SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

1. SGDEA

   • es una aplicación informática que sirve para el manejo, gestión, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos.
     • REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
       • 1-Cuadro de clasificación
         • 2-Controles y seguridad
           • 3-Conservación y eliminación
             • 4-Captura y registro
               • 5-Referenciación
                 • 6-Búsqueda, recuperación, presentación
                   • 7-Administración
                     • Auditoria, revisión y evaluación de los controles, sistemas y procedimientos
                     • modificar el nivel de acceso a los doc
                     • Gestión de usuarios
                     • Eliminar los doc, expedientes de archivo, si las TRD así lo indican, deben generar un registro de la acción y mantener un acta de eliminación
                     • Informes de administración
                     • Administración CCD
                     • copias de seguridad
                     • controlar los parámetros del sistema
                   • Búsqueda, recuperar expedientes,, Disponer de instrumentos que permitan, al usuario público, acceder a los documentos.
                 • Requisito: Auditoria: registro de la auditoría realizada al archivo e identificación de creación de nuevos elementos en el cuadro de clasificación documental. Inventario: creación y mantenimiento automático del inventario de expedientes.
               • implica que el sistema que la utiliza incluye entre sus funciones la capacidad de escanear documentos
               • Asignación de palabras llaves obtenidas del documento mismo que permite a los usuarios almacenar y recuperar los documentos.
             • Tiene como objetivo establecer los plazos de conservación, acceso y transferencia de las series documentales
           • Controllar el flujo de doc.
         • Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental, relacionada en forma jerárquica con criterio orgánicos o funcionales para revelar su contenido.
     • REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD
       • Acceso
         • Auditoria
           • Copia de seguridad y recuperación
             • Niveles de seguridad
               • Transferencias
                 • Autenticidad
     • REQUERIMIENTOS DE PRESERVACIÓN
       • Sistema de almacenamiento
         • Gestión de base de datos
           • Administración
             • Plan de preservación
               • Acceso
                 • Facilitar los servicios y funciones que permiten a los usuarios realizar búsquedas, identificar, localizar y solicitar información almacenada en el SGDEA
               • Establecer las funciones y rutinas para estar al tanto del entorno del sistema y garantizar el acceso a los datos que se esperan conservar por un plazo.
             • A través de esta entidad se realizará la operación y gestión del sistema de archivo.
           • Se proporcionar los servicios y funciones para completar, actualizar y acceder a la información descriptiva, la gestión y mantenimiento de la base de datos, las búsquedas, la generación de informes y la información administrativa para la gestión del archivo.
         • mediante esta entidad se facilitarán los servicios y funciones para el almacenamiento, mantenimiento y recuperación de los documentos.
     • REQUISITOS DE LA POLÍTICA DE GOBIERNO EN LÍNEA
       • interoperabilidad
         • capacidad que tiene un producto o un sistema, cuyas interfaces son totalmente conocidas
           • Consta de cinco dominios
             • Político-legal
               • Sociocultura
                 • Organizacional
                   • Semántico
                     • Técnico
                       • Las entidades deberán adoptar procedimientos estandarizados para el consumo, diseño, implementación y prestación de servicios de intercambio de información
                     • garantiza intercambiar datos, de manera que el significado de la información sea la misma para todos
                   • Las entidades deberán adecuar sus procesos de negocio para la incorporación de los servicios de intercambio de información
                 • generación de competencias en las entidades para poder intercambiar información
               • políticas y normas que permiten el intercambio de información.
   • PREREQUISITO PARA SU DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN
     • PGD – PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
       • Encargado de dictar las políticas y procedimientos para la gestión de documentos en la entidad

2. SGDE

   • es el sistema informático orientado al control, almacenamiento y gestión de los archivos de oficina y de los documentos en fase activa
   • NORMATIVIDAD
     • Ley 594 del 2000 Decreto 1151 del 14 de abril de 2008

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