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Norma Tecnica GTC 185

Zona

Zona 1:

El membrete incluye : razon social, sigla o acronomino, logo tipo en caso de tenerlo y el numero de identificacion Tributaria y sus medidas son: horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

Zona 2:

Para la impresion de direccion, apartado, correo electronico, sitio web, fax, telefono, lugar de origen y su pais.

Zona 3:

Espacio superior derecho destinado al registro y radicacion del documento: es complementaria con la zona 1.

MARGENES

Superior 3 cm y 4 cm

Inferior 2 cm y 3 cm

Later al izquierdo 3 cm y 4 cm

Later al derecho 2 cm y 3 cm

Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los margenes laterales sean simetricos a 3 cm

FUENTES

Escribir con una fuente clara, agradable a la vista del lector.

Tamaño de letra 10 y 12

RECOMENDACION

No utilizar texto en negrilla

ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACINES

Todos los documentos que se presentan en esta guia pueden imprimerse por ambas caras de la hoja.

TIENE COMO BASE LAS SIGUIENTES NORMAS:

NTC 1001, Papel, formatos.

NTC 1075, Documentacion. Guia para la numeracion de diviciones y subdiviciones en documentos escritos.

NTC 4436, Informacion y documentacion. Papel para documentos de archivo. Requisitos para permanencia y durabilidad.

NTC 5613, Referencias bibliograficas. Contenido forma y estructura.

ESTILOS

Para efectos de la distribucion del contenido de la comunicacion, existen tres estilos como alternativas:

1. BLOQUE EXTREMO: todas las lineas parten del margen izquierdo.

2. BLOQUE: las lineas de codigo, lugar de origen, fecha de elaboracion, firma y cargo se escriben partiendo del centro

3. SEMIBLOQUE: conserva la distribucion del estado bloqueo el primer renglon de cada parrafo tiene sangria de 5 espacios a 10

.

SOBRES COMERCIALES

El sobre tiene proposito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envio.

HOJA DE VIDA CORPORATIVA

Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y la experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual ésta se encuentra vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de la organización y se alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño laboral del colaborador en la organización

CARTA

Comunicación escrita que se utilizan las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio

ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL

*Encabezado, pie de página

* Código

*Lugar de origen y fecha de elaboración

*Datos del destinario

*Denominación o título académico

*Nombre del destinatario

*cargo

*Asunto

*Texto o cuerpo

*Datos del remitente

*Líneas especiales

*Anexos

CIRCULARES

Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente .

ACTA

Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica .

CERTIFICADO

Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne

CONSTANCIAS

Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser persona.

INFORME

Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos.

MENSAJES ELECTRONICOS

El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet. Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido

TARJETAS PROTOLOCARIAS

Forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo de las relaciones publicas y de negocios, proyectan no solo la imagen corporativa, sino también la de los ejecutivos y de aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, ventas de bienes y servicios

TIPOS DE TEXTOS EN LAS ORGANIZACIONES

INFORME

MEMORANDO

CIRCULA

DOCUMENTO DE CONTRATO