INFORMES

INFORMES

1. El informe es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o comercial) con el propósito de comunicar información del nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios o trabajos).

   • CLASES DE INFORMES:
     • Resumen ejecutivo
       • Contiene de 1 a 3 paginas
       • Este tipo de informe breve se usa para:
         • informar sobre el desarrollo de un evento organizacional,
           • dejar constancia del procedimiento realizado
             • reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión
               • dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación
                 • presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación
                   • elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo
       • Se recomienda que el resumen incluya:
         • encabezamiento
           • Está compuesto por
             • Razón social
               • Sólo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organización.
             • Dependencia
               • Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen
             • Código
               • Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes (resúmenes ejecutivos), se escribe en la misma línea de la dependencia.
             • Título
               • Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo.
             • Lugar de origen y fecha de elaboración
               • Se escribe contra el margen izquierdo, a 2 ó 3 interlíneas libres del título, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).
     • Informe corto
       • Consta de una a 10 páginas
     • informe extenso
       • consta de 11 páginas en adelante
   • CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
     • En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
       • tratar un solo tema por informe
       • redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
       • usar tratamiento respetuoso y cortés
       • redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió).
       • utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización
       • disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas, y elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.
     • UTILIZACIÓN DEL INFORME
       • De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos:
         • regular o aclarar una situación
         • informar sobre un hecho
         • tramitar, desarrollar o agilizar un asunto
   • Encabezamiento
     • Está compuesto por los elementos que se describen a continuación.
       • Razón social
         • Sólo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organización.
       • Dependencia
         • Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen.
       • Código
         • Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes (resúmenes ejecutivos), se escribe en la misma línea de la dependencia
       • Título
         • Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos interlíneas libres de la dependencia, con mayúsculas y centrado.
       • Lugar de origen y fecha de elaboración
         • Se escribe contra el margen izquierdo, a 2 ó 3 interlíneas libres del título, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).
       • Autoría del resumen ejecutivo
         • Contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial, seguido de dos puntos, se escribe a dos interlíneas libres de la fecha, precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por o responsable.
       • Objetivo
         • El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, el propósito de los mismos.
       • Temas o numerales
         • El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios temas precisos y sucintos. Si es más de uno, se enumeran y enuncian
       • Conclusiones
         • Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúsculas sostenidas y contra el margen izquierdo, dos interlíneas libres del último renglón del texto.
       • Nombres, cargos y firmas
         • Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar