Flashcards
Allgemeines Projektmanagement
Cards in this deck (147)
- 1Was ist ein Projekt?- einmalig
-zeitlich, sachlich, räumlich begrenzt
- zielgerichtet
- i.d.R. mit knappen Ressourcen - 2Projektmanagement - DefinitionDie Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisationen, -techniken und -mitteln für die Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss von Projekten.
- 3Projektarten1) Investitionsprojekte
2) Forschungs- und Entwicklungsprojekte
3) Organisationsprojekte - 4Institutionelles PMWER ist für Ausführung der Managementaufgaben zuständig?
- 5Funktionales PMWIE und WOMIT werden die Managementaufgaben umgesetzt? (Instrumentelle Umsetzung)
- 6PM-Phasen5-Phasen:
1) Initialisierung
2) Definition
3) Planung
4) Steuerung
5) Abschluss
X-Phasen: (firmen- und/oder branchenabhängig) - 7PM-Phasen SKIZZE
- 8PM-Prozess: Initialisierungsphase
- 9Definitionsphase
- 10Planungsphase
- 11Steuerungsphase
- 12Abschlussphase
- 13PM-Erfolg: Magisches Dreieck
- 14PM-Erfolg- beginnt bereits bei der Projektauswahl
- wichtig: richtige Projekte auswählen sowie Prioritäten setzen
- unnötige Projekte vermeiden, wichtige Projekte nicht übersehen! - 15Was ist Projekterfolg? - DefinitionErfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen in angeforderter Qualität und Quantität sowie die Einhaltung des finanziellen und terminlichen Rahmens unter Berücksichtigung der genehmigten Nachträge (Claims). Zusätzlich müssen die Stakeholder des Projekts mit der Umsetzung un den Ergebnissen zufrieden sein und das Projekt als positiv und erfolgreich beurteilen.
- 16Was ist PM-Erfolg?Ist der effektive und effiziente Einsatz von Methoden und Instrumenten des PMs zur Steigerung des wirtschaftlichen Erfolgs und der Zufriedenheit der Stakeholder einzelner Projekte, des Projektportfolios insgesamt sowie projektübergreifend der Erfolg der Organisation.
- 17Projektumfeldfaktoren1) Sachfaktoren:
- natürliches Umfeld
- technisches Umfeld
- ökonomisches Umfeld
- rechtlich-politisches Umfeld
2) Sozialfaktoren:
- Soziokulturelles Umfeld - 18Projektumfeldfaktoren Beispiele Intern/Extern
- 19Projektumfeldanalyse-> Projektumfeldfaktoren sind zu spezifizieren und zu beschreiben
- Bedeutung des Faktors ist zu klären
- Schnittstelle zw. Projektumfeldfaktor & Projekt ist zu klären
-> Zielsetzung: Infoaustausch bzw. Kopplung von Projekt und Projektumfeld mittels Infos - 20Stakeholder- interessierte Parteien, Interessengruppen
- "Gruppen, die berechtigtes Interesse an Projekt bzw. Projektergebnis haben."
- sind über den gesamten Projektlebenszyklus involviert.
- häufig Nutzer oder Betroffene des Projektgegenstandes - 21Stakeholder-Gruppen- Kunden
- Mitarbeiter
- Projektauftraggeber
- Lieferanten/Subauftragnehmer
- Wettbewerber
- Gesellschaft - 22Stufen des Stakeholdermanagements1) Identifikation
2) Information & Analyse
3) Aktionsplanung
4) Monitoring - 23Stufen des Stakeholdermanagements: 1) IdentifikationErmittlung und Strukturierung der Stakeholder, z.B. in Form eines Workshops.
Fragen:
- Welche Personen sind als potenzielle Stakeholder des Projekts zu berücksichtigen?
- Sind die Personen/-gruppen intern oder extern?
