Secretaria Escolar

Servidores das secretarias escolares As secretarias são compostas por: - Secretário escolar; - Auxiliares do secretário escolar Obs.: - São profissionais habilitados com cargo técnico educacional, com escolaridade de nível médio.   Atribuição do secretário escolar 1) Ele faz tudo que está relacionado com a secretaria da escola que foi determinado a ele pelo diretor da escola. 2) Ele é o responsável pela sua equipe que compõem a secretaria escolar. 3) Ele é designado por meio de Ato do Secretário de Estado da Educação para o exercício da função, por meio de Portaria. 4) Suas competências são: - Inserir e atualizar todos os dados da escola; - Cadastrar e editar os dados do estudante; - Realizar rematrículas dos estudantes; - Realizar a Chamada Escolar; - Efetivar matrículas; - Recepcionar (receber) no Diário Eletrônico os servidores da escola; - Implantar novas turmas de estudantes quando necessário; - Inserir matriz curricular; - Registrar notas de estudantes por eliminação de matéria (componente curricular); - Expedir relatórios, ficha individual, boletim, ata de resultados finais, histórico escolar, certificados, diploma, declarações de vaga, entre outros documentos inerentes à escrituração escolar; - Alimentar o sistema Educacenso e cumprir os prazos determinados pelo INEP.   Atribuição dos auxiliares do secretário escolar Ele desenvolve atividades no âmbito da organização escolar, relacionadas à secretaria escolar, aos estudantes e à comunidade, de acordo com as necessidades da escola, ou seja: - Organizar e manter atualizadas as pastas de cada aluno; - Providenciar a elaboração de diplomas; - Expedir (mandar) comunicados à equipe escolar sobre movimentação escolar dos estudantes; - Inserir, manter e atualizar no Diário Eletrônico dado referente a cada estudante nas fichas de matrículas e nas fichas individuais; - Organizar e manter atualizado o protocolo, arquivo escolar, acervo de leis, decretos, regulamentos, resoluções, portarias e comunicados do interesse da escola, e, responsabilizando-se pela guarda de documentos; - Cumprir as devidas leis, decisões e prazos estabelecidos para a execução de seu trabalho; - Receber, registrar, preparar, distribuir e instruir expedientes e ofícios, dando-lhes o devido encaminhamento; - Atender aos servidores da escola e aos estudantes, prestando-lhes esclarecimentos sobre escrituração e legislação, consultado o chefe imediato da escola.   Estrutura da secretaria escolar 1) Atendimento aos professores, estudantes, pais, órgãos públicos e comunidade em geral. 2) Expediente envolve registros escolares, funcionais e correspondências. 3) Escrituração escolar por meio de registro de dados escolares dos estudantes e funcionais dos profissionais da educação. 4) Arquivo caracteriza-se em físico ou virtual, de movimento/ativo, permanente/passivo.   Responsabilidade da secretaria escolar 1) O registro da vida escolar do estudante. 2) O registro de pessoal. 3) A organização e manutenção dos arquivos e fichários que contêm a escrituração escolar. 4) A preparação da correspondência inter e extraescolar. 5) A guarda da documentação, bem como, do processamento das informações que circulam fora e dentro da escola.   Escrituração escolar - É o registro sistemático de todos os fatos relativos à vida escolar do aluno e da escola; - O setor responsável pela escrituração escolar é a secretaria da escola, ela registra as ocorrências de acordo com a ordem e sequências dos acontecimentos.      Finalidade Assegurar em qualquer tempo a regularidade e autenticidade da vida escolar do aluno e do funcionamento da escola.

Conceito É o ato formal que passa a criar um vínculo firmado entre o aluno na idade que deve ter para fazer a determinada série e a escola.   Caracterização da matrícula      Matrícula inicial - É aquela que é efetuada pela 1ª vez na escola. - O aluno deve ter pelo menos 6 anos ou fazer no decorrer do ano letivo.    Matrícula renovada É aquela quando o aluno cursa o ensino fundamental ou médio numa determinada escola num ano anterior e faz a matrícula novamente na mesma escola no ano seguinte.    Matrícula com progressão parcial - É aquela que permite o aluno, que reprovou em até 3 matérias, avançar de série, fazendo a nova série juntamente com as matérias da série anterior em que ele reprovou; - No ensino regular, é permitido do 6º ano do ensino fundamental ao 2º ano do ensino médio; - Na EJA, é permitido do 5º ano do ensino fundamental ao 2º ano do ensino médio.    Matrícula no regime de retenção parcial É aquela que permite o aluno que reprovou no 3º ano do ensino médio regular ou da EJA em até 3 matérias fazer novamente o 3º ano, só que apenas as matérias em que ele reprovou.    Matrícula na condição especial É aquela que ocorre quando o aluno dos anos finais do ensino médio reprova em no máximo 3 matérias e será permitido à repetição do ano na condição especial de cursar somente as matérias em que ele reprovou durante o período máximo de 2 anos letivos consecutivos. Caso não obter a aprovação mesmo assim, ele repetirá a série inteira.   Sobre a matrícula inicial e a renovação da matrícula 1) A matrícula inicial e a renovação são feitas respeitando a Portaria da Chamada Escolar da época prevista no planejamento da escola, mediante instrumento próprio, que é assinado pelo aluno (quando maior de idade) ou responsável (quando menor), declarando aceitar as normas regimentais da escola. 2) A escola pode aceitar a matrícula em qualquer época do ano, desde que exista vaga na escola e o estudante atenda os devidos requisitos legais. 3) A matrícula será deferida pela Direção e seu controle é de responsabilidade da secretaria escolar. 4) O secretário escolar para fazer a matrícula deve preencher todos os campos na ficha de matrícula. 5) A matrícula será efetiva depois de apresentar os devidos documentos necessários.   Processo da matrícula É dividido em três etapas: 1) Organização: É o momento de planejar a matrícula, ou seja: - Estabelecer o número de vagas; - Indicar os servidores que participarão do processo de matrícula e capacitá-los para efetivar a matrícula; - Orientar os pais ou responsáveis para o preenchimento de fichas e formulários; - Divulgar para a comunidade o calendário de matrícula por meio de edital; - Providenciar os materiais necessários para fazer as matrículas. Ex.: pasta individual, ficha de matrícula etc. 2) Processamento: É o momento de efetuar a matrícula, organizar e arquivar os documentos escolares. 3) Análise detalhada da documentação: Isso serve para detectar necessidade de adaptação, preenchimento de lacuna etc.   Documentos necessários para a matrícula e a rematrícula      Matrícula 1) Pasta individual do aluno preenchida. 2) Documentos para se identificar: certidão de nascimento ou casamento; RG e CPF (do aluno e seus responsáveis); ficha socioeconômica preenchida; e xerox dos documentos dos pais ou responsáveis. 3) Ficha de matrícula. 4) Fotos 3x4. 5) Histórico escolar, ficha ou relatório individual, constando o aproveitamento do aluno na escola de origem, em caso de transferência no decorrer do ano letivo. 6) Comprovante de residência, contendo CEP, telefone e e-mail. 7) Comprovação de situação militar, quando for o caso. 8) Cartão de Vacina para alunos a serem matriculados na educação infantil ou nos anos iniciais do ensino fundamental. 9) Cartão bolsa família, quando for o caso. 10)  Cartão do SUS do aluno é necessário; porém, não são...

Ficha de matrícula Na ficha de matrícula, devem constar os seguintes registros: 1) Identificação e código da escola. 2) Nome do aluno (sem abreviaturas); 3) Sexo. 4) Identificação do aluno, naturalidade, UF, nacionalidade e data de nascimento. 5) Cor/raça, NIS. 6) Necessidades Educacionais Especiais. 7) Filiação (pai e mãe sem abreviaturas). 8) Endereço residencial e telefone do aluno. 9) Endereço, telefone e e-mail do trabalho dos pais. 10) Ano letivo. 11) Ano escolar. 12) Etapa de ensino. 13) Data da matrícula. 14) Assinatura do responsável pela matrícula. 15) Assinatura do responsável pelo aluno. 16) Assinatura do diretor escolar. 17) Espaço para observações.   Ficha de Anamnese - É um instrumento que contém o histórico do aluno; - É desenvolvida para compreender e entender melhor o aluno, permitindo o professor e a equipe pedagógica da escola investigar e fazer da melhor forma as intervenções necessárias; - As informações são fornecidas pelos pais ou responsáveis do aluno; - As escolas deverão realizar o IMC, tanto para os alunos rematriculados, quanto para os novatos; - O IMC deverá ser realizada pelo professor de educação física anualmente e deverá ser arquivada na pasta individual do aluno; - Na transferência do aluno no decorrer do ano letivo, a ficha de anamnese acompanhará o histórico escolar e a ficha individual.   Ficha individual 1) É o registro da situação escolar do aluno em termos de rendimento escolar, como: - Componentes curriculares (matérias); - Carga horária; - Frequência, referente a cada ano letivo; - Ano escolar; - Etapa; - Fase; - Módulo; - Outras formas de organização do ensino ou do curso. 2) Deve conter espaços para dados pessoais do aluno, como: - Nome; - Filiação; - Nascimento; - Endereço; - Idade; - ... 3) O resultado final do rendimento do aluno será transcrito para as atas de resultados finais, para o boletim do aluno (rendimento e frequência). 4) Para que a ficha individual tenha validade e seja reconhecida, a sua autenticidade deverá conter: - Assinatura do diretor; - Assinatura do secretário escolar; - Ser emitida em duas vias (quando o estudante sair cursando).   Procedimentos básicos relacionados à ficha individual 1) Fazer o acompanhamento das notas por bimestre, na ficha individual, de acordo com a inserção realizada pelo professor no sistema diário eletrônico. 2) Acompanhar os campos referentes a: - Faltas amparadas; - Faltas registradas; - Situação da turma; - Situação do aluno; - Total de faltas. 3) No espaço destinado a situação do aluno, ao final do ano letivo, deverá ter uma das seguintes palavras: - Aprovado; - Reprovado (25% +1 do total de faltas registradas); - Retido. 4) Deve conter assinatura e carimbo da direção, do secretário escolar e do responsável pelo preenchimento. 5) Em caso de transferência para outra escola, durante o período letivo, uma via da ficha individual deverá ser anexada ao histórico escolar, contendo a: - Nota; - Frequência; - Dias letivos; - Carga horária até a data da expedição dos documentos. 6) Não se expede, nem se aceita ficha individual com rasuras ou alterações de qualquer natureza.   Procedimentos básicos relacionados à ficha movimentar estudante Compreende a mudança do vínculo escolar do aluno na escola. Pode ocorrer nas seguintes situações: - Matriculado; - Remanejado de turma; - Transferido de escola; - Falecido; - Desistente; - Excluído da turma; - Reclassificado; - Progressão parcial; - Evadido; - Matrícula em condição especial; - Concluinte.

Conceito É um documento de registro contendo informações relativas à identificação do aluno e dos estudos por ele realizados em sua trajetória escolar, constituindo-se ainda, no documento formal de transferência de um para outra escola.

Conceito É a movimentação do estudante de uma escola para outra.   Formas de transferências escolares 1) A transferência do estudante de uma escola para outra. 2) O estudante reprovado na matéria da parte diversificada (matéria que cada escola escolhe), ao ser transferido para outra escola, é aprovado e passa para a próxima série. 3) O estudante transferido de escola estrangeira ou do Mercosul para escola do Brasil será adaptado ao sistema escolar brasileiro. 4) A transferência de estudantes do ensino militar para ensino civil obedecerá às legislações vigentes.   Maneiras de ocorrer a transferência - Transferência recebida; - Transferência expedida.      Transferência recebida Cuidados necessários: - Conferir os dados pessoais de acordo com o documento de identificação civil apresentado; - Verificar no histórico escolar todos os dados necessários relacionados aos estudos realizados; - Quando se tratar do ensino médio, verificar se acompanha o histórico escolar do ensino fundamental, o certificado ou atestado de conclusão; - Verificar se está assinado e carimbado pela direção e secretário escolar, com os respectivos números dos atos autorizativo para as funções; - Verificar, quando houver observação, registro de data e assinatura do secretário e direção; - Verificar o ato legal de autorização de funcionamento ou reconhecimento da escola.    