Principales características clasificación de la información y archivos documentales

Principales características clasificación de la información y archivos documentales

1. Normatividad en materia de Archivos

   • Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
   • Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la APF
   • Ley Federal de Archivos
   • Manual de Aplicación General en Materia de Transparencia

2. Las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de sus archivos, de conformidad con lo dispuesto en los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero del 2004.

   • Fuente: Curso-taller La Clasificación como principal objetivo de la organización de los acervos documentales dentro de las etapas de trabajo archivístico y la aplicación preliminar de acervos documentales de trámite concluido. Coordinación de Archivos. Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano. Mayo, 2015.

3. Son instrumentos normativos de aplicación general que establece la modificación y facilitan la regulación administrativa y estandariza los procedimientos para la transparencia y los archivos de la APF.

4. Características del documento a archivar

   • La integridad de sus caracteres externos e internos
   • La autenticidad (que corresponde al autor, fecha y lugar que en él se consignan, que no sea falso)
   • La naturalidad o grado de relación de un documento con el hecho documentado (original, copia, traslado, etc.)

5. Los tipos de archivo se dividen en:

   • Por su movimiento y consulta
     • Trámite: Contiene documentación de asuntos que no han concluido su trámite. La consulta es constante..
     • Transferencia: Contienen documentación cuyo trámite ha concluido. La consulta es esporádica.
     • Histórico: Se conservan documentos de manera indefinida con fines de investigación.
   • Por su documentación
     • Oficiales: Son los que producen los organismos públicos (Federal, Estatal y Municipal)
     • Particulares: Son los que produce el sector privado, como la industria, banca, comercio, asociaciones civiles, congregaciones, sindicatos, familiares, etc.)
   • Por su uso y destino
     • Públicos: Los que pueden ser consultados por quien lo desee, cumpliendo los requisitos preestablecidos para ello.
     • Privados: Sólo pueden ser consultados por personal autorizado de las instituciones a las que pertenece.
     • Secretos: Por su naturaleza (de confidencialidad) sólo un grupo reducido y/o selecto de personas tiene acceso a su consulta.
   • Por su funcionamiento
     • Centralizados: Son aquellos en los que se encuentra toda la documentación de una Institución o empresa, organizados bajo un mismo sistema y por lo general esrán en el mismo local.
     • Descentralizados: Consiste en tener separados los archivos de una misma institución en distintas secciones, pueden tener el mismo sistema de organización o no.
   • Por su agrupación
     • Sueltos: Son generalmente los arcivos constituidos con documentos históricos, que se consideran sueltos para poder ser exhibidos (en vitrinas, museos, etc.)
     • Expedientados; Son los que tienen documentos agrupados en expedientes para formar la historia o seguimiento de un asunto determinado.
   • Por su sistema
     • Directos: Son aquellos que no requieren de ninguna guía, índice, catálogo, o inventario para su localización de los expedientes (archivos de poco volumen)
     • Indirectos Son los que requieren de un instrumento para su recuperación, guías, índices, catálogos o inventarios, para efectuar la localización de los expedientes (archivos de mediano y gran volumen)

6. Las etapas del trabajo archivístico son cuatro: Recepción, Clasificación, Expeditación y Archivación