- Üben sie direkten oder indirekten Einfluss auf das Projekt aus? - 24Stufen des Stakeholdermanagements: 2) Information & Analyse- Einschätzung der Stakeholder/-gruppe
- Einstellung zum Projekt, Macht/Einfluss auf das Projekt, Betroffenheit/Konfliktwahrscheinlichkeit
- Informationsquellen: Internet, Kunden, Zulieferer, öffentliche Treffen, persönliche Gespräche, persönliches Netzwerk, usw. - 25Stufen des Stakeholdermanagements: 3) Aktionsplanung- aus identifizierten Stakeholdern und Ergebnissen der Analyse werden Maßnahmen entwickelt
- Informationstaktik:
• partizipativ (beteiligt an den Entscheidungen)
• diskursiv (von Zeit zu Zeit einbezogen, informiert)
• repressiv (auf Abstand halten, keine Information) - 26Stufen des Stakeholdermanagements: 4) Monitoring- Permanente Beachtung der Stakeholder im Projektverlauf
- Projekte und Projektstakeholder befinden sich in einem dynamischen Umfeld
- Wandel von Macht- und Interessenlagen im Zeitverlauf
- Interviews, Analyse offizieller Dokumente, usw. - 27Beispiel eines Stakeholderportfolios
- 28Stakeholder-Maßnahmen-Matrix
- 29Macht-/Interessenslagen im Projektverlauf
- 30Magisches Dreieck der Projektziele1) Leistung
2) Termine
3) Kosten
+ Einsatzmittel = "Magisches Viereck"
+ Zufriedenheit = "Magisches Fünfeck" - 31SMART - Definition1) S = Spezifisch: einfach und verständlich, nicht allgemein, sondern konkret
2) M = Messbar: operationalisiert
3) A = Akzeptabel: erreichbar und sozial ausführbar
4) R = Realistisch: sachlich erreichbar und bedeutsam
5) T = Terminiert: zeitlich planbar - 32Projektzielfunktionen- Kontrollfunktion
- Orientierungsfunktion
- Verbindungsfunktion
- Koordinationsfunktion
- Selektionsfunktion - 33Vorgehens- und Ergebnisziele1) Ergebnisziele: erwartete Ergebnisse werden definiert und geprüft
= Ziele, die ein Ergebnis des Projektes verdeutlichen.
2) Vorgehensziele: Vorgehensweise im Projektverlauf
= Ziele, die an den Fortschritt des Projekts geknüpft sind. - 34Vorgehens- und Ergebnisziele SKIZZE
- 35Risiken und Chancen - Begriffsbestimmung- Risiken sind mögliche, ungeplante Ereignisse oder Situationen mit negativen Auswirkungen auf das Projekt
- Gegenteil von Risiken: Chancen
- Chancen sind Situationen, die jemandem etwas ermöglichen - 36Risiken- und Chancenmanagement- ist fortlaufender Prozess während aller Phasen im Projektlebenszyklus (Projektstart bis Projektabschluss)
- gewonnene Erfahrungen stellen einen wichtigen Beitrag zum Erfolg des betrachteten Projektes selbst und für zukünftige Projekte dar
- Erfahrungen helfen, Risiken und Chancen besser einzuschätzen - 37Workflow im Risikomanagement
- 38Projektrisiken: Mindmap
- 39RisikotabelleHier bitte Tabelle einfügen
- 40Determinanten des Risikopotenzials- Wahrscheinlichkeit, mit der das Risiko eintritt
- Tragweite, wenn es eintritt (z.B. Schadenhöhe)
Abbildungsmöglichkeit in einem Risikoportfolio:
1) vor Maßnahmendurchführung
2) nach Maßnahmendurchführung - 41Risikoportfolio
- 42Überarbeitung Risikoportfolio
- 43Umgang mit Risiken
- 44Qualität - DefinitionGesamtheit von Merkmalen eines Produktes oder einer Dienstleistung bezüglich ihrer Eignung, festgelegte und vorausgesetzte Erfordernisse zu erfüllen.
