ORGANIZACIÓN Y MANEJO DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS

ORGANIZACIÓN Y MANEJO DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS

1. Art.12 Obligatoriedad del Archivo

   • Todos los prestadores de servicios de salud, deben tener un archivo único de historias clínicas en las etapas de archivos de gestión, central e histórico; será organizado según los principios establecidos en el acuerdo 07 de 1994, establecido por el archivo general de la nación.

2. Art. 15 Retención y tiempo de conserva

   • Periodo mínimo de 20 años a partir de la fecha de última atención. Mínimo 5 años en el archivo de gestión del prestador del servicio y mínimo 15 en el archivo central. Después podrá destruirse.
     • Art. 16 Seguridad el archivo de historias clínicas
       • Archivar en un área restringida, con acceso solo a personal autorizado, en condiciones que garanticen la integridad física y técnica, sin adulteración o alteración de la información.
         • Art. 17 Condiciones físicas de conservación de la historia clínica
           • Conservarse en condiciones locativas procedimentales, medioambientales y materiales, propias para tal fin. Según los acuerdos 07 de 1994, 11 de 1996 y 05 de 1997.

3. Art.13 Custodia de la historia

   • Estará a cargo del prestador de servicios de salud que la generó en el momento de la atención, de acuerdo a los procedimientos señalados en el artículo y en otras normas vigentes y podrá entregar una copia de la historia al usuario o a su representante legal
     • Parágrafos
       • PRIMERO
         • SEGUNDO
           • TERCERO
             • En caso de liquidación de la entidad prestadora de servicios de salud, está hará entrega de la historia clínica al usuario o a su representante legal, en caso de no ser localizado este, el liquidador designará en custodia de quién queda dicha historia clínica, por el tiempo designado por la ley, y se comunicará por escrito a la dirección seccional, distrital o local de salud competente
           • Cuando existen varias historias clínicas, el prestador que requiera dichas historias podrá solicitar copia al prestador encargado de estas
         • Del traslado entre prestadores de servicios de salud de la historia clínica del usuario debe dejarse constancia en las actas de entrega o devolución de cada entidad

4. Art. 14 Acceso historia clínica

   • Se entiende en todos los casos, única y exclusivamente para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, siempre manteniendo la reserva legal.
     • Podrán acceder a la información
       • Usuario, equipo de salud, autoridades judiciales y de salud y demás personas determinadas por la ley
         • Art. 18 De los medios técnicos de registro y conservación de la historia clínica clínicas
           • Pueden utilizar medios físicos o técnicos como computadoras y medios magneto-óptimos, según circular 02 de 1997 y estos medios deben estar provistos de mecanismos de seguridad que no permitan su modificación una vez sea guardada. Se deben adoptar medidas que eviten la destrucción accidental o provocada. Se debe permitir la identificación del personal responsable, mediante códigos, indicadores u otros medios para establecer quien realizo los registros, la hora y fecha de registro