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MAPA CONCEPTUAL CAPÍTULO 6 CRONOGRAMA - LIBRO ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Pablo Lledó Sexta Edición

Un buen cronograma será fundamental para saber cómo y cuándo se van a entregar los productos, servicios o resultados acorde al enunciado del alcance.

Procesos del Cronograma

Los seis procesos de la gestión del cronograma son:

En metodologías ágiles, el alcance detallado de todo el proyecto no ha sido definido con exactitud antes de la ejecución. Por lo tanto, es muy difícil estimar un cronograma con la duración total del proyecto. En estos proyectos que utilizan un ciclo de vida adaptativo, se define el alcance de una iteración y se limita el tiempo de duración de esa iteración. Cada iteración, sería una especie de mini-cronograma.

Por lo general, la duración de una iteración suele ser relativamente corta (ej. 15 días), lo que ayuda a mitigar una posible corrupción del alcance en caso que sobrara tiempo y los técnicos comenzaran a agregar funcionalidad adicional no solicitada.

En estos proyectos de ciclos adaptativos, los cronogramas son más flexibles en relación a los ciclos predictivos. Al finalizar cada iteración se recopilan lecciones aprendidas que pueden cambiar las prioridades del plan preliminar.

Planificar la gestión del cronograma: definir los procesos para desarrollar, gestionar y controlar la agenda del proyecto.

Definir las actividades: identificar cada una de las acciones que se deben realizar para elaborar los entregables.

Secuenciar las actividades: analizar qué tipo de dependencias y relaciones existe entre las actividades.

Estimar la duración de las actividades: calcular el tiempo necesario para completar cada actividad.

Desarrollar el cronograma: integrar la secuencia, requisitos de recursos, restricciones y duración de actividades.

Controlar el cronograma: monitorear estados de avance y gestionar actualizaciones y cambios en el cronograma.

¿Qué necesitamos para empezar a planificar la gestión del cronograma?

Acta de constitución: hitos.

Planes: gestión del alcance, enfoque de desarrollo (ciclo predictivo o adaptativo).

¿Qué herramientas podemos utilizar?

Análisis de alternativas: ¿Qué metodologías utilizar?, ¿Cuál será el nivel de detalle del cronograma?, ¿Cuál será la duración de cada iteración?, etc.

¿Qué obtenemos al final del proceso?

Plan de gestión del cronograma: descripción de los procesos para desarrollar, gestionar y controlar el cronograma. Por ejemplo:

¿Qué metodología y herramientas se utilizarán? Ej: Critical Path Method, Ágil, etc.

¿Cuáles serán las unidades de medida? Ej: horas, días, meses, etc.

¿Cuál será el nivel de precisión en las estimaciones de tiempo? Ej: +/- 5%, ROM (rough order of magnitude) -25% a +75%, etc.

¿Cuánto será el nivel de tolerancia o límites de control de los desvíos? Ej: +20% sin necesidad de aplicar acciones correctivas.

¿Qué reglas se utilizarán para definir el porcentaje de avance de una actividad? Ej: horas trabajadas, regla 50/50 (50% si comenzó o 100% si terminó), etc.

¿Cuáles serán las cuentas de control de la EDT para gestionar los avances?

¿Cómo se estimará la reserva para contingencias?

¿Cómo será el formato y cuándo se presentarán los informes de avance?

¿Qué necesitamos para empezar a definir las actividades?

Plan de gestión del cronograma

Línea base del alcance: enunciado del alcance, EDT y su diccionario

Qué herramientas podemos utilizar?

Descomposición: subdividir los paquetes de trabajo de la EDT en actividades.

Planificación gradual: planificar en detalle las actividades cercanas en el tiempo, por ejemplo los próximos 6 meses (o próxima iteración de 15 días), y planificar a nivel agregado aquellas actividades que se realizarán más adelante.

¿Qué obtenemos al final del proceso?

Lista de actividades

Atributos de las actividades

¿Qué necesitamos para empezar a secuenciar las actividades?

Planes: gestión del cronograma, línea base del alcance.

Documentos: listado de actividades y sus atributos, hitos, supuestos.

¿Qué herramientas podemos utilizar?

Diagramación por precedencia (PDM: precedence diagramming method): las actividades se representan en cada nodo y las flechas indican precedencia, también conocido como AON (activity on node).

¿Qué obtenemos al final del proceso?

Diagrama de red del cronograma: todas las actividades del proyecto y su secuencia desde el comienzo hasta el fin.

¿Qué necesitamos para empezar a estimar la duración de actividades?

Planes: gestión del cronograma, línea base del alcance

Documentos: actividades, hitos, recursos, calendarios, riesgos, supuestos, lecciones aprendidas, etc.

¿Qué herramientas podemos utilizar?

Estimación análoga (o por analogía): se realiza la estimación de la duración en función de otras actividades similares realizadas con anterioridad. También se conoce como estimación descendente. Suele ser la técnica más rápida y económica, pero también la más imprecisa.

Estimación paramétrica: utilizar parámetros estadísticos con base en información histórica para poder estimar la duración de una actividad futura.

¿Qué obtenemos al final del proceso?

