Microsoft Project

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1. Instalación del programa

Existen 3 tipos de Microsoft Project Standard y Professional que son para escritorio y Server que es para un servidor. Para instalar este programa se debe contar con ciertos aspectos como: Procesador: 700 Mhz, Memoria de 512 Mb, disco duro: 26 M, Pantalla: 1024*168 resolución, y tener en cuenta con el tipo de microsoft que tiene el computador. La clave es de 25 dígitos, se puede elegir el tipo de instalación. Teniendo en cuenta que los requisitos pueden variar.

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2. Primeros pasos

Planificación: asignar tareas y recursos.

Seguimiento: avance del proyecto y modificación de la planificación.

Cierre: completar avance de tareas.

Los elementos son: proyecto, tareas y recursos; en donde la información se puede ver relejada en los campos. Los campos principales son: comienzo, fin, duración, trabajo, unidades, costo.

Las unidades de tiempo que se manejan son: m: minutos, h: horas, d: días, s: semanas y ms para meses. La duración del proyecto se mide en días y el trabajo en horas. En cuanto a los estados de este son los siguientes: previsto (¿qué dije?), actual (¿qué digo?), real (¿qué realmente digo?) y variación (¿qué ha cambiado?).

Microsoft Project ayuda a planificar y realizar seguimiento del proyecto, la planificación se va ajustando al calendario base del proyecto.

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3. Planificación del proyecto

Este software permite planificar tareas del proyecto e incluirlas en fases , se puede poner fin, cambiarle fechas de iniciación y fin, como también incluir hitos, de igual manera agregar tareas a la escala de tiempo. El software también permite visualizar el inicio y fin de cada tarea. En la parte de inicio se puede planificar de manera manual y automática.

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4. Gestión de recursos

Los recursos con los que se cuentan son: material, trabajo y costos, los cuales se pueden asignar a cada tarea y se crean desde la hoja de recursos, al momento de agregarlos se pone el tipo de recurso, la disposición de este y la tasa. Los recursos se asignan a tareas pero también existe la opción de eliminarlos suprimiéndolos o reemplazándolos. Cuando existe una sobre-asignación de recurso el software nos lo muestra, una sobre-asignación quiere decir que se ha asignado un recurso a dos tareas en un mismo tiempo.

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5. Búsqueda de información

En Microsoft Project se puede visualizar tareas por medio del diagrama de Gantt y los recursos en la Hoja de recursos. La información de los elementos del proyecto se pueden ver en las estadísticas. De igual forma Gantt permite visualizar la ruta crítica y linea base del proyecto que se este realizando y mediante las tablas podemos apreciar otro tipo de vistas y filtros.

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6. Gestión de costos

Mediante este software se puede comparar los costos finales con los costos previstos para ver si se presentaron variaciones. Los costos se asignan desde la hoja de recursos, existen los costos totales y los costos fijos.

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7. Seguimiento del proyecto

Este software nos muestra una linea base la cual indica el punto de partida del proyecto, esta linea tiene la opción de guardarse para así continuar el seguimiento del proyecto.

El diagrama de Gantt de seguimiento muestra información de la línea base y variaciones del proyecto. Esto se puede realizar clickeando vista luego detalle-estado seguido de actualizar proyecto si así se desea.

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8. Impresión de información

Se debe configurar las opciones de impresión.

El software permite también cambiar la orientación.

Configurar la página o ajustarla.

Utilizando los informes se puede enviar información a excel o Viso.

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9. Diagrama de red

Para visualizar un proyecto se puede por medio del diagrama de Gantt o diagrama de red. Este representa las tareas con cuadros y dependencias con flechas, cuando damos click en ver-diagrama de red, los cuadros indican el tipo de tarea. Mediante el diseño tenemos la opción de como queremos alinear, de mostrar flechas o no, como también el estilo de los cuadros.

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10. Configuración y personalización

Para realizar esto nos debemos dirigir a Archivo - opciones - general - mostrar - programación - revisión - guardar - idioma- avanzado.

En donde los estilos se pueden seleccionar para que se puedan visualizar los distintos colores en el diagrama de Gantt.

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11. Subproyecto

Cuando existe un proyecto con muchas tareas se pueden crear subproyectos, dirigiéndonos a proyecto luego insertar subproyecto se selecciona el proyecto quedando así creado un subproyecto, al desplegar cada proyecto se puede ver las tareas de las cuales se componen cada proyecto.

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12. Código EDT

Las tareas se pueden identificar con el ID o el código EDT (estructura de descomposición del trabajo).

este código es como una forma de enumerar jerarquicamente las tareas, ya sea por medio de número o letras ya que este software tiene la opción de definir el código EDT.

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13. Macros

Los macros automatizan trabajos pero para poder hacer uso de estos se debe tener previo conocimiento de VBA, se puede de igual forma utilizar el grabador si no se tiene conocimiento de lo mencionado anteriormente. Para esto se debe dirigir a programado - visual bisic- grabar macro.

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14. Plantilla de office

Para elegir una plantilla se debe dirigir: Nuevo - plantilla office allí se selecciona las plantillas disponibles;

Se puede descargar una plantilla a una misma carpeta

Cuando una plantilla no posee la características para poder ser usada, esta se puede actualizar guardándola con la opción de 2010.

Conexión con Project Server

Se debe configurar la cuenta de conexión.

Se accede a datos del servidor.

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Ana Zharik Godoy Montañez

501 -D

Universidad de Cundinamarca

Investigación III.