Proceso de suministro: 9 pasos de administración de compras

Proceso de Suministro

(Alberto Sangri Coral, Administración de Compras, 2014)

1. Reconocimiento de la Necesidad

2. Descripción de la Necesidad

3. Identificación y Análisis de Fuentes

4. Selección del Proveedor y Términos

5. Preparación y Colaboración de la Orden de Compra

8. Autorización y Pago de la Factura

9. Mantenimiento de Registros y Relaciones

7. Recepción e Inspección

6. Seguimiento y Despacho Rápido

- Identificar qué, cuánto y cuándo se necesita

- Anticipar necesidades

- Usar artículos estandarizados

- Evitar comprar de emergencia

- Especificar bien producto o servicio.

- Evitar descripciones ambiguas o excesivas.

- Uso de requisición para comunicar internamente.

- Buscar proveedores potenciales

- Solicitudes

- RFL (información)

- RFQ (cotización)

- RFP (propuesta)

- RFB (oferta)

- Evaluar calidad, precio, entrega y servicio

- Negociar condicione

- Documento formal

- Cláusulas

(Número, fecha, proveedor, cantidad etc.)

Indemnización, precios, calidad, cancelación.

- Verificar cumplimiento de plazos

- Detectar problemas anticipadamente

- Reducir despachos urgentes innecesarios

- Confirmar cantidad, calidad y estado

- Registro documental

- Aplicar JIT si calidad esta garantizada

- Verificar datos y montos

- Coordinar con cuentas por pagar

- Cumplir términos de pago

- Archivar ordenes, contratos

- Base de datos actualizado

- Mantener relaciones de largo plazo