MICROSOFT PROJECT 2010

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MICROSOFT PROJECT 2010

OBJETIVO: Poder adquirir los conocimientos básicos para manejar la herramienta Microsoft Project 2010.

En el siguiente texto se dará a conocer el funcionamiento adecuado de esta herramienta el cual esta conformado de la siguiente manera:

Instalación del programa.

Primeros pasos.

Planificación de un proyecto.

Gestión de recursos.

Búsqueda de información.

Gestión de costos.

Seguimiento del proyecto.

Impresión de información.

Diagrama de red.

Configuración y personalización.

Subproyectos.

Código EDT.

Macros.

Plantillas de office.

Conexión con Project Server.

1.INSTALACIÓN DEL PROGRAMA.

Requisitos:

Procesador de 700 Mhz

Memoria de 512 Mb Ram

Disco duro de 2 Gb

Unidad de CD-Ram o DVD

Pantalla de 1024x768 resolución (mínima)

Sistema operativo: Windows XP con SP3, Windows vista SP1, Windows 7.

Pasos a seguir.

Después de que arranque la instalación, se deberá confirmar la clave del producto la cual se encentra en el paquete del producto, luego se procederá a elegir el tipo de instalación que desea en la que encontramos:

Instalar ahora: Que es una instalación por defecto.

Personalizar: En la podrá elegir opciones que desea.

Luego se procede a elegir una ubicación en su disco, ya realizado esto le pedirá que digite sus datos, luego procede a instalar ahora, cuando termine esta instalación haga clic en el botón de cerrar, y ya tendrá instalada su herramienta.

2. PRIMEROS PASOS

El ciclo de vida de un proyecto pasa por 3 fases; Fase de planificación la cual se ira planificando las diferentes tareas y asignado recursos, la fase de seguimiento en el que se dará avance al proyecto y fase de cierre en la cual se completara el avance de las tareas.

Elementos del proyecto: Proyecto, tarea, recurso.

Campos a nivel de proyecto: Comienzo, fin, duración, trabajo, unidades costo.

Unidades de medida: m(minutos), h(horas), d(días), s(semanas), ms(meses).

Un proyecto puede estar en 3 estados : Previsto, Actual y Real.

3. PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO

En microsoft project podemos programar manual o automáticamente, aquí podemos ajustar las fechas de duración, de comienzo y de fin de una tarea, el cual se reflejara en el diagrama de gant.

Para insertar un ito puedo colocarme en una de las fases y dar insertar el pone fin a la fase en la que se halla realizado, un ito en un rumbo en el proyecto donde se dice que la duración es de 0 pero esta duración puede variar.

4. GESTIÓN DE RECURSOS

Aquí crearemos la hoja de recursos; donde se encontraran los diferentes recursos, los cueles pueden ser de tipo material, trabajo o costo; se hará asignación de de recursos y tareas para tener planificado el proyecto.

vamos a vista e insertamos la hoja de recursos donde se ubica el recurso el tipo ya sea de trabajo los cuales deben tener el valor de la hora, a estos recursos se le asignan las tareas correspondientes, y estos recursos los podemos ver representados en el diagrama de gant.

5. BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

Esta se basa en 3 elementos: proyecto, tarea y recurso. Después de hacer asignaciones a diferentes tareas tenemos mucha información en el proyecto, toda esa información se debe visualizar en la cinta del proyecto-información del proyecto-estadísticas, también podemos encontrar información de estas en la vista de tarea y de recursos.

Por otro lado en el gant de seguimiento podemos visualizar las rutas criticas del presente proyecto y al mismo tiempo podemos observar el calendario de las tareas donde en cada fechas esta ubicada la diferente tarea que se debe realizar.

6. GESTIÓN DE COSTOS

Un cambio importante en un proyecto es la gestión de costos, el costo de un proyecto dependerá del costo de las tareas.

Para poner costos a los recursos se hace desde la hoja de recursos en la cual se puede indicar la fase por cada uno de los recursos, lo que podemos indicar, cual es la tasa hora extra y cual es el costo uso de un recurso.

Si miramos el diagrama de gant y vamos a la tabla de costo observamos el costo total el cual esta compuesto por el costo de los recursos y de las tareas.

7. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

La linea base nos va indicar el punto de partida de un proyecto, cuando terminamos la fase de planificación guardamos la linea base y comenzamos el seguimiento.

Pera ver información de la linea base, nos dirigimos al diagrama de gant- seguimiento, pero si queremos ver mas información vamos a vista-tabla-se selecciona alguna de las que allí se encontrara, esta información la podemos encontrar a nivel de tareas o de proyecto. Esta linea base la podemos actualizar hasta el día que llevamos el cual se actualizara todo el proyecto.

