Modul 11 von 12 · Text
Organizações, Sistemas e Métodos
Estrutura organizacional
Conceito
É a forma como as tarefas estão distribuídas, agrupadas e coordenadas na organização, visando o alcance dos objetivos descritos no planejamento.
Propósitos da estrutura organizacional
- Identificar tarefas para alcançar os objetivos planejados;
- Organizar e criar responsabilidade e níveis de autoridade;
- Estruturar o processo decisório ideal, incluindo estruturar o endereço dos relatórios gerenciais;
- Contribuir diretamente para a proteção interna e externa da empresa;
- Estabelecer indicadores de desempenho de acordo com os objetivos planejados;
- Contribuir diretamente para o crescimento motivacional e ter comprometimento com os resultados planejados.
Propósito principal
O principal propósito da estrutura organizacional é o controle, e não a organização.
Componentes da estrutura organizacional
- Sistema de responsabilidade;
- Autoridade;
- Sistema de comunicação.
Sistema de responsabilidade
É o dever de prestar contas, é a obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa para outra pessoa. Elementos integrantes da responsabilidade:
1) Departamentalização:
- São blocos de trabalho para reunir pessoas e recursos que tenham algo em comum;
- Nas estruturas organizacionais, o departamento é bastante comum, porque é reflexo da descentralização de competências, já que transfere autonomia para níveis intermediários, assim, acelerando o processo decisório.
2) Linha assessoria e linha STAFF:
- Decisões por meio de assessoramento;
- A linha assessoria tem sido muito utilizada com a finalidade de tomar decisões mais acertadas;
- Foto: https://images.app.goo.gl/vvCZSuLjPusPTwJJ7.
3) Especialização do trabalho.
4) Sistema de autoridades:
Resultado da distribuição de poder.
Autoridade
É o direito de dar ordens, tomar decisões, requerer obediência ou desempenhar um trabalho que foi designado. A autoridade pode ser formal ou informal e é constituído por:
1) Amplitude administrativa / amplitude de controle / amplitude de comando:
É o número de subordinados que um chefe pode supervisionar pessoalmente.
2) Níveis hierárquicos:
As organizações formais modernas tendem a diminuir os níveis hierárquicos e a aumentar a amplitude de controle.
3) Centralização ou descentralização:
a) Centralização:
- É o poder concentrado nos níveis mais altos;
- As decisões são tomadas do alto escalão, por isso as decisões têm uma visão mais global e mais distante dos fatos, ao mesmo tempo em que as pessoas dos níveis mais baixos estão distantes dos objetivos globais;
- Os tomadores de decisão, que são os que estão no alto escalão, geralmente são bem treinados do que os que estão nos níveis mais baixos, por isso as decisões são mais coesas ou consistentes;
- Elimina esforços duplicados e reduz custos operacionais, por isso as decisões são mais demoradas e cresce a possibilidade de erros pessoais no processo;
b) Descentralização:
- É o poder distribuído não apenas nos níveis mais altos, mas também nos níveis mais baixos, assim, diminuindo o poder da gerência;
- As decisões são tomadas mais rapidamente pelos próprios executores da ação, desse jeito pode acabar ocorrendo falta de informação e coordenação entre os departamentos envolvidos;
- Os próprios executores da ação são os que possuem mais informação sobre a situação;
- Mais pessoas participam no processo de decisão, assim, promovendo mais motivação entre os administradores médios, porém tende a ter um desperdício de esforço;
- Os administradores médios são bastante treinados, assim, terá maior custo devido à seleção e ao treinamento dos administradores médios;
- Pode acontecer de os administradores defenderem mais objetivos departamentais do que os empresariais;
- As políticas podem variar por departamento.
Sistema de comunicação
É o resultado das interações das unidades organizacionais, ou seja, é o processo onde uma mensagem é criada por um emissor e transmitida por um canal até chegar num receptor, mas para isso, é necessário um receptor.
Condicionantes da estrutura organizacional
- Fator estratégias, políticas e objetivos estabelecidos pela empresa;
- Fator ambiente externo da empresa;
- Fator tecnologia (evolução tecnológica e tecnologia aplicada na empresa);
- Fator humano (considerando as habilidades, capacitações e níveis de motivação e de comprometimento para com os resultados da empresa).
