Arquivologia

Arquivologia

1. Classificação

   • é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações. O Assistente Administrativo deve ter conhecimento de que ela deve ser realizada de acordo com as seguintes operações:
   • Estudo e codificação

2. Amostragem

   • Fragmento de uma série documental destinada à eliminação, selecionado por meio de critérios específicos para guarda permanente, a fim de exemplificá-la, revelar especificidades ou alterações de rotinas administrativas ou de procedimentos técnicos, ou registrar ocorrências em momentos marcantes.

3. fluxo documental

   • local por onde os documentos passam, compreendendo o ciclo do documento na empresa.

4. organização e administração de arquivos

   • 1º) Levantamento de dados Pressupõe o conhecimento da estrutura da organização e a coleta de informa- ções a respeito: • Do funcionamento dos órgãos internos; • Do trâmite documental; • Dos sistemas e métodos de arquivamento utilizados; • Da entrada e expedição de documentos; • Do manuseio, acondicionamento e armazenamento dos arquivos; • Da disponibilização do acervo mediante consulta e empréstimo; • Do gênero e espécie dos documentos existentes; • Do volume dos documentos arquivados; • Da tecnologia empregada na reprodução e conservação dos documentos; • Das normas e legislação arquivística empregadas na instituição etc.  2º)Análise dos dados coletados Faz-se um diagnóstico de arquivo, ou seja, a análise de toda documentação de arquivo, identificando falhas e fatores que contribuem para o mau funcionamento do arquivo.  3º) Planejamento Etapa que compreende a elaboração de um plano de arquivo (plano arquivístico) levando-se em consideração: • As instituições físicas e equipamentos empregados; • Elaboração de um projeto de arquivo; • Os recursos humanos e financeiros; • Os sistemas e métodos de arquivamento que serão utilizados; • O lugar ocupado pelo arquivo no organograma da instituição, etc.  4º) Implantação e acompanhamento Finalizando o processo de organização e administração de arquivos, é a etapa responsável pela execução do que foi planejado, nessa fase: • Leva-se ao conhecimento do corpo administrativo e operacional da instituição a necessidade de se adequar aos novos procedimentos referentes ao manuseio/trato de documentos desde a sua criação/recepção até a eliminação/descarte; • Qualificam-se, através de cursos e treinamentos, pessoas que lidam, direta ou indiretamente, com os arquivos; • Acompanha-se periodicamente a implementação e execução do planejamento; • Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a legislação pertinente e as necessidades da instituição. http://www.editorajuspodivm.com.br/i/f/soltas%20arquivologia.pdf

5. Elementos básicos que envolvem o arquivamento de documentos

   • informação, suporte e documento

6. A gestão de documentos é uma operação arquivística

7. Docs abertos no setor de protocolos ---> ostensivos e oficiais.

   • ostensivos = cujo acesso é irrestrito.