- 45Qualitätskreis von Deming "PDCA-Zyklus"
- 46Projekt Excellence Modell 1/2
- 47Projekt Excellence Modell 2/2
- 48Deutscher PM Award- durch GPM im Rahmen des jährlichen Deutschen PM-Forums in Nürnberg vergeben
- für bestes PM und das beste Projekt - 49Qualität des ProjektteamsEs muss sichergestellt werden, dass Teammitglieder:
- für ihre Tätigkeiten entsprechend qualifiziert sind
- entsprechend ihrer Fertigkeiten eingesetzt werden
- sich jeweils ihrer Rolle und Verantwortung bewusst sind
- Zugriff auf die notwendige Infrastruktur haben
- durch ihre Tätigkeiten keinen gesundheitlichen Schaden nehmen
- Zufriedenheit der Teammitglieder sollte fortlaufend überprüft und mit entsprechenden Managementmaßnahmen sichergestellt werden - 50Projektaudit & PM-Audit - DefinitionenProjektaudit: Projektanalyse, Überprüfung des Projekts auf Ergebnisse, Risiken oder Schwachstellen
PM-Audit: Audit, das sich auf das PM bezieht; ... ob die Vorgaben des PM-Handbuches eingehalten wurden - 51Audit- Qualität der Projektergebnisse und der PM-Prozesse kann durch ein Projekt- oder PM-Audit überprüft werden
- In der neuen DIN-Normreihe für PM wird ein Projektaudit als eine von mehreren Möglichkeiten von Projektbewertungen genannt - 52Ursache-Wirkungsanalyseauch: Fischgrät-Modell, Ishikawa-Diagramm oder 5-, 6-, 7-M-Methode
5M: Mensch, Maschine, Methode, Material, Mitwelt
6M: + Messung
7M: + Management
- 53Qualitätskosten
- 54Projektorganisation - DefinitionPO besteht aus einer Gruppe von Menschen un der dazugehörigen Infrastruktur, für die Vereinbarungen bezüglich der Autorität, der Beziehungen, und der Zuständigkeiten unter Ausrichtung auf die Geschäfts- und Funktionsprozesse getroffen wurde.
- 55Rolle- beschreibt eine Stelle in Projekt, für die eine Person verantwortlich ist
- mit den Funktionen und Aufgaben
- mit den Verantwortlichkeiten und Befugnissen
- eine Person kann mehrere Rollen in einem Projekt einnehmen - 56Projektbeteiligte- Auftraggeber
- Auftragnehmer
- Lenkungsausschuss
- Projektleitung
- Projektmitarbeiter
- Arbeitspaketverantwortliche - 57Auftraggeber- diejenige Person/Organisation, die Auftrag für die Durchführung des Projekts gegeben hat
- definiert Anforderungen und Ziele
- ist für das Projekt verantwortlich
- entscheidet über Fortführung oder Abbruch des Projekts
- sorgt für Finanzierung des Projekts - 58Aufgaben/Befugnisse des Auftraggebers
- 59Aufgaben/Befugnisse des Lenkungsausschusses
- 60Projektleitung/Projektleiter- ist für Dauer eines Projekts geschaffene Organisationseinheit, die für die Planung, Überwachung und Steuerung verantwortlich ist
- Projektleiter ist die für die Projektleitung verantwortliche Person
- Rolle des Projektleiters hat die wichtigste Bedeutung in einem Projekt - 61Aufgaben/Befugnisse des Projektleiters
- 62Aufgaben/Befugnisse der Projektmitarbeiter
- 63Arbeitspaketverantwortlicher- ist für die Durchführung einer Arbeitspaketes zuständig
- ist verantwortlich für die anforderungsgerechte, termintreue und kostengerechte Abarbeitung einer Arbeitspaketes - 64Formen der Projektorganisation1) Einfluss-Projektorganisation
2) Autonome (reine) Projektorganisation
