ARQUIVOLOGIA

ARQUIVOLOGIA

1. CONCEITOS

   • DOCUMENTO: elemento pelo qual o homem se expressa
     • • refletir o que foi comunicado, decidido ou a ação implementada; • conter os metadados necessários para documentar a ação; • ser capaz de apoiar as atividades; • prestar contas das atividades realizadas
   • ARQUIVO: conjunto de documento, acumulados ao longo de alguma atividade
   • DOSSIÊ: conjunto de documentos sobre um assunto específico
   • GESTÃO DOCUMENTAL: medidas para racionalização e eficiência no uso e avaliação de arquivos
     • FUNÇÕES: fornecer evidências, condução transparente das atividades e controle de informações.
   • ACERVO: Documentos de uma entidade produtora ou de uma a entidade custodiadora
   • ADITAMENTO: Informação acrescentada a um o documento para alterar, explicar ou corrigir seu conteúdo

2. Fluxo documental = ciclo dos setores por onde o documento passa

   • Trâmite documental = refere-se ao cumprimento da finalidade do documento
     • Protocolo: conjunto de operações visando o controle: recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
       • AUTUAÇÃO: momento em que um processo é criado, ocorre a autuação; decorre, geralmente, de um documento avulso.
         • JUNTADA: União de um processo a outro.
           • PROCESSO: Quando um documento avulso ou o conjunto deles são autuados e implica responsabilidade administrativa, técnica, ou financeira, com o objetivo de ESCLARECER um determinado assunto.

3. Tipos de Arquivo

   • MEDIDA PROVISÓRIA - Ato normativo de iniciativa de poder executivo que prescinde de tramitação no poder legislativo.
   • EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS - comunicação oficial em que o Vice-Presidente da República, Ministros de Estados ou dirigentes de órgãos se dirige ao Presidente da República, expondo fatos que justifiquem necessidades de medidas ou providências para a solução de problemas. Por exemplo, proposição de projeto de ato normativo, medidas ou comunicação de determinado assunto.
   • MEMORIAL DESCRITIVO - Texto usado em engenharia, arquitetura e urbanismo que acompanha os desenhos de um projeto, no qual são explicados e justificados os critérios adotados, as soluções e outros pormenores
   • ORDEM DE SERVIÇO - modalidade de documento oficial autorizando a execução de algum serviço por órgãos públicos subordinados ou servidores dos mesmos.
   • DECERTO-LEI - norma administrativa com efeito de lei, expedido pelo poder executivo quando o legislativo estiver com poder suspenso.
   • ARQUIVO ATIVO: mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constante e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão.
   • ARQUIVO INATIVO: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência.
   • ARQUIVO MORTO: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referência quase nulas, mas mesmo assim são significantes e precisam ser guardados, e inclusive organizados como um arquivo ativo.
   • Arquivos INÚTEIS ou IMPRESTÁVEIS devem ser destruídos.
   • DECRETOS: atos administrativos da competência dos chefes dos poderes executivos

4. CONSERVAÇÃO E PROTEÇÃO DE DOCUMENTOS

   • PERMANENTES VITAIS: são documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possuem importância vital para a empresa, que sem eles a empresa não tem condições de funcionar.
     • PERMANENTES: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados, inalienáveis e imprescritíveis (Não perde a validade.)
       • TEMPORÁRIOS: são documentos que têm valor temporário de um, dois, cinco ou mais anos.
         • CORRENTES: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de CONSULTAS FREQUENTES.
           • INTERMEDIÁRIOS: aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
     • devem ser muito bem conservados, com cuidados especiais, segurança e proteção. A perda e a destruição deles podem até significar o fracasso de uma empresa.
       • CENTRALIZAÇÃO dos documentos: Melhora o cuidado e a proteção dos documentos. Economia de equipamento, de pessoal, de tempo gasto no arquivamento e na localização. Amplia o uso do equipamento, alongando sua vida útil.
   • ACONDICIONAMENTO: Ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma apropriada à sua preservação e acesso.

5. AUTENTICIDADE DOCUMENTOS

   • LEGALMENTE AUTÊNTICOS: dão testemunhos sobre si mesmos em virtude da intervenção, durante ou após sua produção, de uma autoridade pública representativa, garantindo sua genuinidade.
     • DIPLOMATICAMENTE AUTÊNTICO: são aqueles que foram escritos de acordo com a prática do tempo e do lugar indicados no texto e assinados pela pessoa (ou pessoas) competente para produzi-los.
       • HISTORICAMENTE AUTÊNTICOS: são aqueles que atestam eventos que de fato aconteceram ou informações verdadeiras.
   • INDEpendentes: um documento pode ser mais de um ao mesmo tempo.

6. OUTROS TIPOS

   • AUTÓGRAFO: Manuscrito do próprio punho do o autor, assinado ou não
   • CARTULÁRIO: REGISTRO INTEGRAL, parcial ou sumário, em forma de volume ou rolo, de TÍTULOS DE PROPRIEDADE, privilégios E OUTROS documentos relativos a direitos de uma ENTIDADE COLETIVA, pessoa a ou família.
   • APÓGRAFO (ou TRASLADO): Cópia de registro, manuscrita, de época ou não, realizada por outro que não o a autor.
   • APÓCRIFO: Documento de autenticidade não reconhecida.
   • CÓPIA FIGURADA: Cópia exata, feita geralmente para fins legais, reproduzindo com fidelidade o grafismo e a forma a do original
   • CÓPIA POR CONTATO: Cópia obtida por contato direto de a original ou negativo com papel sensibilizado
   • ANOPISTÓGRAFO: Documento escrito ou impresso de um único lado
   • OPISTÓGRAFO: Documento escrito ou o impresso de ambos os lados
   • ORIGINAL: Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar; Versão final de um documento, já na sua forma apropriada.
   • Papiro: origem vegetal Pergaminho: origem animal