Transferência expedida Cuidados necessários: - Transcrever nome, data, local de nascimento e filiação do estudante, tudo rigorosamente de acordo com o documento de identificação pessoal; - Nome da escola, cidade e estado em que o estudante concluiu ou está cursando o ensino fundamental ou médio (no caso de estar cursando, acompanhar a ficha individual e ficha de anamnese); - Transcrever as notas e a carga horária de cada matéria de acordo com a matriz curricular; - Observar bem o registro completo das matérias; - Realizar todas as observações que se fizerem necessárias, datar e colher a assinatura do diretor e do secretário da escola, contendo o número dos atos legais de autorização no exercício dos referidos cargos; - A identificação das matérias deve ser escrita por extenso; - Todos os espaços em branco serão devidamente invalidados; - Não deverá conter emendas ou rasuras, sob pena de nulidade.   Obs.: - Toda transferência deverá ser solicitada através de requerimento padrão fornecido pela secretaria da escola e preenchido pelo interessado (se for maior de idade) ou de responsável (se for menor de idade); - A transferência pode ser expedida em qualquer época do ano; - Na transferência em curso, o estudante levará o histórico escolar, a ficha individual com o registro da frequência e notas parciais quando houver; - Se o estudante transferido não apresentar histórico no ato de matrícula, a escola recipiendária deverá realizar a matrícula com a declaração de transferência da escola de origem, certificando-se da procedência e autenticidade da declaração, cabendo ao estudante apresentar histórico escolar, no prazo registrado conforme a declaração da escola de origem; - A transferência deverá ser elaborada em duas vias de igual forma e teor, ficando a 2ª via arquivada em sua pasta individual; - A escola recipiendária pode efetuar matrícula por transferência, mediante a apresentação de declaração de transferência expedida pela escola de origem; - O responsável pela expedição do documento que eventualmente não observar o prazo que vier prejuízo à vida escolar do estudante, estará sujeito a responder administrativamente e judicialmente, mediante iniciativa do estudante ou seu responsável; - Se for constatado irregularidade na transferência de estudantes recebidos pela escola, o pai ou o seu responsável legal, terá 30 dias para providenciar a regularização; - O aluno que for transferido ficará sujeito às adaptações de estudos de cada matéria, de acordo com a decisão do conselho de professores; - Os estudantes do Projeto Classe de...

Conceito São atos de responsabilidade exclusiva das escolas. Os documentos escolares de conclusão de cursos/estudos são: - Diploma; - Certificado;      Diploma Expedido quando da habilitação da educação técnica de nível médio que confere direito ao exercício de uma profissão.    Certificado Expedido quando da conclusão do EM, de capacitação, de aperfeiçoamento, de especialização, de atualização profissional e outros de caráter geral.   2ª via do certificado/diploma 1) Para emissão dele, o interessado deve comprovar o extravio do título original (mediante boletim de ocorrência policial) e receber da escola a segunda via devidamente especificada. 2) As escolas devem ter rigoroso controle da expedição desses documentos. 3) No anverso do certificado de conclusão do EM deve ter: - Selo nacional e brasão das armas de RO; - Inscrições: "República Federativa do Brasil" e "Governo do Estado de Rondônia"; - Nome e endereço completo da escola; - Logomarca da escola, quando houver; - Nome da entidade mantenedora; - Ato legal, número e data de credenciamento da escola; - Fundamentação legal: leis e seus artigos, resoluções, portarias, pareceres de aprovação do curso e a matriz curricular; - Especificação do documento expedido: certificado de conclusão do EM ou diploma de conclusão de educação profissional técnica de nível médio; - Habilitação, área profissional e data de conclusão do curso, se diploma; - Nome do titulado, data de nascimento, nacionalidade, naturalidade (cidade e UF); - Número do RG, órgão expedidor e data de expedição, ou registro nacional de estrangeiros, quando for o caso; - Cidade e data de expedição do documento; - Número do CPF; - Assinatura do Diretor e do Secretário Escolar com os nome sotopostos e os números da portaria; - Assinatura do titulado; 4) No verso: - Especificação de registros e de dados, de acordo com a legislação vigente que normatiza; - Número do registro, da folha, do livro de registros, data do registro; - Nome da escola, cidade, UF e a data de conclusão do EM, quando se tratar de diploma; - Número de identificação do curso (NIC) no SISTEC; - Assinatura do diretor e do secretário da escola, com os nomes sotopostos e os números das respectivas portarias.   Livro de registro de certificado ou diploma - A escola deverá registrar em livro próprio para cada curso os respectivos diplomas e certificados que expedirem com fins de validação em nível nacional; - O diretor e o secretário escolar assinarão o termo de abertura e de encerramento do livro de registro e rubricarão as respectivas folhas, obrigatoriamente numeradas; - No livro também deverão constar o termo de abertura e o termo de encerramento.      O que deve conter no livro de registro? 1) Nome completo do aluno. 2) Número do registro. 3) Data da expedição. 4) Data da conclusão do curso. 5) Filiação. 6) Registrado por. 7) Cargo. 8) Número de matrícula. 9) Data do registro.