8. IMPRESIÓN DE INFORMACIÓN

Si deseamos imprimir el actual el informe que tenemos, debemos ingresar a: archivo-imprimir donde se puede podemos visualizar una imagen previa del proyecto a imprimir, de igual manera lo podrá configurar a su manera; que impresora usar, podemos imprimir todo el proyecto, o paginas especificas, también podemos cambiar la horizontal de la hoja ya sea horizontal o vertical, ademas cambiar el tamaño de la hoja, cuando se quiere imprimir un informe nos dirigimos a la cinta de proyecto-informe y selecciona el tipo de informe que se desea imprimir y automáticamente lo dirige a la venta imprimir.

9. DIAGRAMA DE RED

Aquí las tareas se representan como cuadros y la dependencia con flechas que los unen. Para visualizar este diagrama vamos a ver - diagrama red, aquí se visualizaran unos cuadros con los diferentes tipos de tareas que tengamos en el proyecto; en este diagrama se puede observar que algunos cuadros nos aparece una cruz (+) la cual nos indica que las tareas están realizadas, por otro lado observamos en algunos cuadros aparece una linea (-) la cual indica que la tarea esta comenzada. Para conocer la información de dicha tarea de los cuadros, nos paramos encima del cuadro o damos doble clic en el cuadro.

10. CONFIGURACIÓN Y PERSONALIZACIÓN

Para configurar opciones y en microsoft project debemos ir a; archivo-opciones y podemos configurar las distintas opciones como son: las generales, mostrar, programación, revisión, guardar, idioma, avanzado, personalizar cinta de opciones (cinta de tareas, recurso, proyecto, vista, complementos, que son las principales cintas que se sienten activada).

En formato se puede cambiar el estilo de letra, color, tamaño, estilo de fuente, también se puede cambiar el estilo del diagrama de gant.

11. SUBPROYECTOS

Para insertar un subproyecto en un proyecto realizamos los siguiente, seleccionamos las algunas de las fases de un proyecto X, y lo guardamos con el nombre que preferimos, ya guardado este subproyecto lo vamos a insertar en mi proyecto maestro el cual debe ser un documento nuevo, nos dirigimos a la cinta de proyecto- insertar-subproyecto y seleccionamos el subproyecto que anteriormente se había guardado, se pone un indicador el cual me indica donde esta ubicado el subproyecto en mi proyecto maestro.

12. CÓDIGO EDT

Acá se podrá conocer como utilizar el código EDT (estructura de descomposición del trabajo), para ubicar una tarea x en el diagrama de gant a través del código EDT, lo hacemos normalmente e insertamos una columna y tecleamos una letra E y nos aparece el código EDT que identifica las tareas de las siguiente manera; las que se encuentran en primer nivel que estas podrían ser la fase 1, el fin de la fase 1, la fase 2 entre otras, están serian las tareas de primer nivel; cuando a fase 1 la desglosamos en varias tareas como tarea a y tarea b estas por defecto como se identificaran como la 1.1 y la 1.2.

13. MACROS

Se utilizan para automatizar el proyecto, para trabajar con macros vamos a la cinta de programador, y damos clic en ver macros para visualizar las diferentes macros. seleccionamos una tarea y damos clic en grabar macro, siempre que empezamos a grabar una macro nos pide y nombre y luego damos aceptar, a continuación nos aparece la opción "para macro" lo que quiere decir que la macro esta en marcha y guardara todo lo que se haga de aquí en adelante, cuando se para la macro y seleccionamos otras tareas y das clic en diferentes macros aparecerá lo anterior realizado en la macro y se cambiara todo automáticamente.

14. PLANTILLAS DE OFFICE

Para crear un nuevo proyecto con base en una nueva plantilla vamos a archivo- nuevo- plantillas de office.com

y seleccionar los planes disponibles, Selecciona la plantillas que deseo o necesita se le da descargar plantilla y automáticamente tiene la plantilla en su project.

15. CONEXIÓN CON PROJECT SERVER

Cuando estamos trabajando con microsoft project server, podemos acceder a los datos del servidor por Internet explore, o por el cliente de project professional, copiamos el url que aparece en la pagina del project server y nos vamos a project professional para prepara la conexión con el servidor de project.

Dentro de project professional vamos a archivo- información- administrar cuentas y por defecto la cuenta configurada es la del equipo, para agregar una nueva cuenta damos clic en agregar nueva cuenta y pegamos el url que habíamos copiado anteriormente, le damos predeterminado y luego aceptar; después le decimos que tengamos la posibilidad para elegir una cuenta, así se podrá visualizar las conexiones del servidor y las conexiones locales, damos aceptar y cerramos project professional, luego abrimos project y nos aparecerá un cuadro de dialogo donde nos pedirá el inicio de sesión y damos clic en aceptar y de inmediato arrancara project professional conectado con el servidor de project.