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DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Un proceso es un desarrollo o avance, es dinámico y flexible

Un procedimiento es la descripción de las actividades

ISO 9000, NTC 3949 Y Normas Incontec

Procesos de calidad

Desarrollo Organizacional

Clases de Documentos

Clases de archivos

Pasos

Diagrama de afinidad

Identificar procesos

Documentar en diagrama de flujo

Mapa de procesos

Seleccionar documentos

Seleccionar procesos

Un documento es un soporte material que contiene información, transmite ideas o conocimientos

Según su vigencia

Según su frecuencia de uso

Administrativo

Activos

Historico

Inactivos

Elementos de un documento

Estructura

Técnica

Manual de Procedimientos

Ventajas

Soporte

Contenido

Pasos

Ayuda

Auxilia

Facilita

Describe

Definir contenido

Introduccion

Objetivos

Políticas

Responsables

Areas de aplicación

Escrito

Mircrografias

Digitales

Gestión de los registros

Un registro proporciona evidencia de las actividades realizadas por resultados obtenidos, se almacenan en formatos.

.

Elaboración de un formato de registros

ID del registro

Proceso de prueba del registro

Informe de utilidad del registro

Análisis de registros

Control de registros

Es responsabilidad de Talento Humano

Mejora la efectividad organizacional

Calidad de vida en el trabajo

Productividad

Talento Humano los crea

Tablas de Retención documental

Ley 594 2000

Los Documentos manejados en un sistema integrado de gestión de una empresa deben tener asignado un código alfa numerico

Reingenieria de los procesos

Ciclo de vida de un documento

Archivo de gestión

Archivo histórico

Archivo central

Entrada del documento

Ditribución a los sistemas de gestión

Generación de documentos administrativos

Ingreso en el archivo

Empresas que cuidan patrimonio documental

Ordenación y clasificación documental

Competencias Laborales

Generaciones Líquidas

G. Pérdida

G. Grandiosa

G. Silenciosa

G. Touch

G. X,Y,Z

G. baby bomer

Es una característica de personalidad, que generan un desempeño exitoso en un puesto de trabajo

Clasificación

Aptitud

Actitud

Básicas

Técnicas

Gestión

Competencias Conductuales

Permite

Acceso a la información

Facilita la comprensión documental

Rápidez en la localización del documento

Ordenación

Debe iniciar en una fecha especifica

Ordenar alfabeticamente

Refleja asuntos o temas tratados

Asignar códigos

Clasificación Documental

La finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerarquica

Pasos

Clasificar

Personas para archivar

Gestión documental

Conocimientos necesarios para la organización, registro, almacenamiento, recuperación y difusión de la información

Archivo

Permite ofrecer a los servicios archivos públicos y privados del país

La reprografía

Burocrasia

Outsovising

Electrónica

SGDA

ORFEC

1080 decreto

Cero Papel

Propone la eliminación total de los documentos en papel

Tiene cuatro fases

Debe haber una protección de los datos del individuo

Beneficios

Guardar archivos no impresos en el PC

El sofware debe ser estandar

JACKELINE OROZCO VALBUENA