Tipos de estrutura organizacional
Governança corporativa
- É o conjunto de regras que regulam a maneira como uma empresa é administrada ou controlada;
- A governança preocupa-se com os stakeholders (acionistas), enquanto a administração preocupa-se com a gestão interna da empresa;
- O objetivo é passar confiança para os seus acionistas por meio de um conjunto de incentivos a partir de mecanismos, de forma que o comportamento dos executivos estejam alinhados com o interesse dos acionistas;
- Como a governança corporativa é passar confiança para seus acionistas, ela naturalmente contribui para um desenvolvimento sustentável, assim, evitando diversos fracassos empresariais, como abusos de poder, erros e fraudes.
Estrutura linear/piramidal
1) Conceito:
É a forma estrutural mais simples e antiga. Tem sua origem em antigos exércitos. Possui formato piramidal, pois possui linhas diretas e únicas de responsabilidade entre superior e subordinados.
2) Características predominantes:
- Nesta estrutura predomina a hierarquia, a especialização vertical.
- Centralização;
- Autoridade linear/centralizada (unidade de comando), ou seja, cada operário deve se reportar a um único chefe;
- Linhas formais de comunicação, ou seja, a comunicação deve ser realizada apenas pelas vias formais, de acordo com a estrutura do organograma;
- Foto: https://images.app.goo.gl/JyVCMjz1WDkJgN6UA.
Estrutura funcional / estrutura corporativa funcional
1) Conceito:
É a estrutura determinada por especialização do trabalho.
2) Características predominantes:
- Foco na especialização horizontal (departamentalização), ou seja, o indivíduo é especialista em sua área de atuação;
- O gerente não é generalista, mas sim especialista;
- Um mesmo funcionário pode se reportar a diversos supervisores, de acordo com a tarefa que estiver sendo realizada;
- É adequada para organizações de pequeno porte;
- É predominante em órgãos públicos;
- Permite economias de escala e simplifica a coordenação, porém atrasa a tomada de decisão e o tempo de resposta a mudanças;
- Está orientada a metas internas e não possui foco do cliente;
- Foto: https://images.app.goo.gl/bbhWU1H1mgwKQNaN6.
Estrutura linha-staff / estrutura linear staff
1) Conceito:
É a combinação da estrutura linear com a funcional, com o predomínio da linear, ou seja, é uma estrutura linear que possui um especialista ou assessoria antes da autoridade no organograma.
2) Característica predominante:
- A tomada de decisão na linha staff torna o processo mais lento;
- O staff nem sempre será usado, ele será usado apenas em momento oportuno e conveniente;
- O staff dá apenas uma consultoria e, portanto, não tem a decisão final, apenas influência;
- Foto: https://images.app.goo.gl/JcMrCpVpey8pd9hh6, https://images.app.goo.gl/5FqdfnMf3CxeaRsk8.
Estrutura divisional
1) Conceito:
É formada por divisões separadas e autossuficientes, cada divisão é responsável por um produto, serviço, localização geográfica (cidade, estado, país etc.), projetos ou por processos.
2) Características predominantes:
- É uma estrutura que ocorre quando as organizações ficam maiores, com uma grande linha de produtos/serviços e atua em vários setores do mercado;
- Esta estrutura consegue enfatizar os objetivos específicos e gerais da organização;
- Cada divisão tem sua autonomia, sua própria logística, podendo tomar algumas decisões referentes ao seu produto, buscando atender com qualidade seus clientes;
- Apesar da descentralização operacional das divisões, o planejamento, a coordenação e o controle serão centralizados na cúpula, então cada gestor de divisão será cobrado pelos seus resultados e desempenhos de sua linha;
- Aumenta a velocidade para responder desafios externos;
- Melhora o controle do desempenho de cada unidade;
- Aproxima o cliente e atende mais facilmente suas demandas;
- Foto: https://images.app.goo.gl/7dktsDmtc43h72vx8.
