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conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas, con el fin expreso de alcanzar resultados específicos en el marco de las limitaciones impuestas por factores previos condicionantes: un presupuesto, un lapso de tiempo o una serie de calidades establecidas

Áreas de conocimiento en la gestión de proyectos

Unidad 1: Conceptos básicos

Áreas de conocimiento en la gestión de proyectos

Estructura del desglose del trabajo

Definición de proyecto

Clase de proyectos.

Gestión del tiempo

Gestión del riesgo

Proyectos productivos o privados

Aquellos que tienen como fin ulterior la rentabilidad, es decir, la obtención de lucro. Suelen ser presentados en el ámbito empresarial, del emprendimiento o industrial.

Proyectos públicos o sociales.

Aquellos que no poseen fines de lucro, sino alcanzar un impacto importante en la sociedad o la población a distinta escala: local, regional, incluso mundial. Por lo general cuentan como promotor con las instituciones del Estado

Proyectos comunitarios.

Aquellos comprometidos con el mejoramiento en aspectos puntuales de una comunidad determinada, por lo general pequeña, tanto urbana como rural, a través de la satisfacción de sus necesidades.

Proyectos de vida.

Aquellos que se centran en los deseos de vida de un individuo y sus probabilidades reales de conseguir la autorrealización.

Proyectos de investigación.

aquellos cuyo objetivo es la documentación o adquisición de fuentes y materiales en torno a una tema elegido, tal y como sucede en las Ad.

FORMULACIÓN Y EVALUACION DE PROYECTOS DE INGENIERÍA

Un proyecto es una planificación, que consiste en un conjunto de actividades a realizar de manera articulada entre sí, con el fin de producir determinados bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas, dentro de los límites de un presupuesto y de un periodo de tiempo dados. Para que un proyecto esté bien diseñado y formulado se debe explicar cuál es su finalidad, sus objetivos, beneficiarios, productos, actividades, cronograma, presupuesto, etc.

un proyecto es la ideación de una tarea determinada, para la cual establecemos el modo en el que se va a realizar De esta forma, en el proyecto se debe recoger una planificación del conjunto de actividades, así como la forma de llevarlas a cabo.

Por último, el proyecto también debe incluir el detalle del conjunto de recursos y medios necesarios para llevarlo a cabo.

Esta supondrá la base para la planificación detallada de tu proyecto y, por lo tanto, juega un papel clave en una preparación concreta y concisa del mismo, subdivide un proyecto en elementos organizados jerárquicamente en base a ciertos principios.

Enfoque descendente

El enfoque de arriba a abajo divide el proyecto general en subproyectos cada vez más específicos, que a su vez se dividen en unidades de trabajo. Es particularmente útil si conoces el contenido del proyecto o si ya has adquirido experiencia con proyectos similares.

Enfoque ascendente

El enfoque de abajo a arriba toma una dirección de planificación inversa y comienza en el nivel más bajo. Aquí recopilas todas las tareas que puedas imaginar y luego las agrupas en paquetes de trabajo para después organizarlos en subproyectos. Es especialmente útil si es tu primera vez trabajando en un nuevo campo.

Enfoque yoyó

El enfoque yoyó es una combinación de las dos técnicas anteriores. Al hacerlo, procedes en pasos alternos: primero, haces una lista con todas las tareas y luego anotas los subproyectos y asignas las tareas correspondientes. A continuación, recolectas más tareas pendientes.

Principios de estructuración

na pregunta habitual en el contexto de las estructuras de desglose de trabajo es el sistema de clasificación que se aplicará: ¿deberían los subproyectos designar fases, productos o actividades del proyecto? En función de esto, se puede distinguir tres tipos de estructura:

Basada en el tiempo:

el proyecto se divide en fases temporales individuales, que luego se reflejan en las tareas secundarias.

Basada en el objetivo o producto:

el objetivo del proyecto se subdivide en componentes individuales a los que luego se asignan las tareas.

Basada en las funciones:

el proyecto se divide en los diversos campos de actividad involucrados en su realización.

Sin importar cómo lo dividamos, solo hay 24 horas en un día, y es necesario saber gestionarlas si deseamos ser eficientes y productivos en nuestra vida laboral y sentirnos enérgicos y felices en lo personal, algo que aumenta nuestra calidad de vida.