3) Matrix-Projektorganisation - 651) Einfluss-PO SKIZZE
- 661) Einfluss-PO Übersicht
- 672) Autonome (reine) PO SKIZZE
- 682) Autonome (reine) PO Übersicht
- 693) Matrix-PO
- 703) Matrix-PO Übersicht
- 71Kriterien für Wahl der Projektorganisationsform
- 72Teamarbeit: Teamentwicklungsuhr (nach Tuckman)
- 73Problemlösung: Ishikawa-Diagramm 1/2
- 74Problemlösung: Ishikawa-Diagramm 2/2
- 75Projektstrukturplan (PSP) - DefinitionVollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente (Teilaufgaben, Arbeitspakete) der Projektstruktur als Diagramm oder Liste. Das kleinste Element des PSP ist das Arbeitspaket. (DIN 69901-5)
- 76PSP nach DIN SKIZZE
- 77Aufbau eines PSP SKIZZE
- 78PSP Beispiel
- 79Gliederungsprinzipien der Projektstrukturierung1) objektorientierte Gliederung
2) aktivitätsorientierte Gliederung
3) phasenorientierte Gliederung
4) gemischtorientierte Gliederung - 801) objektorientierte Gliederung
- 812) aktivitätsorientierte Gliederung
- 823) phasenorientierte Gliederung
- 834) gemischtorientierte Gliederung
- 84Zwecksetzung des PSP1) Darstellung des Projektgegenstands in seiner Gesamtheit
2) Aufdeckung von Unklarheiten in der Zieldefinition
3) Bestimmung aller operationalisierter und damit kontrollierbarer Arbeitseinheiten
4) Ordnen aller Arbeitspakete nach Zusammengehörigkeit
5) Schaffung von Transparenz im Projekt
6) Förderung einer gemeinsamen Sichtweise des Projektgegenstands
7) Verständigung im späteren Änderungsmanagement
8) Vergabe von Arbeitspaketen an Unterauftragnehmer - 85Projektphasen, Ablauf & Termine: Phase - Definition- gliedert Projekt in zeitliche und/oder sachliche Abschnitte
- erste Grobstruktur mit Inhalten je Phase
- jede Phase erfüllt konkrete Ziele im Gesamtprojekt
- Output einer Phase: Meilenstein - 86Meilenstein - Definition- definierte Ereignisse von besonderer Bedeutung
- terminiert
- bestehend aus:
1) Liefergegenständen oder Zwischenergebnissen
2) Prüfungen
3) Entscheidungen
4) liegen i.d.R. am Ende einer Phase - 87Wasserfallmodell SKIZZE
- 88V-Modell (Softwareentwicklung)
- 89Phasenmodelle im Überblick
- 90Sequentielle und wiederholende Modelle
- 91Meilensteintrendanalyse- Ziele:
1) Überwachung des Projektfortschritts
2) Frühzeitiges Erkennen von Terminverzögerungen
- Voraussetzungen:
1) klar definierte Meilensteine
1.1) mit festen Terminen
1.2) Mit zu erreichenden Zielen
- Notwendige Infos kommen aus Statusberichten/-besprechungen - 92Agiles Manifest SKIZZE
- 93Alternative zum Phasenmodell===> Agile Modelle (z.B. SCRUM)
- 94Rational Unified Process - Software-Entwicklung
- 95Welche agilen Modelle gibt es?
- 96Leistungsumfang/Lieferobjekte - DefinitionenLeistungsumfang: definiert die Grenzen des Projektes, indem er definiert, was in diesem enthalten ist.
Lieferobjekte: sind die materiellen und immateriellen Ergebnisse des Projekts, die dem Kunden übergeben werden. - 97Leistungsbeschreibung SKIZZE
- 98Lastenheft - DefinitionVom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Projektauftrags.
- 99Gliederung eines Lastenhefts
- 100Pflichtenheft - DefinitionVom Auftragnehmer erarbeitete Realisierungsvorgaben auf der Basis des vom Auftraggeber vorgegebenen Lasterheftes.