Duración de las actividades: puede incluir el rango de la duración (ej. 1 mes +/- 1 semana) y la probabilidad de ocurrencia (ej. existe un 95% de probabilidad que la actividad culmine en 15 días o antes).

Bases de la estimación: documentación que respalda las duraciones estimadas para cada actividad. Suele incluir: supuestos, restricciones, escenarios, nivel de confianza, riesgos, etc.

¿Qué necesitamos para empezar a desarrollar el cronograma?

Planes: gestión del cronograma, línea base del alcance

Documentos: actividades, diagramas de red, recursos, duración de actividades, bases de la estimación, hitos, calendarios, riesgos, supuestos, lecciones, etc.

Acuerdos contractuales. Por ejemplo, detalle de fechas de entregas al cliente o fecha de recibo de productos externos de proveedores.

¿Qué herramientas podemos utilizar?

Método de la ruta crítica: identificar cuáles son las actividades críticas que forman el camino más largo del proyecto. Si alguna de esas actividades se retrasa, la duración del proyecto se retrasa (ver método de la ruta crítica en la próxima sección).

Técnicas de modelado: realizar simulaciones de cómo cambiaría el cronograma del proyecto si cambia alguna de las variables que lo afectan. Por ejemplo, la simulación de Monte Carlo (ver capítulo de riesgo).

Método de la cadena crítica: modificar la ruta crítica teniendo en cuenta las limitaciones de recursos, agregando colchones de duración que son actividades que no requieren trabajo y consideran el riesgo de disponibilidad de recursos de cada actividad (ver sección método de la cadena crítica en este capítulo).

Optimización de recursos: modificar la programación del proyecto para mejorar la eficiencia en la asignación de recursos.

¿Qué obtenemos al final del proceso?

Línea base del cronograma: se establecen, se aceptan y se aprueban las fechas de inicio y finalización de las actividades.

Cronograma: esquema que incluye todas las actividades con sus fechas. Puede ser en formato de cronograma de hitos, diagrama de barras (Gantt) o diagrama de red.

Datos del cronograma: documento que incluye toda la información de los hitos, las actividades, los atributos de cada actividad, histograma de recursos, alternativas de nivelación de recursos, reservas para contingencias, supuestos, restricciones, cronograma de entregas de proveedores, etc.

Calendarios del proyecto: se presentan las actividades del proyecto en cada día (mes, hora, etc.), considerando los días laborales y los no laborales (fines de semana o los feriados).

¿Qué necesitamos para empezar a controlar el cronograma?

Planes: línea base del alcance, gestión del cronograma, línea base del cronograma, línea base del desempeño.

Documentos: cronograma, calendarios, lecciones aprendidas, etc.

Datos de desempeño del trabajo

¿Qué herramientas podemos utilizar?

Revisiones del desempeño: comparar las duraciones reales en relación a la línea base del cronograma y evaluar si son cambios significativos. Se puede utilizar el análisis del valor ganado, como se explicará en el próximo capítulo.

Gráficos de trabajo pendiente en la iteración (Diagrama de quemado): en metodologías ágiles se compara todos los días el estado del trabajo pendiente de cada iteración, con lo que se había planificado.

Análisis de tendencias: ¿mejora o empeora el desempeño del cronograma a medida que avanza el proyecto?

Análisis de la variación: ¿cuáles son las causas de los desvíos en las fechas, duraciones, reservas para contingencias? Si los desvíos son significativos, recomendar acciones correctivas o preventivas a través del control integrado de cambios.

Análisis “que pasa sí”: analizar distintos escenarios y simulaciones con alternativas para ajustar el cronograma a su línea base.

Método de la ruta crítica: comprar el estado de avance de las actividades críticas del proyecto para estimar desvíos en la duración total. También es importante un seguimiento y control de las actividades de las rutas casi críticas, ya que si se consume su holgura, se convertirán en críticas, lo que agregará riesgos al proyecto.

Software. Por ejemplo, algunos software presentan diagramas de barras comparativos contra la línea base.

Optimización de recursos: nivelar los recursos para ajustar los desvíos en relación a su línea base.

Adelantos y retrasos: acelerar los adelantos o acortar los retrasos para gestionar los desvíos en relación a su línea base.

Compresión del cronograma: acelerar las actividades retrasadas agregando más recursos (intensificación) o realizando actividades en paralelo (ejecución rápida).

¿Qué obtenemos al final del proceso?

Información sobre el desempeño del trabajo. Por ejemplo, el índice de desempeño del cronograma (SPI) y la variación del cronograma (SV), indicadores que explicaremos en el próximo capítulo.

Pronóstico del cronograma: predicciones de la fecha de finalización de las actividades con base en el estado de avance actual del proyecto.

Solicitudes de cambio

Estos procesos podrían diferir en proyectos de ciclos adaptativos que utilizan metodologías ágiles. Por ejemplo:

Programación iterativa: los requisitos se recopilan en un backlog con las historias de usuarios. En cada iteración de tiempo limitado, se priorizan las historias que se van a trabajar en esa iteración, para entregar un valor incremental al cliente lo más rápido posible.

Programación bajo demanda: a medida que se cuenta con recursos disponibles, se va sacando y priorizando el trabajo a realizar del backlog.