La denominada gestión del tiempo hace referencia a la forma en que cada uno organiza y planifica cuánto tiempo invierte en actividades específicas. Pasar más horas en la empresa no significa ser más eficiente o productivo Una adecuada gestión del tiempo aumenta la productividad del trabajador y disminuye su stress al no tener que acometer todas sus tareas a la vez

Mejorar la calidad de vida

Una adecuada gestión del tiempo permite lograr más con menos esfuerzo. Cuando se aprende a administrar el propio tiempo, mejora nuestra capacidad de concentración. Y un mayor enfoque genera una mayor eficiencia. Gestionar el tiempo nos permite realizar las tareas con más rapidez y que la jornada laboral sea más efectiva y se aproveche mejor

Lograr objetivos en menos tiempo

Todos necesitamos conseguir diferentes objetivos para sentirnos satisfechos en el trabajo, pero sin entender la importancia de la gestión del tiempo, estos objetivos podrían permanecer en suspenso indefinidamente.

Obtener una mejor reputación profesional

La gestión del tiempo es la clave del éxito, ya que nos permite tomar conciencia sobre nuestra vida y controlarla, en lugar de seguir el flujo de la de los demás. Gestionar el tiempo nos ayuda a avanzar en nuestra profesión a través de las decisiones más sensatas y con una visión enfocada en lo que realmente queremos conseguir en nuestro desarrollo profesional.

Padecer menos estrés

Si no gestionamos nuestro tiempo, es fácil que acabemos sintiéndonos agobiados, presionados, dispersos y con falta de concentración. Cuando eso sucede, puede ser difícil determinar cuánto tardaremos en completar una tarea.

Mejorar la capacidad de tomar decisiones

Una gestión del tiempo adecuada se relaciona con la capacidad de tomar mejores decisiones. Cuando uno se siente presionado por el tiempo y tiene que tomar una decisión, es más probable que llegue a conclusiones precipitadas sin tener en cuenta todas las opciones.

Aumentar la autoconfianza

La gestión del tiempo mejora la confianza en nosotros mismos. El hecho de ver que cumplimos con los proyectos, objetivos y tareas diarios nos proporciona satisfacción. Ver que respetamos los plazos y superamos las expectativas es un factor altamente motivador.

Evitar la procrastinación

La autodisciplina es una habilidad muy valiosa en el entorno laboral. Si gestionamos nuestro tiempo de forma adecuada, no dejamos lugar a la postergación de tareas y responsabilidades. Cuanto mejor administremos nuestro tiempo, más autodisciplina tendremos y alcanzaremos los objetivos con mayor facilidad.

Mejorar la calidad de vida

Después de considerar la cantidad de tiempo que invertimos en dormir, trabajar, comer, ir al trabajo y cuidar la higiene personal, quedan aproximadamente cuatro horas al día para dedicarse a las cosas que hacemos por placer.

La gestión de riesgos es el proceso de identificar, analizar y responder a factores de riesgo a lo largo de la vida de un proyecto y en beneficio de sus objetivos. La gestión de riesgos adecuada implica el control de posibles eventos futuros. Además, es proactiva, en lugar de reactiva.

Sistemas de gestión de riesgos

Los sistemas de gestión de riesgos están diseñados para hacer más que solo identificar el riesgo. El sistema también debe poder cuantificar el riesgo y predecir su impacto en el proyecto. En consecuencia, el resultado es un riesgo aceptable o inaceptable. La aceptación o no aceptación de un riesgo depende, a menudo, del nivel de tolerancia del gerente de proyectos por el riesgo.

La gestión de riesgos: Un proceso continuo

Una vez que el equipo de proyectos identifica todos los posibles riesgos que pueden perjudicar el éxito del proyecto, debe escoger los que tienen más probabilidades de suceder. Basará su decisión en las experiencias pasadas respecto de la probabilidad de ocurrencia, su intuición, las lecciones aprendidas, los datos históricos, entre otros.

Respuesta a los riesgos

Al desarrollar un plan de contingencia, el equipo de proyectos participa en el proceso de solución de un problema. El resultado final será un plan que se pueda aplicar al momento.

¿Por qué emplear la gestión de riesgos?

Evaluar y gestionar riesgos es la mejor herramienta frente a las catástrofes en los proyectos. Al evaluar el plan para potenciales problemas y al desarrollar estrategias para abordarlos, mejorarán las probabilidades de éxito del proyecto.