- 101Gliederung eines Pflichtenhefts
- 102Ressourcen- Mittel, die zur Tätigung von Handlungen und Vorgängen im Projekt eingesetzt werden
- Ressourcenknappheit in wirtschaftlichen Unternehmen
- erfordert Ressourcenmanagement - 103Arten von Ressourcen- Personal
- Sachmittel, wie Maschinen
- Material
- Räume
-Finanzmittel
- Wissen - 104Einzelprojekt-Ressourcenplanung
- 105Einlastung von Aufwänden
- 106Einlassung in der Multiprojektorganisation
- 107Kosten & Finanzmittel: Projektkostenrechnung
- 108Projektkostenkalkulation
- 109Aufwandsschätzung- Expertenschätzung
- Analogiemethoden
- Prozentsatzmethoden
- Parametrische Schätzsysteme - 110Kostengang- und Kostensummenlinie
- 111Abnahme- zentraler Punkt als Meilenstein im PM wegen der Rechtsfolgen
- Pflicht zur Abnahme
- Rechtsfolgen:
1) Fähigkeit zur (Teil-)Zahlung
2) Beginn der Gewährleistung
3) Gefahrenübergang auf den Auftraggeber - 112Leistungsstörung- Qualitätsmängel
- Terminverzug
- Kostensteigerung
- Unmöglichkeit der Leistungserbringung
- Schlechtleistung
- Teilweise Nichterbringung - 113Claim- Änderungswunsch, (Nach-)Forderung
- Management: Dokumentation, Forderung, Verhandlung/Durchsetzung, Abwehr
- Vertrags- und Claim-Management verursachen Aufwand/Kosten -> Nutzen - 114Claim-ManagementNachforderungsmanagement ist ein Aufgabengebiet innerhalb des PM zur Überwachung und Beurteilung von Abweichungen bzw. Änderungen und deren wirtschaftlichen Folgen zwecks Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen.
- 115Vertrags- und Claim-Management im Projekt
- 116Muster eines Änderungsprozesses
- 117Grundidee des Änderungsmanagements
- 118Änderungsantrag Muster
- 119Integrative Aufgaben des Projektcontrollings
- 120Teilprozesse des PM-Prozesses
- 121Prognosen und Trends: MeilensteintrendanalyseZiel der MTA: Trendaussagen treffen, ob die geplanten Meilensteintermine voraussichtlich eingehalten werden, sich verzögern, oder ob Meilensteinergebnisse voraussichtlich schon früher als geplant erreicht werden.
- 122Meilensteintrend-Diagramm
- 123Information/Kommunikation - DefinitionInformation: ist eine Kenntnis, die die Ungewissheit über das Eintreten eines bestimmten Ereignisses aus einer Menge von Möglichkeiten verringert oder bestätigt.
Kommunikation: beschreibt den Austausch von Daten zwischen mind. zwei Partnern - 124Projektdokumente- Projektauftrag, Projektsteckbrief
- Projektstatusbericht
- Plandokumente
- Abnahmeprotokolle
- Verträge
- anders gesagt:
1) extern wirkende Dokumente
2) intern wirkende Dokumente
3) Dokumente der Projektleitung
4) Dokumente der Projektbeteiligten - 125Extern wirkende Dokumente- Regeln, Gesetze, Vorschriften
- Verträge mit externen Stellen
- Abnahmeprotokolle - 126Dokumente der Projektleitung- Expertenverzeichnis, Projektorganigramm
- Projektstrukturplan
- Aktivitäten Plan und Projektphasenplan
- Terminplan
- Abschlussbericht - 127Dokumente der Projektbeteiligten- Dokumentation des Projektgegenstand
- Änderungen am Projektgegenstand
- Protokolle der Projektteams
- Arbeitspaketbeschreibungen - 128PM Handbuch- Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten
- Dokumentation des PM-Systems - 129Projekthandbuch- Zusammenstellung von Infos und Regelungen, die für die Planung und Durchführung eines bestimmten Projekts gelten sollen
- enthält die speziell für dieses Projekt geltenden Vereinbarungen - 130Kommunikations-Übertragungsmodell (von Shannon Weaver)
- 131Nachrichtenquadrat (von Schulz von Thun)
- 132Wann beginnt ein Projekt?- Vorlegen eines ausgearbeiteten Projektantrags an Entscheidungsinstanz
- Erteilung des Projektauftrags
- Einrichtung einer Projektkostenstelle
- Durchführung einer Projekt-Kick-Off-Sitzung
-Benennung einer Projektleitung - 133Modell des Projekt-Startprozesses
- 134Misserfolgsfaktoren im Projekt- unklare oder unrealistische Projektziele
- unklare Zuständigkeiten im Projekt
- wichtige "Stakeholder" werden nicht (hinreichend) mit einbezogen
- Konflikte im Projektteam, mit dem Auftraggeber
- fehlendes Interesse, fehlende Motivation - 135Projektabschluss im Projektablauf- letzte Projektphase
- geregelter und eindeutiger Abschluss wichtig
- Projektleitungen vernachlässigen häufig die Planung und Durchführung des Projektabschlusses
- "Wann ist Projekt abgeschlossen?" - 136Führung - Definitionwird als Steuerung der verschiedenen Einzel- aktivitäten in einem Projekt im Hinblick auf die übergeordneten Projektziele sowie als Handlung, die ein soziales System aufbaut, in dem Führende und Geführte zusammen eine Aufgabe mit einem Minimum an finanziellen, zeitlichem, emotionalem und sozialem Aufwand optimal lösen verstanden.