Estrutura matricial
1) Conceito:
É uma estrutura que tem dois departamentos, departamento funcional e departamento divisional.
2) Características predominantes:
- Propósito é proporcionar maior comunicação das equipes de trabalho, ou seja, alinhar uma estrutura rígida (funcional) com uma maior flexibilidade (divisional);
- Nesta estrutura, cada colaborador tem dois chefes, o da função e do projeto ou produto;
- Foto: https://images.app.goo.gl/DgTpZtm9FkphSdZ8A.
Estrutura em rede / estrutura descentralizada / estrutura achatada
1) Conceito:
É uma estrutura que terceiriza a maior parte de suas funções de negócio e, normalmente, são organizações pequenas.
2) Características predominantes:
- Tem pouco ou nenhum departamento;
- Tem poucos funcionários próprios da organização, os quais se concentram na sua atividade principal;
- Para atividades de meio, outras pessoas serão contratadas, mas apenas para para desenvolver projetos ou atividades específicas;
- Geralmente outras empresas serão contratadas para realizar atividades que representam a atividade fim da organização;
- Possui cadeia de comando, isto é, não possui gerentes intermediários e de nível tático, o poder decisório é delegado para os níveis mais baixos de comando;
- Possui flexibilidade e competitividade em escala global;
- A organização poderá contratar um fornecedor temporariamente e depois de acabado o serviço ou produto não ter mais nenhuma relação com ele;
- Como é muito descentralizado, possui pouco controle das outras empresas;
- Foto: https://images.app.goo.gl/dkGrtLimbYbFJMfg8.
Adhocracia
1) Conceito:
- Ad-hoc significa "para tal finalidade" ou "aqui e agora";
- A adhocracia é o oposto da Teoria da Burocracia, significando uma forma organizacional livre e solta, totalmente descentralizada e que utiliza equipes e estruturas horizontais dentro das quais as pessoas trabalham juntas ou em grupos interfuncionais cruzados.
2) Características predominantes:
- A adhocracia é uma estrutura típica de organizações jovens;
- Apresenta boa tendência de comunicação e de interação entre a equipe de trabalho;
- É um modelo que incentiva a inovação. Ex.: Google e Microsoft;
- Ex.: quando um cara não possui o cargo de escrivão mas mesmo assim está exercendo para uma situação específica, eu o chamo de escrivão ad-hoc.
Departamentalização / especialização horizontal
1) Conceito:
É um agregado de cargos, ou seja, representa a reunião e coordenação de tarefas, recursos e pessoas com base em algum critério de homogeneidade.
2) Princípios da departamentalização:
a) Princípio de maior uso:
O departamento que utiliza mais de uma atividade deve tê-lo sob sua jurisdição;
b) Princípio de maior interesse:
O departamento de maior interesse sob uma atividade deve supervisioná-la, pois torna-se proficiente para desenvolvê-la;
c) Princípio de separação do controle:
As atividades de controle devem ser autônomas, independentes e separadas das atividades que estão sendo controladas;
d) Princípio da supressão da concorrência:
Deve-se eliminar a concorrência, agrupando atividades diversas num só departamento, embora, em certos casos, a rivalidade interdepartamental seja saudável, quando cria uma competição leal e sadia.
3) Critérios de departamentalização:
a) Territorial/geográfico:
- É um agrupamento de atividades e de pessoas com base na área geográfica ou territorial, baseando-se na premissa de que cada departamento serve uma determinada área geográfica;
- Ocorre nas organizações com áreas dispersas;
- É adequado para organizações que têm necessidade de oferecer recursos específicos para cada região ou área geográfica;
- Por ser uma estrutura que focaliza a descentralização territorial, tem como consequência o enfraquecimento da especialização por um certo ponto de vista. Ex.: os médicos do departamento da região norte serão habilidosos para com as doenças dessa região, o mesmo acontece com os médicos de outros departamentos de outras regiões, ou seja, tem uma tendência a não ter médicos com habilidades de todas as doenças comuns de todas as regiões;
- Foto: https://images.app.goo.gl/W83a62gKUJBo1sPc9;
b) Cliente:
- É o agrupamento de atividades e de pessoas com foco nos usuários ou clientes específicos;
- É adequado de acordo com a necessidade de cada cliente, então cada departamento será especializado naquele público específico;
- Foto: https://images.app.goo.gl/YpmwHSsqhvZYiz4H9;
c) Projeto:
- Projetos são os vetores das mudanças, da implementação das estratégias e das inovações que trazem vantagens competitivas para as empresas;
- Aqui, os colaboradores recebem atribuições temporárias dentro de projetos, porque o projeto tem início, meio e fim, depois do fim, a alocação de recursos e colaboradores pode acontecer para outros projetos;
- Ex.: projetos de consultorias, projetos de agências de publicidade etc.;
- Foto: https://images.app.goo.gl/VuMiRXT4bXWxynAA7;
d) Processo:
- É o agrupamento de atividades e de pessoas ao longo de uma cadeia de produção, ou seja, é quando tem uma especialização baseada em etapas do processo produtivo;
- É bastante utilizado em níveis mais baixos da hierarquia, como a área de produção;
- Tem como desvantagem pouca flexibilidade, visto que o contexto atual aponta para inovação, mudança tecnológica ou alteração nos processos;
- Favorece a obtenção de maior eficácia organizacional na entrega de produtos e na prestação de serviços ao clientes;
- Ex.: No processo de montagem de um carro, tem a parte para colocar o motor, uma parte da pintura, uma parte dos pneus etc.;
- Foto: https://images.app.goo.gl/kmwLv1TimraVkZ3a9;
e) Produto/serviço:
- As pessoas serão agrupadas e as tarefas distribuídas com foco em cada produto ou serviço, logo, terá um departamento para cada tipo de produto ou serviço;
- É adequado para quando se tem uma grande variedade de produtos e serviços;
- Há maior favorecimento de criatividade e inovação, além de ter maior flexibilidade;
- Favorece um melhor atendimento às demandas de cada tipo de cliente;
- Possibilita maior coordenação entre os diversos departamentos de cada gerência;
- Foto: https://images.app.goo.gl/RpVU4pcjx42YVE8J9;
f) Funcional:
- As pessoas e as atividades serão agrupadas de acordo com as principais funções da empresa;
- Foto: https://images.app.goo.gl/6YcDsMH55ojgc5hWA;
i) Vantagens:
- Adequada para atividades contínuas e rotineiras, por isso possui maior estabilidade;
- Orienta pessoas para uma atividade específica, de acordo com a sua área de especialista, logo, trará maior segurança;
- Garante plena utilização das habilidades técnicas das pessoas, porque se baseia no princípio da especialização ocupacional;
- Concentração maior e uso maior de recursos especializados;
- Bom para empresas que tenham poucas linhas de produtos ou serviços;
- Cooperação intradepartamental.
ii) Desvantagens:
- Insegurança das pessoas assim que a empresa começar a crescer devido ao aumento de complexidade;
- Possível isolamento de uma área funcional;
- Pouca inovação;
- Baixa adaptabilidade, já que precisa de funcionários bastante especialistas;
- Geralmente os integrantes possuem uma visão parcial da empresa, apenas os que estão em níveis mais elevados que possuem uma visão global;
- Cooperação interdepartamental.
Obs.:
- Uma organização pode utilizar diferentes critérios de departamentalização ao mesmo tempo.
Delegação
- É o processo pelo qual uma autoridade transfere apenas a sua execução para outra pessoa; [QUADRIX e CESPE]
- Não é transferida a responsabilidade, a responsabilidade ainda continua com a autoridade; [QUADRIX e CESPE]
- Algumas questões entendem que delegação é o processo de transferir autoridade e responsabilidade para os subordinados;
- A delegação é um dos princípios da direção.
Organograma
- É a representação gráfica simplificada de uma estrutura formal de uma organização, onde este organograma especifica os órgãos, níveis hierárquicos e as principais relações formais entre eles.
- No sentido descendente, o organograma expressa a autoridade dos cargos em relação ao subordinado;
- No sentido ascendente, o organograma expressa a responsabilidade dos cargos em relação ao superior hierárquico.
