Archivos de entidades del orden departamental
       • Archivos de entidades del orden metropolitano
       • Archivos de entidades del orden distrital
       • Archivos de entidades del orden local
       • Archivos de entidades del orden municipal
       • Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle
       • Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley
   • ARTÍCULO 9º. Los archivos según la organización del Estado.
     • Archivos de la Rama Judicial
     • Archivos de la Rama Legislativa
     • Archivos de la Rama Ejecutiva;
     • Archivos de los Organos de Control
     • Archivos de los Organismos Autónomos
   • ARTÍCULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos.
     • La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley

2. TITULO V

   • GESTION DE DOCUMENTOS
     • ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental.
       • Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos
     • ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos
       • La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción
     • ARTÍCULO 23. Formación de archivos.
       • Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos
     • ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención.
       • Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
     • ARTÍCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros.
       • se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.
     • ARTÍCULO 26. Inventario documental.
       • la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones

3. TITULO ll

   • SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
     • ARTÍCULO 5º. El Sistema Nacional de Archivos
       • Que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos
     • ARTÍCULO 6º. De los planes y programas
       • llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación

4. TITULO I

   • OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
     • ARTICULO 2. Ambito de aplicación
       • Comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.
     • ARTICULO 3. Definiciones
       • Conjunto de documentos
       • Archivo público.
       • Archivo privado de interés público.
     • ARTÍCULO 4º. Principios generales
       • Los principios generales que rigen la función archivística
     • ARTICULO 1. Objeto
       • Establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

5. TITULO lV

   • ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
     • ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos
       • El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos
     • ARTÍCULO 12. Responsabilidad.
       • a administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.
     • ARTÍCULO 13. Instalaciones para los archivos.
       • La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos
     • ARTÍCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos
       • La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos
     • ARTÍCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas
       • los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo
     • ARTÍCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo.
       • Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor.
     • ARTÍCULO 18. Capacitación para los funcionarios de archivo
       • Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo,.
     • ARTÍCULO 19. Soporte documental.
       • Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos
     • ARTÍCULO 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas.
       • Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio

6. TITULO Vl

   • ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
     • ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos.
       • Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos
     • ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985.
       • Modifícase el inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: “La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición
     • ARTÍCULO 29. Restricciones por razones de conservación.
       • Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo

7. TITULO Vll

   • SALIDA DE DOCUMENTOS
     • ARTÍCULO 30. Documentos administrativos.
       • Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
     • ARTÍCULO 31. Documentos históricos.
       • Motivos legales
       • Exposiciones culturales.
       • Procesos técnicos

8. TITULO Vlll

   • CONTROL Y VIGILANCIA
     • Reglamentado por el Decreto 1080 de 2015
       • ARTÍCULO 32. Visitas de inspección.
         • l Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado
       • ARTÍCULO 33. Órgano competente.
         • ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas
       • ARTÍCULO 34. Normalización.
         • fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos
       • ARTÍCULO 35. Prevención y sanción.
         • las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar

9. TITULO lX

   • ARCHIVOS PRIVADOS
     • ARTÍCULO 36. Archivo privado.
       • Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado
     • ARTÍCULO 37. Asistencia a los archivos privados.
       • El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural.
     • ARTÍCULO 38. Registro de archivos.
       • Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad
     • ARTÍCULO 39. Declaración de interés cultural de documentos privados.
       • Estos formará parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.
     • ARTÍCULO 40. Régimen de estímulos.
       • El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados
     • ARTÍCULO 41. Prohibiciones.
       • Trasladarlos fuera del territorio nacional
       • ransferir a título oneroso o gratuito la propiedad
     • ARTÍCULO 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual.
       • para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación.
     • ARTÍCULO 43. Protocolos notariales.
       • Los protocolos notariales pertenecen a la Nación.

10. TITULO X

    • DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
      • ARTÍCULO44. Donaciones.
        • El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.
      • ARTÍCULO 45. Adquisición y/o expropiación.
        • Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.

11. TITULO Xl

    • CONSERVACION DE DOCUMENTOS
      • ARTÍCULO 46. Conservación de documentos.
        • Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
      • ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes.
        • Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad
      • ARTÍCULO 48. Conservación de documentos en nuevos soportes.
        • dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
      • ARTÍCULO 49. Reproducción de documentos.
        • En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio”. T I T U L O XII

12. TITULO Xll

    • ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION
      • ARTÍCULO 50. Estímulos.
        • Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.

13. TITULO Xlll

    • DISPOSICIONES FINALES
      • ARTÍCULO 51. Apoyo de los organismos de control.
        • La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación
      • ARTÍCULO 52. Vigencias y derogatorias.
        • Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias

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