Gestión de adquisiciones.

Gestión de alcance

Gestión de costos

Gestión de comunicaciones

es una de las etapas esenciales para garantizar el éxito de cualquier tipo de proyecto empresarial. El control de las compras que se realicen durante el mismo permitirá evitar gastos innecesarios o, por el contrario, problemas en el desarrollo del proyecto por falta de recursos.

El plan de gestión de adquisiciones del proyecto

Los tipos de contratos que se van a utilizar.

Todo lo relacionado con la gestión de los riesgos del proyecto.

Las acciones que el equipo de dirección del proyecto puede implementar de forma unilateral, en el supuesto de que la empresa disponga de un departamento de compras.

La gestión de los distintos proveedores.

La coordinación de las adquisiciones con otros aspectos del proyecto.

Las restricciones y los supuestos que podrían afectar a las adquisiciones planificadas.

La gestión de los plazos para comprar determinados elementos y su coordinación con el cronograma del proyecto.

La determinación de las fechas programadas en cada contrato para los entregables y su coordinación con los procesos y control del cronograma.

Las métricas de adquisiciones que se emplearán para gestionar contratos y evaluar vendedores.

La gestión del alcance incluye todos los procesos necesarios para asegurarnos que nuestro proyecto contenga todas las labores requeridas y tan solo esté para completar el trabajo satisfactoriamente. Su objetivo principal será definir y controlar qué se incluye y qué no en el proyecto.

Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases. Aunque los procesos se presentan aquí como componentes diferenciados con interfaces bien definidas, en la práctica se superponen e interactúan de formas que no se detallan aquí.

La gestión del tiempo

es una de las principales funciones del director del proyecto y, dentro de la misma, es preciso crear cronogramas certeros previendo que las fechas de finalización programadas se puedan cumplir, generando opciones para que los plazos se den antes de iniciar la ejecución del proyecto.

Planificar la gestión del cronograma:

consiste en determinar las políticas, procedimientos y documentos para la planificación, desarrollo, dirección, ejecución y control del cronograma del proyecto.

Este proceso nos ayudará a determinar cómo se creará el cronograma, las herramientas que se utilizarán para su creación, cómo será planificado, cómo se gestionará y controlará al proyecto según la línea base del cronograma y cómo se gestionarán las variaciones al mismo.

Plan de gestión del cronograma

Un plan de gestión del cronograma requiere establecer mediciones de desempeño por adelantado con la finalidad de revisar el progreso del avance. Este plan puede ser formal o informal, pero será parte del plan para la dirección del proyecto.

Definir las actividades:

consiste en tomar los paquetes de trabajo creados en la EDT y descomponerlos aún más hasta alcanzar el nivel de actividad, es decir, un nivel que permita estimar, programar, monitorear y gestionar las actividades. Para definirlas necesitamos tener la línea base del alcance y la participación del equipo para hacer las estimaciones más precisas.

Secuenciar las actividades:

una vez que se han preparado la lista y los hitos, debemos comenzar a secuenciarlos de acuerdo a cómo se ejecutará el trabajo, teniendo como resultado un diagrama de red.

el proceso de estimar, asignar y controlar los costes de un proyecto. Permite que las empresas conozcan por adelantado los gastos y así reduzcan las posibilidades de superar el presupuesto inicial.

Planificación del coste del proyecto

En primer lugar, es necesario conocer qué actividades se van a realizar. Una vez se hayan tomado estas decisiones, se debe buscar información acerca de los recursos necesarios para poder realizar esas acciones. Para ello, es necesario recurrir a información histórica de proyectos similares realizados por nosotros mismos o bien por otras empresas.

Estimación de los costes del proyecto

Para ello, existen múltiples métodos de estimación según la información disponible. Una manera sencilla de estimar los costos de un proyecto es establecer analogías con proyectos similares que se hayan realizado recientemente.

Estimación de los presupuestos

El presupuesto comprende la suma de los costos estimados, calculados en el paso anterior, con el calendario tiempo estimado para la realización del proyecto. Así, el presupuesto da una imagen de los costes tanto económicos como temporales totales del conjunto del proyecto.

Control de los costes

El control de costes se realiza una vez que se ha puesto en marcha el proyecto. Consiste en un monitorizar a diario, semanalmente o en los puntos de control que se haya establecido, cuáles son los costes en ese momento y comparar con la línea de base trazada, comprobando así si se ajustan o no a lo que estaba previsto. Esta medición permite predecir los costes generales del proyecto y si se continuará trabajando de la manera en la que se ha hecho hasta este momento.