Modelos de organograma
1) Organograma vertical/clássico/funcional:
- É o organograma mais conhecido, onde quanto mais alto estiver o órgão, maior a autoridade e a abrangência da atividade;
- Foto: https://images.app.goo.gl/jGYGNDEUcznWSam7A.
2) Organograma horizontal:
- É o mesmo que o organograma vertical, a diferença é que o grau de autoridade de um órgão se encontra da esquerda para a direita, onde mais para esquerda tem mais autoridade e mais para a direita tem menos autoridade;
- Foto: https://images.app.goo.gl/MMSTPiCk2P1tH7iA8.
3) Organograma circular/radial:
- É um organograma que traz as informações geralmente por meio de setores ou departamentos, onde os setores mais ao centro do círculo tem mais relevância e os mais à extremidade tem menos;
- Foto: https://images.app.goo.gl/765ZZ3WyBVka9H4g8.
4) Organograma linear de responsabilidade:
- É um organograma geralmente feito numa planilha, ele mostra o que cada nível hierárquico faz, por exemplo, diretor aprova e controla, assistente elabora e executa etc., às vezes é utilizado uma legenda com símbolos para facilitar na visualização;
- Foto: https://images.app.goo.gl/kSHF4qYc8Vi7rzh37.
5) Organograma matricial:
- É um organograma utilizado em estrutura de matriz;
- Foto: https://images.app.goo.gl/3iGXGsnPcgDRKRLq8.
Cadeia de comando / cadeia escalar
É a linha do organograma, ou seja, é a linha de autoridade que liga todas as pessoas de uma organização e que indica quem se subordina a quem.
Unidade de comando
Diz que um funcionário deve se reportar a apenas um único chefe.
Amplitude de comando / amplitude de controle / amplitude administrativa
É o número de subordinados que um chefe pode supervisionar pessoalmente.
Especialização vertical
É o aumento dos níveis hierárquicos, ou seja, é quando se verifica a necessidade de aumentar a qualidade de chefia, assim, aumentando mais níveis hierárquicos.
Especialização horizontal
É o aumento do crescimento horizontal do organograma, ou seja, aumento da departamentalização, ocorre quando se verifica a necessidade de aumentar a qualidade do trabalho em si, assim, dividindo as tarefas em mais partes e especializando as atividades.
Divisão do trabalho
É a divisão do total de tarefas em pequenas partes, assim, cada parte é desempenhada por uma só pessoa ou equipe.
Vantagens da divisão do trabalho
1) Aprendizado rápido:
Como o total de tarefas será dividida em partes, então será mais fácil de aprender, porque a pessoa só terá que aprender uma dessas partes.
2) Automação torna-se mais fácil de implementar:
Como o total de tarefas será dividida em partes, então será mais fácil substituir o trabalho humano por máquina, já que o trabalho será mais simplificado, então as máquinas terão que desempenhar apenas uma função.
3) Trabalho não produtivo reduzido:
Como o total de tarefas será dividida em partes, o tempo gasto com coisas inúteis, como perder tempo encontrando uma peça, por exemplo, será reduzido, assim, o funcionário gastará mais tempo fazendo o serviço ou produto do que com elementos não produtivos.
Desvantagens da divisão do trabalho
1) Monotonia:
Como o total de tarefas será dividida em partes, o trabalho tende a ser monótono, ou seja, tende a não ter variações ou inovações, fazendo com que os operadores apenas repitam frequentemente a mesma tarefa.
2) Dano físico:
Como os operadores terão que repetir a mesma tarefa frequentemente, então isso pode acabar ocasionando danos físicos, como dores ou lesões para o resto da vida (lesão por esforço repetitivo - LER).
3) Baixa flexibilidade:
Como o total de tarefas será dividida em partes, fica muito difícil alterar o que será feito no ambiente de trabalho, tendo que fazer geralmente sempre a mesma coisa.
4) Baixa robustez:
Como o total de tarefas será dividida em partes, qualquer falha em algum lugar da divisão do trabalho afetará a produção inteira, fazendo-a ficar parada até o problema ser solucionado.