Conceito - Registra toda vida escolar do aluno. No entanto, ainda não possui certificação digital para os usuários do sistema; - Todos os documentos impressos deverão ser assinados pelo diretor, secretário, professor e supervisor escolar, quando for o caso; - O diário eletrônico tem como objetivo potencializar o acompanhamento administrativo e pedagógico do sistema de educação da rede público estadual de ensino; - O diário eletrônico contém ferramentas que comportam as informações relativas à vida escolar do estudante que devem ser registradas.

Conceito É o conjunto de documentos produzidos e recebidos pela escola em decorrência de exercício de suas atividades. O objetivo é preservar a memória de todos os documentos que passam pela escola. Obs.: - O arquivo escolar poderá ser organizado por ordem alfabética por curso, turma e turno, para facilitar o controle e manuseio; - Documentos definitivos garantem indefinidamente a autenticidade dos estudos dos alunos referentes à vida escolar, sendo históricos escolares, fichas individuais, atas de resultados finais etc.; - Arquivo físico é o arquivamento de qualquer documento da escrituração, emitido pela escola ou recebido de outras escola; - Arquivo informatizado é o arquivamento, no qual se utiliza HD externo, CD-ROOM ou outra forma por meio eletrônico ou algo parecido; - A responsabilidade dos arquivos é do secretário escolar da escola, sob a supervisão do diretor.   Tipos de arquivos      Arquivo ativo / arquivo de movimento Documentos e livros sobre escrituração ou consultas frequentes, em especial, documentos escolares dos alunos com cadastro ativo na escola.    Arquivo passivo / arquivo permanente É de caráter definitivo, da qual constam documentos e livros cuja escrituração foi concluída e que as informações, inalienáveis e imprescritíveis, devem ser preservadas, em especial, os documentos escolares dos alunos que não mais pertencem ao cadastro ativo da escola.   Procedimento de retorno de estudantes Quando ocorrer retorno de estudante à escola, deve retirar a pasta individual do arquivo passivo ou permanente, efetivando o registro para controle interno da secretaria, na movimentação da pasta e retornando ao local de origem, ou seja, ao arquivo ativo ou de movimento.   Cuidados com o arquivo Deve ter no arquivo ou fazer com o arquivo: - Um aparelho de ar adequado para a sala; - Limpeza na sala; - Para limpar os documentos, deve-se utilizar escova e aspiração manual com equipamento adequado; - Deve-se ter a preocupação de zelar sempre pela organização do arquivo após a consulta.   Arquivamento informatizado Os pendrives ou outras formas eletrônicas de arquivamento devem ser armazenados, sendo uma para uso corrente da escola e outra guardada como cópia de segurança em lugar protegido, a critério da escola e sob sua responsabilidade, ressalvando-se que faz necessária atualização permanente das vias.   Incineração de documentos escolares e prazos de permanência dos documentos na escola 1) A eliminação deverá ser feita por meio de incineração ou fragmentação mecânica. 2) Antes da eliminação os documentos devem ser registrados em listagem própria da escola, que deverá ser arquivada, da qual devem constar: - A identificação da escola; - Número de ordem dos documentos listados; - Identificação, data e assunto dos documentos; - Observação complementares, se for o caso; - Rodapé com local e data, nome, cargo e assinatura dos responsáveis pela eliminação. 3) O diretor, o secretário escolar e mais um funcionário do corpo técnico da escola são responsáveis pela eliminação de documentos, esses devem previamente avaliar os documentos a serem eliminados, observando a natureza e a temporalidade dos documentos. 4) Documentos que podem ser eliminados após 5 anos: - Diário de classe; - Exames finais; - Atestado; - Horários; - Calendários; - Editais; - Outros documentos que não possuem dados e informações de valor atual. 5) Não podem ser eliminados documentos referentes a: - Vida escolar do aluno; - Livros de atas de reuniões; - Frequência dos funcionários; - Atas de resultados finais; - Outros que a escola entende que devam ser preservados.