- 137Führungstechniken- Management by Objectives = Führung durch Zielvereinbarung
- Management by Exception = Führung nach Ausnahmeprinzip
- Management by Delegation = Führung durch Aufgabenübertragung - 138Führungsstile- Autoritäre Führung
- Patriarchalische Führung
- Partizipative Führung
- Delegative Führung - 139Situative Führung- Führungskräfte müssen in Abhängigkeit der Situation verschiedene Führungsstile anwenden, um effektiv zu sein
- Mitarbeiter sollten in Abhängigkeit ihrer Fähigkeiten und Motivation zur Verantwortung für die Durchführung einer Aufgabe angewiesen oder dabei unterstützt werden
- unterstützendes Verhalten: wechselseitige Kommunikation zw. PL und MA, um dem MA emotionale und fachliche Unterstützung anzubieten
- Anweisendes Verhalten: umfasst die wechselseitige Kommunikation mit dem Ziel, dem MA zu erklären, welche Aufgaben bis wann und wie bearbeitet werden sollen - 140FührungsrolleEine Rolle bezeichnet ein Bündel von Verhaltenserwartungen, die das Verhalten eines Individuums aus seinem Umfeld bestimmt.
- 141Extrinsische Motivation- ist als Wunsch bzw. Absicht definiert, eine Handlung durchzuführen, um negative Folgen zu vermeiden oder positive Folgen zu erzielen
- Handeln, um etwas zu erreichen oder um etwas zu verhindern
- Handlung selbst interessiert weniger als der damit verbundene Zweck - 142Intrinsische Motivation- ist als Wunsch bzw. Absicht definiert, eine Handlung durchzuführen, weil die Handlung selbst als spannend, interessant und anspruchsvoll wahrgenommen wird
- Handeln, weil in der Handlung selbst die Belohnung liegt
- Handlung ist nicht nur Mittel zum Zweck
- Handlung selbst ist wertvoll und bereichernd - 143Bedürfnispyramide in Bezug auf Projekte (Maslow)
- 144Zwei-Faktoren-Theorie (Herzberg)-> Herzberg stellte fest: Faktoren Arbeitszufriedenheit != Faktoren Arbeitsunzufriedenheit
- Hygienefaktoren:
1) verhindern bei positiver Ausprägung die Entstehung von Unzufriedenheit
2) Bsp.: Gehalt, Führungsstil, Arbeitsbedingungen,...
- Motivationsfaktoren:
1) verändern die Zufriedenheit, führen aber bei Nichtvorhandensein nicht immer zu Unzufriedenheit
2) Bsp.: Arbeitsleitung, Erfolg, Anerkennung,... - 145Job Enlargement- Arbeitsvolumen vergrößern
- z.B. weitere Arbeitspakete zuteilen - 146Job Rotation- Aufgabenbereiche wechseln
- innerhalb eines Arbeitsbereiches rotieren
- z.B. verschiedene Aufgabenfelder im Projekt ausüben - 147Job Enrichment- Arbeitsanforderungen vergrößern
- Übergang von „poor work“ zu „enriched work“ sollte durchdacht erfolgen
- graduell und nicht auf einmal
- kann zu fachlicher und emotionaler Überforderung führen
-> z.B. Teilprojektleitung übernehmen
Information
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- Informatik Flashcards on Allgemeines Projektmanagement, created by Adrin Kazemi on 11/01/2020.
- Created by
- Adrin Kazemi
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