Una comunicación eficaz, crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, así como, perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del proyecto.

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto tiene lugar en los grupos de procesos de planificación, ejecución, monitoreo y control. Para este área de conocimiento resulta clave:

El intercambio de información.

Un acto o una instancia de transmisión de la información.

Un mensaje verbal o por escrito.

Una técnica para expresar ideas de manera efectiva.

Un proceso por el cual se intercambian significados entre los individuos a través de un sistema común de símbolos.

El proceso de envío y de recepción de mensajes.

Gestión de Calidad.

Evaluación financiera

Cierre del proyecto

La gestión de calidad es una serie de procesos sistemáticos que le permiten a cualquier organización planear, ejecutar y controlar las distintas actividades que lleva a cabo. Esto garantiza estabilidad y consistencia en el desempeño para cumplir con las expectativas de los clientes.

La gestión de calidad, es un conjunto de acciones y herramientas que tienen como objetivo evitar posibles errores o desviaciones en el proceso de producción y en los productos o servicios obtenidos mediante el mismo. Así que, antes que nada, tenemos que hacer hincapié en que no se quiere identificar los errores cuando ya se han producido, sino que se deben evitar antes de que ocurran.

Qué busca un sistema de gestión de calidad

Satisfacción del cliente: la finalidad de la implantación de un sistema de gestión de la calidad es poder cumplir las expectativas del cliente.

Obtención de nuevos clientes: el cumplimiento de los estándares que un sistema de gestión de la calidad determina, da seguridad ante clientes potenciales.

Mejora en la organización de los procesos de la empresa: los procesos que se llevan a cabo en la actividad productiva siguen unos estándares que aseguran que se están cumpliendo las normas que hacen que sea un proceso optimizado.

Diferenciación de la competencia: una empresa que se encuentre certificada va a destacar por encima de su competencia. El hecho de contar con un sistema de gestión de la calidad certificado proyecta una imagen positiva ante los clientes potenciales que hace que la empresa prevalezca frente a otras.

Reducción de costes sin que afecten a la calidad: es posible mejorar la calidad de un producto o servicio sin que la calidad del mismo se vea afectada.

Cumplimiento de requisitos de la Administración pública: contar con la certificación en las normas ISO es un requisito para entrar en cualquier concurso de la Administración Pública sin el cual no se puede optar a participar en él.

Cumplimiento de exigencias derivadas de la pertenencia a un grupo: en algunas empresas, la mayoría multinacionales, la certificación del sistema de gestión de la calidad es un requisito indispensable para formar parte del grupo y asegurarse de que ningún componente baja la guardia en materia de calidad de producto o servicio.

La evaluación financiera es el ejercicio teórico-práctico mediante el cual se intentan identificar, valorar y comparar entre sí los costos y beneficios asociados a determinadas alternativas de proyectos de inversión con la finalidad de apoyar la toma de decisiones de inversión que permitan crear valor, aquellos proyectos que maximicen el valor de la compañía son los favorables, aumentar su valor implica que el flujo de efectivo libre es incremental y los costos del capital son inferiores al retorno del capital invertido.

Repaso de matemáticas financieras pertinentes a la evaluación financiera

Inversiones y bene­ficios del proyecto: Activos fijos, Capital de trabajo, Métodos para dimensionar el capital de trabajo, Valor de rescate del proyecto y Punto de equilibrio contable

Métodos para evaluar proyectos de inversión: periodo de recuperación, VPN, TIR, y Costo Anual Uniforme Equivalente.

Construcción de los flujos de caja del proyecto: proyecciones, tipos de flujo de caja, estructura, flujo de caja del inversionista.

Estimación del costo de capital: de la deuda y del patrimonio mediante CAPM con betas comparables para economías emergentes.

Análisis de sensibilidad: aplicar cambios graduales en las variables Value-Drivers del modelo de evaluación y analizar el comportamiento de los indicadores de decisión del proyecto, esto se realiza usando tabla de datos de Excel, buscar objetivo y la creación de escenarios.

