Conceitos e instrumentos do planejamento

Conceitos e instrumentos do planejamento

1. O planejamento precede todas funções da administração. É o planejamento que estabelece os objetivos para esforço do grupo.

2. O planejamento faz o tempo trabalhar a nosso favor, pois, otimiza e permite que vários planos sejam gerenciados simultaneamente, à medida que possibilita o monitoramento de desempenho e a avaliação dos resultados parciais e finais.

3. O planejamento NÃO é um fim em si mesmo, mas, um meio para alcançar fins. O planejamento NÃO é um acontecimento, mas, um processo contínuo, permanente e dinâmico que FIXA objetivos, DEFINE linhas de ação, DETALHA as etapas para atingí-los e PREVÊ recursos necessários.

4. Com a incorporação dessa prática:

5. Começa-se pela análise das condições presentes para determinar formas de atingir o futuro desejado. Isso implica escoler metas, prever, influenciar e controlar a natureza e a direção de mudanças, e rever criticamente os resultados obtidos, avaliando a EFICIÊNCIA E EFICÁCIA dos programas e atividades em relação aos objetivos e metas fixados

6. PLANO

   • É uma linha de ação pré-estabelecida que, em determinado período de tempo, orienta a ação na direção da missão, ou seja, o que a instituição deve fazer.
   • Fornece parâmetros de controle e acompanhamento das ações.
   • Possibilita o controle da mudança, colaborando para que ela ocorra de modo ordenado e eficaz.
   • Sua NECESSIDADE é determinada pela missão ou pelos objetivos institucionais ou ainda por problemas específicos relacionados ao bom desempenho da organização.
   • TIPOS de plano:

7. OBJETIVOS

   • São o ponto final do planejamento e constituem o plano lógico da organização. Consiste numa situação futura esperada.
   • Os objetivos devem expressar intenções que levem ao cumprimento da missão da organização.
   • Há uma hierarquia de objetivos que deve ser respeitada: a alta administração estabelece de modo amplo os objetivos e com base nisso os n´veis inferiores da organização definem seus objetivos específicos.
   • Os objetivos da biblioteca devem ser sempre pensados em relação às instituições e a comunidade que devem servir.
     • O primeiro objetivo do bibliotecário na função de planejador consiste em interpretar corretamente a missão institucional e fixar objetivos para o serviço de informação que colaborem para o cumprimento da missão e soluções aos problemas identificados.

8. METAS

   • São a quantificação dos objetivos. Devem ser expressadas com clareza, iniciadas por um verbo de ação. Devem ser mensuráveis, mutáveis e ter tempo definido.

9. POLÍTICAS

   • São planos gerais de ação, guias genéricos que definem linhas mestras, orientam a tomada de decisão e dão estabilidade à organização.
   • Permitem decidir questões previamente, evitando repetições de análises e ajudam a dar uma estrutura unificada a outros tipos de planos e delegar autoridade sem perda de controle.

10. REGRAS

    • OS PROCEDIMENTOS são instrumentos que estabelecem métodos rotineiros de execução de atividades e detalham a maneira exata pela qual uma atividade deve ser realizada e a sequência em que essas rotinas são realizadas. Exemplo: Manuais de serviço e fluxogramas.
      • As regras relacionam-se aos procedimentos pois orientam a ação, mas, não especificam a sequência cronológica.
    • Se as POLÍTICAS são guias de raciocínio que orientam a tomada de decisão e ação, as REGRAS E PROCEDIMENTOS são guias para o fazer!
    • Nas regras temos como exemplo as normas e regulamentos.
      • Normas são comandos diretos e objetivos de curso de ação a seguir como proibição de bolsas ou normas internas relativas aos rodízios de funcionários no horário de almoço.
      • Regulamento é o que regula o uso do acervo e o dos serviços, por exemplo. Não confundir com REGIMENTO: rege a organização sendo o instrumento organizacional que complementa e explica o organograma. Contém: constituição, competências e atribuições.

11. PROGRAMAS

    • São complexos de metas, políticas, procedimentos, regras, passos e recursos. Um programa pode ser composto por programas derivados a subprogramas que garantam sua consecução.
    • Os projetos são parte de um programa geral ou unidades independentes que contemplam determinado aspecto na unidade de informação.

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