Estudio de mercado

Para conocer el entorno en que se desempeñará el proyecto, es necesario conocer la situación actual del mercado. Entre los aspectos que se deben analizar, se encuentran los competidores, perfiles de clientes, aspectos estratégicos del proyecto (fortalezas y debilidades) y del mercado (oportunidades y amenazas), identificar productos sustitutos, entre otros.

Identificación de las variables a considerar

En la primera etapa de la evaluación financiera de proyectos, se identifican todas las variables que se deben considerar para su evaluación financiera; es decir, todas aquellas que generen un impacto financiero. En primer lugar, se identifica el detalle de los montos de inversión inicial (compra de maquinaria, equipos, adquisición de bienes muebles e inmuebles, entre otros).

Organización y levantamiento de la información

Una vez identificadas las variables que generan impacto financiero, se hace una organización de ésta, en el que se identifiquen los rubros pertenecientes a los costos de ventas, gastos de operación y administración, inversiones, depreciaciones, entre otros.

Estimación del Punto de Equilibrio

El punto de equilibrio, desde un análisis financiero, es el nivel de unidades de un producto que se debe vender en una empresa o proyecto de inversión, para que la utilidad o ganancia neta sea cero; es decir, que los ingresos sean iguales que los egresos.

Definición de metas de ventas

Una vez identificado el punto de equilibrio, se pueden definir las metas de ventas en el marco del proyecto. En este punto, se debe identificar si, a partir de los resultados del punto de equilibrio, las metas corresponden a una participación razonable en el mercado, si los precios a ser utilizados permiten alcanzar los niveles de ventas esperados, si la capacidad de producción permite generar dicha cantidad de productos, entre otros.

el cierre del proyecto es la última de las fases que componen el proceso de gestión del mismo, y aplica tanto al proyecto en su conjunto como a cada una de las fases de su ciclo de vida. De esta forma si tenemos un proyecto que se ejecuta en fases (por ejemplo: proyecto básico, proyecto constructivo, compras, ejecución, etc.), cada una de las fases debe incluir su proceso de aceptación y cierre, ajustado a sus características concretas.

¿Por qué es importante realizar el cierre del proyecto?

Certifica y oficializa que hemos cumplido con el alcance y los compromisos delante del cliente (para lo cual es necesario que antes del cierre se haya realizado la aceptación). Lo que implica que ya no deberemos hacer nada más en relación a este proyecto o pedido, y que cualquier nueva solicitud será tramitada como un nuevo proyecto.

Libera totalmente al equipo del proyecto, incluido al director del proyecto. Por lo que estos pueden asumir nuevos proyectos.

Supone el cierre administrativo y financiero de todos los compromisos y derechos adquiridos por el proyecto. Esto incluye el cierre de los contratos con proveedores y cliente, y el cierre financiero del proyecto dentro de la propia organización.

Aceptación final del proyecto

La aceptación final significa que todo el alcance se ha completado, por lo que no existe ninguna tarea pendiente y por tanto podemos facturar y liberar todos los recursos del proyecto. Esta aceptación final podría aplicarse a una fase, por ejemplo, la ingeniería. En este caso, el documento certificaría que se ha completado totalmente la fase de ingeniería y sus entregables, por lo que los recursos destinados a esta pueden liberarse, este trabajo puede facturarse, y podemos proceder a la siguiente fase.

Aceptación parcial del proyecto

La aceptación parcial indica que existen algunos puntos abiertos que deben completarse, pero que no impiden proceder con el cierre del proyecto o fase. Esto implica bien pasar de fase o que el cliente empiece a usar el producto resultante. Por nuestro lado, deberemos completar estos puntos para conseguir la aceptación final.

Cierre financiero del proyecto

Una vez realizados los puntos anteriores es necesario asegurarse de que estos han quedado totalmente reflejados en el estado financiero del proyecto, y en el caso de las facturas, que estas se han pagado o cobrado. Aunque la gestión de impagados no suele realizarla directamente el director del proyecto, el proyecto no puede cerrarse oficialmente hasta que todas las facturas han sido pagadas.

Cierre administrativo del proyecto

Una vez que se ha liberado el equipo y se ha cerrado financieramente el proyecto (todos los ingresos y gastos están imputados y ejecutados), podemos cerrar el proyecto administrativamente. Esto habitualmente consiste en un proceso interno de la organización que debe ser hecho por el director del proyecto. La importancia práctica de esto es el hecho de informar formalmente a la organización sobre la finalización del proyecto, y el cálculo final de los resultados económicos del proyecto.